Créer son organisme de formation : les démarches administratives

Créer son organisme de formation est une démarche essentiel pour toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle. La première étape est de déposer une déclaration initiale d’activité en préfecture. Puis, chaque année, il faut transmettre un bilan pédagogique et financier . Cette déclaration est obligatoire pour être exonéré de TVA. Cet article permet aux formateurs, administrateurs ou particuliers de se lancer dans la création d’un organisme de formation. Par ailleurs, la notion de Qualiopi et Datadock ne sont pas abordées lorsqu’il s’agit de créer son organisme de formation. Néanmoins, ces certifications sont essentielles et Qualiopi est obligatoire au 1er janvier 2022.

Sommaire :

• Créer son organisme de formation, les démarches administratives, pour qui ?
• Qui n’est pas concerné et n’a pas besoin de créer un organisme de formation ?
• Les documents et pièces justificatives à fournir pour créer son organisme de formation.
• Les éléments obligatoires de la déclaration
• Refus de la démarche pour créer un organisme de formation
• Le bilan pédagogique et financier

Créer son organisme de formation, les démarches administratives, pour qui ?

L’obligation de déclaration concerne :

• Tout prestataire qui forme des salariés, demandeurs d’emploi ou travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle (y compris pour la réalisation de bilans de compétences ou de validation des acquis de l’expérience).

Tout organisme dont les prestations relèvent de la formation professionnelle doit procéder à la déclaration de son activité dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou le premier contrat de formation par le prestataire. Cette démarche s’effectue auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), au niveau du service de contrôle de la formation professionnelle (SRC).

Ainsi, créer son organisme de formation peut se faire jusqu’à 3 mois après le début de son activité. Une belle opportunité pour les auto-entrepreneurs qui ne souhaitent pas démarrer des démarches administratives de création d’organisme de formation avant d’avoir des clients.

Qui n’est pas concerné et n’a pas besoin de créer un organisme de formation ?

L’obligation de déclaration ne concerne pas :

• Les prestataires de formations proposées à des particuliers dans leurs activités de loisirs ;
• Les entreprises qui réalisent pour leur personnel des formations professionnelles internes par leurs propres moyens ;
• Les prestations données dans le cadre de la formation initiale (enseignement scolaire, secondaire, supérieur, universitaire ou technique).

Il est possible de former des apprenants sans avoir à créer son organisme de formation. Néanmoins, s’il y a rémunération du formateur ou de l’organisme d’accueil, l’activité passe souvent par le besoin de créer sa structure juridique. Cette flexibilité dans la loi évite aux particuliers donnant des formations à d’autres particuliers d’avoir à créer leur organisme de formation. Ce qui, peut être un avantage pour démarrer et trouver ses premiers clients sans avoir à gérer trop des documents administratifs.

Les documents et pièces justificatives à fournir pour créer son organisme de formation.

Peu importe la forme juridique de votre organisme de formation, SAS, SASU, association… une fois votre entreprise créée, des pièces justificatives de votre activité seront demandées afin de justifier de la création de votre organisme de formation. Si vous ne savez pas comment créer une entreprise, commencer par faire un tour des différents statuts juridiques et de leurs avantages et inconvénients peut être une bonne idée.

Une fois votre entreprise créée, la déclaration pour être reconnu comme organisme de formation doit être accompagnée des pièces suivantes :

• justificatif d’attribution du numéro SIREN
• bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques
• copie de la première convention de formation professionnelle (ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation) ou du premier contrat de formation professionnelle
• justificatif d’inscription sur la liste arrêtée par l’organisme collecteur paritaire agréé, dans le cas où l’organisme présente, à l’appui de la déclaration, une convention de bilan de compétences pour un salarié
• copies du programme de la formation, de la liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l’organisme

Cette étape est obligatoire pour toute personne physique ou morale souhaitant professionnaliser ses actions de formation et proposer un catalogue de formations financées par l’Etat.

Depuis le 1er janvier 2021, les OPCA devenus OPCO (opérateurs de compétences) ne sont plus en charge de la collecte de la formation professionnelle. C’est l’URSSAF qui s’occupe du contrôle de ces documents. Rapprochez vous de votre CCI ou bien de l’URSSAF si vous ne connaissez pas votre interlocuteur pour cette procédure. Ces pièces justificatives sont à fournir après la création de son entreprise.

