La gestion administrative constitue une tâche indispensable au sein des organismes de formation. L’optimiser, c’est un moyen d’alléger la charge de travail de l’équipe. Les formalités administratives sont en effet chronophages.
Certains centres de formation décident de déléguer l’activité à un prestataire spécialisé externe. Cette solution présente pas mal d’avantages. Mais il s’agit aussi d’un investissement qui pourrait avoir un impact sur le budget de l’entreprise sur le long terme.
L’option la plus pratique et la moins onéreuse serait d’automatiser la gestion administrative. Ce concept commence à connaître un franc succès dans le secteur de la formation professionnelle.
- Quelles sont les tâches à automatiser ?
- Quel est l’intérêt de se lancer dans l’automatisation de l’activité administrative ?
- Comment s’y prendre ?
Les réponses à ces questions pourraient être utiles aux prestataires, surtout ceux qui hésitent encore à lancer le processus. Cet article va donc révéler les avantages de l’automatisation des tâches administratives.
Automatiser les tâches administratives : c’est quoi ?
Automatiser les tâches administratives consiste à les réaliser avec des supports numériques, notamment les ordinateurs. L’intervention humaine dans l’accomplissement de l’opération est donc limitée.
Le processus d’émargement fait partie des tâches administratives les plus encombrantes. Il prend beaucoup de temps, surtout au sein d’un organisme de formation. L’opération consiste à collecter les signatures des participants à la fin de chaque cours afin d’attester leur présence. Prouver la bonne assiduité des apprenants fait effectivement partie des conditions d’obtention des financements par fonds publics ou mutualisés.
La gestion manuelle des feuilles de présence est source de nombreux problèmes. Tout d’abord, il faut imprimer beaucoup de documents au quotidien. Le formateur doit aussi faire en sorte qu’ils arrivent entre les mains des apprenants. Ce n’est pas une évidence si on propose une formation à distance.
En ajout à tout cela, le risque d’erreurs lors de la saisie des données existe. Le stockage, la vérification et la gestion des documents signés promettent d’être une tâche encore plus fastidieuse.
Toute la démarche exige également un certain coût. Elle pourrait aussi alourdir la tâche des apprenants. Ils doivent en effet se déplacer pour signer les documents. L’adoption d’une bonne solution s’impose.
Automatiser le processus d’émargement consiste à utiliser la signature électronique. Bien entendu, la création, la diffusion et la collecte des documents à signer se réalisent virtuellement.
Automatiser le processus d’émargement : un moyen de le simplifier
En quoi le fait d’automatiser le processus d’émargement pourrait-il le rendre plus simple ? Tout d’abord, l’inscription se réalise en ligne. Les informations concernant les apprenants sont donc enregistrées automatiquement.
L’organisme de formation peut créer une base de données bien complète en un rien de temps et avec une facilité remarquable. L’impression des feuilles de présence à chaque cours n’est plus nécessaire. Les documents sont numérisés et les apprenants peuvent les signer électroniquement.
Qu’en est-il de la vérification de la conformité des feuilles de présence et de l’émargement ? Actuellement, les signatures électroniques sont horodatées et elles sont aussi d’une grande fiabilité. Elles répondent en effet à des critères spécifiques mentionnés dans le règlement elDAS.
Pour couronner le tout, il est facile de collecter et de conserver les documents signés. Leur suivi et leur mise à jour relèvent désormais d’une tâche aisée qui s’effectue en un rien de temps.
L’organisme de formation détient des preuves légales de la présence de chaque apprenant à chaque session de formation. Automatiser le processus d’émargement, c’est crucial pour les prestataires qui proposent des cours à distance.
Conseils : Il est fortement recommandé de bien choisir le type de signature électronique à utiliser. Tout dépend du contenu et de l’importance du contenu des documents à faire signer.
Automatiser le processus d’émargement : les solutions à adopter
La question qui se pose maintenant est : comment automatiser les tâches administratives, notamment le processus d’émargement. Voici les solutions qu’il faut adopter.
Investir dans des supports numériques performants
Pour automatiser le processus d’émargement, il faut :
- des ordinateurs performants,
- un scanner de document au cas où il faut éditer les feuilles de présence ou les contrats,
- une connexion Internet afin de pouvoir distribuer les documents rapidement.
Disposer d’une bonne solution de signature électronique
Se lancer dans l’automatisation du processus d’émargement, c’est aussi disposer d’une solution de signature électronique efficace. Il s’agit en réalité d’un logiciel performant. L’outil permet de :
- créer une base de données renfermant les informations des apprenants,
- générer les documents à faire signer,
- assurer l’arrivée des documents chez les destinataires et les collecter,
- effectuer un suivi et une analyse en temps réel des données.
Comment faire en sorte que les apprenants puissent signer les documents ? Il suffit de leur envoyer un lien par email. Ils seront donc dirigés vers une interface où ils trouveront le document à signer.
Il ne leur reste plus qu’à lire le contenu et à le valider grâce à la signature électronique. Le processus d’émargement se fait donc en quelques minutes.
Edusign propose aux organismes de formation une solution de signature électronique innovante. Elle permet surtout de générer des feuilles de présence reconnues par les OPCO, FSE, DIRECCTE et autres organismes d’authentification. Le logiciel permet aussi d’apposer des signatures électroniques certifiées elDAS.
L’outil en question est un système Saas qui permet de stocker et sécuriser les données sur des serveurs fiables. La plateforme administrative permet aussi d’automatiser d’autres tâches administratives :
- établir des statistiques détaillées sur les présences des apprenants,
- gérer les documents,
- analyser les documents signés.
Edusign est compatible avec divers supports numériques : les ordinateurs, les tablettes et même les smartphones.
Former et informer les apprenants et toute l’équipe
Automatiser les tâches administratives constitue un grand changement. L’organisme de formation doit donc informer son équipe et la former pour qu’elle puisse mener à bien le projet.
Bien entendu, il faut aussi informer les apprenants sur le déroulement du processus d’émargement. Parfois, les gens ont besoin d’être rassurés quant à la sécurité de leurs informations confidentielles. Le piratage des données en ligne constitue un risque réel.
