Construire sa veille et être conforme aux exigences de qualiopi

Que l’on soit déjà certifié Qualiopi ou en attente de passage de l’audit initial, effectuer une veille qui réponde aux exigences du Référentiel est une mission complexe.

Vous le savez sûrement, 3 indicateurs de Qualiopi sont consacrés à la Veille :

• Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
• Indicateur 24 : Veille sur l’évolution des compétences, des métiers et des emplois dans le périmètre d’activité du prestataire ;
• Indicateur 25 : Veille sur l’innovation pédagogique et technologique.
• Indicateur 26 : Une veille sur le handicap vous sera également demandée tant sur le plan des obligations légales que sur celui des bonnes pratiques permettant d’accueillir et de former les publics en situation de handicap.

Pour réaliser une veille pertinente, il vous faut consulter régulièrement de multiples sources, les tracer, et en tirer l’essentiel pour votre organisme.

Newsletters, webinaires, réseaux sociaux, sites, conférences, ouvrages, … les sources d’informations ne manquent pas.

Il s’agit d’être bien informé, de connaître son environnement, de se démarquer de la concurrence et bien sûr d’obtenir ou de conserver sa certification Qualiopi.

Mais au-delà de la simple réalisation de la veille, le Référentiel exige que le prestataire en exploite les enseignements.

Ce terme « d’exploitation » est souvent très mal compris par les organismes et se transforme régulièrement en non-conformité lors de l’audit.

Que signifie « Exploiter les enseignements de sa veille » ?

Exploiter sa veille signifie être à même de démontrer comment cette veille vous a été utile dans le pilotage de votre organisme et quels impacts elle a eu sur vos prestations.

Lors de l’audit initial, l’auditeur recherchera au moins une preuve d’exploitation pour chacun des 3 indicateurs.

Mais lors de l’audit de surveillance, il vous faudra produire un échantillon beaucoup plus large de preuves d’exploitation.

Très concrètement, il s’agira de faire le lien entre l’information collectée, la veille concernée et l’action menée.

• Publication d’un nouveau Décret ou nouvel arrêté modifiant l’environnement règlementaire de la formation professionnelle > Veille légale et règlementaire > prise en compte de ces modifications dans mon process administratif
• Recueil d’une information déterminante sur mon champ d’expertise > Veille métiers et compétences > modification de mes supports de cours ou ajout d’un programme de formation à mon catalogue
• Veille sur les outils de formation à distance > Veille pédagogique et technologique > choix d’une solution LMS ou d’un outil permettant de renforcer l’impact de ses classes virtuelles sur les apprenants.

Lorsque vous présenterez ces preuves d’exploitation à votre auditeur, il vous faudra être précis, avoir tracé l’information (source, date) pour faire le lien avec l’action concrète menée par vos soins.

Il est donc important de trouver et d’adopter une stratégie de veille efficace et surtout réaliste.

Comment construire sa stratégie de veille ?

1. Définir les modalités de la veille : Quoi surveiller, A quelle fréquence, Qui s’en occupe ?
2. Identifier les sources pertinentes : afin de ne pas vous noyer sous les informations, sélectionnez des supports qui font autorité dans leur domaine (sites officiels, sites et blogs professionnels, publications d’experts sur les réseaux sociaux, revues spécialisées). Ne négligez pas les formations, les conférences, les échanges proposés par vos réseaux professionnels (OPCO, partenaires handicap, syndicats, fédérations, etc.).
3. Collecter efficacement : une fois les sources identifiées, il faut être en capacité de les suivre et de les rassembler. Pour cela, des outils de curation ou de veille existent (voir ci-après). A vous de choisir le ou les vôtres.
4. Analyser, organiser et tenir à jour : après vous être assuré de la fiabilité des sources, il convient alors d’en cibler les informations pertinentes, de les synthétiser pour qu’elles puissent être utilisées par votre structure et vos équipes. Si ce document remplace un autre document du même type, n’oubliez pas de supprimer ou d’archiver le précédent.

Les données doivent être classées selon une méthode bien définie afin que vous puissiez les retrouver et donc les exploiter et les partager aisément.

1. Exploiter et diffuser les résultats : enfin dernière étape mais finalement la plus importante au regard du Référentiel, l’exploitation des données issues de la veille et la diffusion des résultats de cette exploitation auprès de vos collaborateurs et intervenants.
   Si les informations collectées peuvent avoir un impact direct ou indirect significatif sur vos activités, alors vous devez en tenir compte et vous adapter : cela peut signifier par exemple modifier vos modèles de documents, vos process, vos exigences vis à vis de vos prestataires, faire évoluer votre offre de formation, budgéter l’achat de nouveaux matériels, adapter vos locaux, dédier ou repositionner des ressources humaines ou matérielles, etc.

Pour vous aider dans le déploiement de cette méthode, quelques outils existent :

> Des curateurs de contenus comme Feedly, Netvibes, ou Pocket qu’il faudra associer à un tableur ou à un document permettant de tracer vos preuves d’exploitation.

> Des solutions de veille tout-en-un comme Veille Formation qui trace plus de 300 sources, en facilite la sélection et propose un outil intégré d’exploitation.

Quels sont les bénéfices d’une bonne veille de qualité ?

Réalisée efficacement la veille vous permettra notamment :

> d’entretenir les compétences de vos équipes comme le demande l’indicateur 22

> de trouver de nombreuses opportunités d’amélioration continue comme le demande l’indicateur 32 du Référentiel

> de conserver votre certification d’audit en audit…

…Mais au-delà de toute obligation règlementaire, la veille est SURTOUT et AVANT TOUT un formidable outil de développement et de performance pour votre structure.

Grâce à une veille efficace, vous serez à même de détecter de nouveaux marchés, de vous adapter aux changements, d’avoir parfois une vraie longueur d’avance sur vos concurrents, et bien sûr de répondre avec pertinence aux attentes de vos clients.