Malheureusement, ce n’est pas tout ! Afin de créer son organisme de formation, des éléments obligatoires de déclaration supplémentaires sont à fournir.

Les éléments obligatoires de la déclaration

Toute déclaration d’activité doit mentionner les éléments ci-dessous :

• La dénomination de l’organisme de formation 
• L’adresse 
• L’objet de l’activité 
• Le statut juridique du déclarant 
• Les éventuelles activités annexes exercées par le déclarant

Selon la réglementation en vigueur, les pièces justificatives à fournir dans le cadre d’une déclaration d’activité sont les suivantes :

• Le bulletin de déclaration d’activité (questionnaire CERFA n° 10782*04)
• Un KBIS de moins de 3 mois ou un certificat d’inscription à l’INSEE
• Un extrait du casier judiciaire du responsable de l’organisme de formation
• La liste des formateurs et leurs CV
• Le CV et la lettre de motivation de votre premier stagiaire
• Le programme de formation de votre première action de formation

 Ce document doit vous permettre de répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les objectifs de votre formation  ?
• Quelle est votre cible ?
• Des prérequis sont-ils nécessaires pour suivre cette formation ?
• Quel est le contenu pédagogique de votre action de formation ?
• Quelles sont les modalités de contrôle des connaissances ?

Si la formation peut être effectuée en distanciel :

• La nature des travaux qui sont demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser ;
• Les modalités de suivi et d’évaluation des séquences de formation ;
• Les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance ; pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.

La déclaration d’activité finalisée est envoyée au préfet qui fournit aux organismes de formation un numéro d’enregistrement provisoire. Celui-ci devra obligatoirement figurer sur tous les documents administratifs et comptables de l’organisme de formation. Dès que vos pièces justificatives auront été inspectées et validées par l’administration, votre organisme de formation sera immatriculé. Félicitations ! L’organisme de formation est créé.

Refus de la démarche pour créer un organisme de formation

L’enregistrement de la déclaration d’activité peut être refusé, ou annulé après contrôle, dans les cas suivants :

• Les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle.
• L’une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (exigence d’un programme, remise d’une attestation de fin de formation, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n’est pas respectée.
• L’une des pièces justificatives manque.
• La personne morale ou physique qui effectue la déclaration a été condamnée à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains crimes et délits liés à des mouvements sectaires entre autres (par exemple, exercice illégal de la médecine et de la pharmacie, abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse, etc.).

Le préfet doit motiver les raisons du refus d’enregistrement et indiquer les procédures de recours. Le contrôle porte sur les prestations de formation correspondant aux recettes figurant dans le dernier bilan pédagogique et financier et aux recettes perçues entre la date de la fin de ce bilan et la date du contrôle. Lorsque le prestataire vient de déclarer son activité (et n’est donc pas tenu de dresser le bilan pédagogique et financier), l’examen porte sur les prestations réalisées.

Autrement dit, pas de panique ! Les informations nécessaires à la correction du dossier sont exposées et il suffit de bien suivre les demandes afin d’immatriculer son organisme de formation. Cependant, c’est ici que l’on voit qu’il est intéressant de ne pas tarder pour créer son organisme de formation pour éviter de dépasser les 3 mois d’activité avant immatriculation de votre organisme de formation en cas de refus d’immatriculation.

Le bilan pédagogique et financier

Après la déclaration de création, le prestataire de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité de l’année précédente avant le 30 avril de chaque année.

L’organisme de formation doit transmettre son BPF :

• en ligne sur le portail Mes démarches emploi et formation professionnelle,
• ou par courrier en envoyant le formulaire Cerfa n°10443 au service régional de contrôle (SRC).

Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non. La déclaration d’activité n’est plus valable si le Bilan pédagogique et financier ne fait apparaitre aucune activité de formation ou s’il n’a pas été envoyé.

Ce document est important à la fois pour l’administration et pour l’organisme de formation. En effet, plutôt que de voir ce document comme un énième document à fournir à l’administration, en plus des feuilles de présence, questionnaires et autres dans les formations, il est possible de le voir comme une chance. Le bilan pédagogique et financier est idéal pour faire une analyse de ce qui s’est bien (et moins bien) passé pendant l’année passée. Cette pièce justificative permet de faire un point après la création d’un organisme de formation.