Feuille d'émargement formation par journée ou par semaine, avec signatures matin et après-midi, gratuite et prête à imprimer.
Formats Word, PDF et Excel disponibles immédiatement
Formation, date, durée, lieu, stagiaires et intervenant
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En bref : La feuille d'émargement est le document sur lequel chaque apprenant signe pour attester de sa présence à une session de formation, en général par demi-journée. Téléchargez gratuitement notre modèle de feuille d'émargement par journée ou par semaine en Word, PDF et Excel : il reprend l'intitulé de la formation, la date, la durée, le lieu, les signatures des stagiaires matin et après-midi et celle de l'intervenant.
Deux modèles de feuille d'émargement formation sont disponibles gratuitement, prêts à imprimer ou à compléter sur ordinateur :
Chaque modèle comporte un emplacement pour le papier en-tête de votre organisme, l'intitulé de la formation, la date, la durée en heures, le lieu, les prénom, nom et organisme de chaque stagiaire, les signatures par demi-journée ainsi que le nom et la signature du ou des intervenants.
Une feuille d'émargement est un document administratif sur lequel les participants à une session de formation apposent leur signature pour attester de leur présence. Elle constitue la preuve principale de l'exécution d'une action de formation et conditionne le versement des financements par les OPCO. Elle peut être collective (une feuille pour le groupe par demi-journée) ou individuelle (une feuille par apprenant sur tout le parcours).
Pour la définition de l'acte de signer et son cadre légal, consultez l'entrée émargement du glossaire.
Pour être valide lors d'un contrôle OPCO ou d'un audit Qualiopi, une feuille d'émargement doit comporter :
Certains OPCO attendent des mentions complémentaires : logo de l'organisme, logo de l'entreprise cliente, objectifs pédagogiques de la session, mode de signature. Vérifiez le cahier des charges de votre financeur avant d'imprimer vos feuilles.
Un audit Qualiopi se joue sur la preuve. Le référentiel exige la traçabilité individuelle de l'assiduité des apprenants : l'auditeur attend des feuilles d'émargement nominatives, signées par demi-journée, conservées et présentables le jour de l'audit.
Les erreurs qui font rejeter une feuille sont connues : une seule signature par jour au lieu de deux, la signature du formateur oubliée, une mention manquante (numéro de convention, date, lieu), une image de signature collée dans un fichier Word, qui n'a aucune valeur légale, ou un original papier perdu. Les feuilles doivent être conservées au moins quatre ans après la fin de la formation. Pour le détail de la certification, consultez l'entrée Qualiopi du glossaire.
Le format Word se modifie facilement, mais il faut l'adapter à chaque session, ce qui devient vite contraignant dès que les formations se répètent.
Le format Excel, ou un Google Sheet en ligne, offre plus de souplesse pour préparer les listes de stagiaires. Une feuille tenue dans un tableur n'est en revanche généralement pas acceptée comme preuve par les organismes de contrôle et les OPCO : imprimez-la pour recueillir les signatures.
Le format PDF est sécurisé et universel : c'est le format idéal pour le document final. Il circule en revanche mal à distance et se prête peu aux modifications.
Un modèle de feuille d'émargement convient à un formateur indépendant ou à un usage ponctuel. Dès que les sessions deviennent régulières, la feuille papier coûte cher : impression avant chaque session, collecte, vérification des signatures, numérisation, classement, sans compter le risque de perte et de fraude (un apprenant qui signe pour un absent). En distanciel, elle est tout simplement impossible à faire signer.
Un logiciel d'émargement comme Edusign génère automatiquement des feuilles d'émargement conformes à partir de votre planning : mentions obligatoires pré-remplies, signature par QR code en présentiel, par email ou via Zoom et Teams à distance, ou par badge NFC, horodatage de chaque signature et archivage automatique au format PDF. Pour un audit OPCO ou Qualiopi, toutes les feuilles d'une formation s'exportent en quelques secondes.
Pour comparer les solutions du marché, consultez notre comparatif des logiciels d'émargement. Vous cherchez un document de présence plus général, pour une réunion ou une assemblée ? Utilisez plutôt notre modèle de feuille de présence.
Le nom, le prénom et la signature de chaque participant, le titre de la formation, les dates et horaires par demi-journée, le lieu, le nom et la signature du formateur, les coordonnées de l'organisme de formation avec son numéro NDA et la référence à la convention de formation. Certains OPCO demandent des mentions complémentaires : vérifiez le cahier des charges de votre financeur.
Oui. La plupart des OPCO contrôlent la présence demi-journée par demi-journée et exigent deux signatures par jour, le matin et l'après-midi. Une seule signature par journée peut invalider une demande de remboursement. Nos modèles par journée et par semaine prévoient une case par demi-journée.
Au moins quatre ans après la fin de la formation, conformément aux obligations comptables et aux délais de contrôle des financeurs. Pour les formations certifiantes ou les parcours longs, une conservation de cinq ans est recommandée.
Une feuille tenue dans Excel ou dans un Google Sheet n'est généralement pas reconnue comme preuve par les organismes de contrôle et les OPCO. Utilisez le modèle Excel pour préparer la liste des stagiaires, puis imprimez-le pour recueillir les signatures, ou passez à une signature électronique certifiée eIDAS.
Oui. Les feuilles d'émargement produites par une solution de signature électronique certifiée eIDAS sont acceptées par les OPCO et la DGEFP, à condition de comporter les mentions obligatoires et un lien de vérification de l'authenticité des signatures. C'est ce que génère automatiquement le logiciel d'émargement Edusign.
Pour aller plus loin
Émargement, assiduité et justificatifs comparés sur des critères publiés, sans classement sponsorisé.
Comparateur EdTech, edtech-software.com
