Choisissez une automatisation, copiez son prompt et collez-le dans AutoAI : elle est en place dans votre compte Edusign.
Chaque fiche montre le flow complet, les emails envoyés et ce qu'il faut personnaliser.
Deux actions dans la même automatisation : l'étudiant reçoit ses premières informations, la scolarité est prévenue de l'inscription.
Le règlement part tout seul à chaque nouvel étudiant : aucun envoi groupé à préparer avant la rentrée.
Indispensable pour les photos de promo, les événements et la communication de l'école.
Le tag de l'apprenant permet d'envoyer le bon document au bon public : charte de l'alternance, charte internationale, etc.
Chaque étudiant créé dans Edusign est envoyé à votre ENT ou à votre LMS par webhook : plus de double saisie à la rentrée.
Un étudiant qui revient après une césure est accueilli et signe le règlement de l'année en cours.
Dès qu'un groupe est créé dans Edusign, l'équipe pédagogique reçoit le nom et la description de la nouvelle promotion.
Les étudiants ont le lien d'émargement en main avant d'entrer en salle.
Plus visible qu'un email pour un étudiant qui a l'application sur son téléphone.
Les séances sans intervenant en salle (travail en autonomie, projet tutoré) s'émargent à distance.
Pour les cours à distance, l'email de signature part à la fin de la séance : chaque apprenant émarge depuis chez lui.
Là où le QR code en salle est peu pratique, l'email de signature prend le relais.
L'étudiant garde une trace de sa présence, ce qui limite les contestations en fin de semestre.
Au démarrage de chaque feuille de présence, les étudiants reçoivent leur lien de signature : personne n'oublie d'émarger.
Combiné au cas 14, il couvre le début et la fin de chaque cours.
Moins d'étudiants perdus entre deux bâtiments en début d'année.
Deux heures avant chaque examen, les étudiants reçoivent un rappel avec l'horaire et la salle.
Un changement d'horaire ou de salle de dernière minute ? Les étudiants sont prévenus sans que la scolarité ait à écrire. Ce déclencheur se lance à chaque modification : gardez un message neutre (« mis à jour »).
Quand une feuille de présence est supprimée, les étudiants concernés sont prévenus de l'annulation du cours.
Dès qu'une réunion Zoom est créée pour un cours, les étudiants sont prévenus que la séance a lieu en visio et trouvent le lien dans l'application.
Le tag de l'apprenant distingue les alternants : le contrat part seul, dès la création de la fiche.
Le tag « Formation continue » suffit : le contrat de formation part en signature dès la création du stagiaire.
Dès que l'étudiant a signé le règlement intérieur, il reçoit une confirmation : il sait que son dossier est complet.
Chaque signature du règlement intérieur est envoyée à votre tableau de bord : vous voyez qui a signé sans ouvrir Edusign.
Le service alternance voit avancer le circuit étudiant, entreprise, école sans relancer à l'aveugle.
Une automatisation, deux actions : la scolarité reçoit le contrat et sa preuve, votre GED l'archive.
Quand une convention de stage est signée par toutes les parties, le bureau des stages la reçoit avec le lien vers le document.
La relance part dès que l'absence est constatée : fini les listes d'absents à traiter en fin de semaine.
Chaque absence constatée est signalée au responsable pédagogique, qui peut réagir sans attendre le relevé mensuel.
Un étudiant absent à un examen ? La scolarité est alertée immédiatement et peut organiser un rattrapage.
Dès qu'un retard est enregistré, l'étudiant reçoit un message avec le nombre de minutes : les retards répétés se voient.
Un étudiant quitte le cours plus tôt ? Le responsable pédagogique reçoit son nom, le cours et l'heure de départ.
Chaque demande d'absence d'un étudiant arrive à la scolarité, qui peut la traiter le jour même.
L'étudiant est fixé tout de suite, sans relancer la scolarité.
Quand une demande d'absence est refusée, l'étudiant le sait tout de suite et peut s'organiser pour être présent.
Dès que la scolarité valide un justificatif, l'étudiant reçoit une confirmation : plus de doute sur son dossier.
Chaque relevé d'absences généré est envoyé au responsable, avec le lien vers le document.
Quand l'ensemble des relevés d'absences est généré, la direction des études reçoit un récapitulatif.
Utile pour le suivi d'assiduité des étudiants boursiers ou le pilotage des taux d'absence par formation.
Chaque vacataire sait comment émarger avant son premier cours.
Si Edusign indique que l'action est incompatible avec ce déclencheur, envoyez l'ordre de mission depuis le module Documents et gardez l'email de bienvenue (cas 40).
Le retour de l'intervenant est collecté à chaud, quand la séance est encore fraîche.
Pour un intervenant qui signe hors application (externe, jury, conférencier) : il reçoit son lien de signature dès que la feuille est complète. Pour cibler un cycle précis, ajoutez une condition : « Nom de la feuille de présence » contient « Masterclass ».
Quinze minutes avant la fin du cours, l'intervenant reçoit une notification push pour signer la feuille de présence.
Dès que l'intervenant signe, il reçoit une confirmation horodatée : une trace utile pour ses heures de vacation.
Les vacations sont calculées sur des données signées et horodatées, sans ressaisie.
Nommez la dernière séance d'un module « Fin de module » : seule celle-ci déclenche l'évaluation, les étudiants ne sont pas sollicités à chaque cours.
Un questionnaire envoyé depuis Edusign est plus vite vu quand une notification l'accompagne : le taux de réponse suit.
Quand un questionnaire programmé part, la cellule qualité en est informée : elle suit ses campagnes sans vérifier à la main.
Chaque réponse à un questionnaire déclenche un email de remerciement, qui précise que les résultats sont partagés avec l'équipe pédagogique.
Les réponses alimentent votre tableur ou votre BI au fil de l'eau, pour vos démarches qualité et d'accréditation.
La feuille est figée, les données sont définitives : deux actions pour prévenir la scolarité et alimenter votre outil de facturation ou votre SI.
Toute réouverture d'une feuille figée est tracée, un réflexe utile en cas d'audit.
Chaque lundi, un rappel pour vérifier les feuilles non verrouillées et les justificatifs en attente.
Chaque nuit à minuit, un webhook déclenche la synchronisation de vos données Edusign avec votre système d'information.
Chaque signature d'un apprenant est envoyée à votre SI par webhook : la présence y est à jour en temps réel.
Abandon, réorientation, fin de cursus : l'étudiant archivé dans Edusign l'est aussi dans votre ENT ou votre LMS.
Un étudiant dont l'email rebondit ne reçoit plus ses liens de signature : mieux vaut corriger vite.
Toute modification des paramètres de l'application est signalée à l'administrateur : un contrôle simple en cas d'audit.
