Comment créer un processus d’onboarding pour vos formateurs ?

En France, on comptabilise actuellement 150 000 salariés dans le domaine de formation professionnelle. Toutefois, il convient de noter que ce nombre aurait pu être encore élevé si de nouvelles recrues n’avaient point précipitamment déserté leurs fonctions.

Il est à noter qu’en réalité, 4 % de ces novices n’ont pas réapparu dès le second jour de leur travail. Les études révèlent aussi qu’un collaborateur sur cinq a préféré déserter son poste au cours des 45 premiers jours. L’une des causes les plus connues est l’ambiance inhospitalière au sein des établissements employeurs. 

Un onboarding efficace s’avère efficace pour faire baisser ce taux d’abandon. Découvrez les étapes de création d’un processus d’onboarding efficace au sein d’un organisme de formation.

Quels sont les enjeux de l’onboarding des formateurs ?

Le fonctionnement de l’entreprise de formation repose sur la faculté des formateurs à accompagner les apprenants. Ce qui rend d’autant plus crucial l’onboarding des formateurs. En effet, les enjeux de cette démarche sont multiples :

• Assurer le succès de l’organisme de formation en permettant aux formateurs d’accompagner efficacement les apprenants.
• Former les formateurs aux techniques pédagogiques modernes.
• Fournir aux formateurs les outils nécessaires pour leur réussite professionnelle.
• Favoriser la croissance au sein de l’entreprise pour renforcer leur engagement et leur fidélité.
• Viser des résultats à long terme pour l’organisme de formation continue.
• Promouvoir la cohésion au sein de l’équipe pédagogique.
• Inculquer les valeurs de l’entreprise à tous les collaborateurs.
• Permettre aux formateurs d’adapter leurs programmes de formation aux objectifs de l’organisme.
• Faciliter l’accès à des supports de formation pertinents.
• Garantir une qualité de formation constante et uniforme grâce à la formation interne d’intégration.

Quelles sont les étapes pour créer un processus d’onboarding efficace ?

Tout centre de formation doit suivre un processus méthodique lors de la conception d’un programme d’intégration. Il est recommandé de recourir à l’ingénierie de la formation en respectant les étapes suivantes.

Étape 1 : Définir les objectifs de l’onboarding

Pour un onboarding des formateurs efficace, il faut commencer par définir les principaux objectifs de la formation. Il convient de tenir compte des responsabilités de l’entreprise ainsi que des attentes des nouveaux membres de l’équipe. 

Cette approche permettra de concevoir une formation de formateurs pertinente, en utilisant des outils pédagogiques adaptés. Il est important de fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis) comme : 

• Développer des relations solides avec l’équipe d’experts formateurs
• Comprendre le processus et les politiques de l’entreprise
• Atteindre un taux de production défini
• Développer des compétences professionnelles clés 
• Participer à la culture de l’entreprise

Étape 2 : Concevoir un programme structuré

Les nouveaux formateurs doivent suivre une formation lui offrant les connaissances et les compétences requises pour l’accomplissement de leur travail. Ainsi, il faut concevoir des modules intéressants et les organiser dans un ordre cohérent. 

Ensuite, il faut définir en détail la durée et la fréquence de chaque séance de formation. Il est possible de consacrer une semaine en continu pour l’onboarding. Mais il est aussi possible de fixer une journée dans la semaine au cours des premiers mois pour une session de formation. L’essentiel est de transmettre les bonnes informations aux apprenants, au bon moment, et s’assurer qu’ils les retiennent.

Étape 3 : Sélectionner le formateur de formateurs

Le choix d’un bon formateur professionnel est essentiel pour un processus d’onboarding. Il doit maîtriser les connaissances et les compétences qu’on souhaite transmettre aux nouveaux employés. Par ailleurs, il doit aussi maîtriser les techniques pédagogiques et surtout la culture de l’entreprise employeur. Le plus sûr est de faire appel à un expert en formation des adultes ou en formation en entreprise.

Il peut être nécessaire d’engager un formateur distinct pour les séquences de formation, en faisant appel à un expert pour chaque module spécifique. Ensuite, on peut sélectionner un formateur expérimenté en interne pour transmettre les missions, les valeurs, les règlements internes. 

Avant de conclure un contrat avec les formateurs en onboarding, il faut s’assurer que les objectifs et les méthodes de formation sont clairs pour les deux parties.

Étape 4 : Mettre en œuvre l’onboarding

Le lancement de l’onboarding commence par une communication en interne. Chaque collaborateur doit connaître son rôle à jouer dans l’intégration des nouveaux formateurs. On peut aussi informer les nouveaux recrus à l’aide d’un mail, d’une brochure ou d’un appel téléphonique. Ensuite, on pourra procéder aux sessions de formation en présentiel ou en classe virtuelle.

Voici quelques pratiques usuelles pour un onboarding réussi :

• Faire une visite des locaux,
• Présenter les collaborateurs,
• Offrir un kit d’intégration (badge, fournitures, tenues, supports pédagogiques, etc.)
• Fournir les adresses électroniques
• Faire un pot de fin d’intégration.

Étape 5 : Faire un suivi et une évaluation

L’évaluation est cruciale dans un processus. Il faut mettre en place des mécanismes de feedbacks pour mesurer l’efficacité de la formation. Pour ce faire, il faut évaluer les formateurs et les apprenants. Des tests écrits et des entretiens individuels permettent d’apprécier la capacité de rétention, la compréhension et la motivation de chaque formateur stagiaire. Il faut aussi connaître l’appréciation de la formation sur le fond et la forme.

Cette évaluation permettra d’ajuster l’action de formation afin de répondre aux besoins de l’entreprise. Cela peut aussi être utile pour instaurer un plan de formation professionnelle qui appuie la carrière interne des formateurs.

Quelles sont les bonnes pratiques pour un onboarding réussi ?

Un programme de formation de qualité est essentiel pour assurer une intégration réussie. Cependant, il est tout aussi important de veiller à sa mise en place pour garantir une efficacité à long terme. 

Dès le début de la formation, il est crucial que chaque formateur puisse profiter d’un environnement accueillant et chaleureux. Le sentiment d’appartenance joue un rôle majeur dans l’engagement des collaborateurs. Et si nécessaire, chaque nouveau membre doit recevoir une attention individuelle pour personnaliser au mieux son intégration.

De plus, il est impératif de mettre à disposition tous les supports matériels nécessaires à l’onboarding. En cas de formation en présentiel, une salle aménagée et équipée doit être mise à disposition. Pour les formations en ligne, la plateforme utilisée doit être aussi intuitive que possible.

Tout au long du processus d’onboarding, il faut inciter les apprenants à poser des questions et à partager leurs remarques afin de faciliter l’évaluation de la formation. L’utilisation de techniques d’animation est également recommandée pour maintenir l’intérêt des stagiaires tout au long de la session.

Voici quelques idées de techniques d’animation :

• Jeux de rôle,
• Etudes de cas,
• Discussions animées,
• Partages d’expérience.

En bref, un processus d’onboarding bien conçu et bien exécuté permet d’intégrer les nouveaux formateurs plus rapidement et plus efficacement dans leur nouveau rôle. La satisfaction et la motivation des formateurs augmentent également et leur productivité s’améliore. Un onboarding bien créé favorise aussi l’engagement de l’employé envers l’entreprise. Cela améliore également la qualité des formations qu’il fournit aux clients.