Comment classer des documents ? Méthodes et stratégies

S’interroger sur les méthodes pour classer des documents revient en premier lieu à identifier l’intérêt de le faire. En effet, les méthodes choisies devront répondre à un objectif précis. Si le classement de dossiers vise avant tout à réorganiser l’espace de travail, il facilite également leur archivage. De sorte que l’on arrive facilement et plus rapidement à retrouver un document lorsqu’on en a besoin.

En gestion administrative, que ce soit en entreprise ou dans le cadre personnel, bien classer des documents permettra un gain organisationnel et temporel. Cela étant, quelles pourraient donc être les meilleures méthodes pour bien classer des documents ? Comment classer des dossiers et dans quel ordre ?

Cet article permettra d’apporter une réponse à toutes ces questions, puis de proposer un système de gestion et de classement efficace des documents.

L’importance de classer des documents

Dans une entreprise où un nombre important de documents circulent, une bonne gestion des documents est indispensable. Le classement des documents contribue à rendre l’organisation en interne plus sereine. Il facilite également l’archivage des documents et permet avec plus de facilité de les retrouver.

D’un autre côté, classer des documents peut aussi contribuer à un fonctionnement optimal de la structure. Il permet entre autres :

• De gagner en espace de travail : libérer le bureau des différents dossiers et papiers qui s’y entassent.
• De gagner en temps : de ne plus avoir besoin de chercher un document précis pendant des heures, faute d’une mauvaise organisation.
• De gagner en productivité : le temps passé à gérer les documents pourrait être utilisé pour améliorer sa productivité.
• De limiter les risques de perte de données, de fuite ou de vol de données.
• De limiter les erreurs, que ce soit dans l’organisation ou dans la gestion des documents.
• De disposer de preuves en cas de litige.
• Etc.

Quel que ce soit l’intérêt de classer des documents, il convient de le faire bien et dans les règles de l’art. Ce qui peut amener à se poser des questions sur comment classer des documents ?

Quels documents peut-on classer ?

Avant de passer à l’identification des méthodes de classement, il convient de faire le point sur le type de document à classer. Si certains documents doivent être conservés, d’autres peuvent être jetés ou broyés après lecture.

Les documents qui doivent être impérativement sauvegardés sont généralement :

• Les documents administratifs : différents types de contrats (jusqu’à ce qu’ils prennent fin),
• Les actes authentiques (acte de vente de bien immobilier, acte notarié, etc.
• Les documents comptables et autres pièces justificatives (factures clients, fournisseurs, administration fiscale, banque, versement de salaires, etc.)
• Les documents relatifs aux données personnelles et confidentielles (acte de naissance, acte de mariage, testament, acte de succession, etc.,)

Comment classer des documents ?

Pour classer des dossiers, il faut avant tout adopter une méthodologie principale. Il en existe plusieurs. Toutefois, avant d’arriver au système de classement, il convient de déterminer les étapes de gestion documentaire.

Il existe trois grandes étapes à respecter lorsqu’il s’agit de procéder à la gestion de documents. Ce sont :

1. Le triage
2. Le classement
3. L’archivage

Le triage des documents 

L’étape du triage vient directement après réception des documents. Trier les documents consiste à déterminer leurs destinations. Certains documents peuvent être archivés tandis que d’autres seront directement jetés. Dans cette étape, l’important est de garder ce qui est utile.

Le classement des documents

Après le triage, il faut classer les documents. Le classement doit suivre une organisation rigoureuse : par ordre, par nature, par type. Dès qu’un document a été identifié, il est préférable de le classer directement.

L’archivage de documents

L’archivage constitue l’étape finale en ce qui concerne la gestion de documents. Le plus important est de conserver et sécuriser les documents confidentiels. Dans cette étape, il faut aussi tenir compte des procédures et des délais légaux pour conserver les documents.

Ces étapes s’appliquent autant sur des documents en support papier, que des documents numériques.

Où classer des documents ?

En ce qui concerne l’espace de rangement, chacun y va de ses besoins et des accessoires adaptés à leurs documents. Il est possible de classer les dossiers dans des :

• corbeilles trieurs,
• armoires de rangements,
• pochettes ou chemises,
• casiers ou caissons, etc.

Quelles sont les différentes méthodes pour classer des documents ?

En administration, il existe plusieurs moyens pour classer des documents d’entreprise :

Le classement par thème

Cette méthode de classement consiste à organiser les documents selon leurs thèmes ou leurs centres d’intérêt. Ce procédé pratique permet de retrouver rapidement une pièce en cas de besoin.

Par exemple :

• Archiver tous les documents bancaires (justificatif, relevé de compte, avis de versement, etc.) dans tout ce qui est BANQUE.
• Classer tout ce qui est relatif aux contrats de travail (fiche de paie, avis de congé) dans un grand dossier qui sera intitulé EMPLOI.
• Regrouper toutes les pièces comptables dans tout ce qui est COMPTABILITÉ etc.

Le classement par type

Un autre système de classement de documents consiste également à les regrouper par type. Par exemple : regrouper ensemble tout ce qui est de facture, mettre dans un même dossier tout ce qui est contrat, etc. il est aussi possible dans ce type de classement de séparer tout ce qui est document personnel du document professionnel.

Le classement par ordre alphabétique

Une autre méthode pour classer des documents, surtout s’ils sont nombreux, est de procéder par ordre alphabétique. Celle-ci s’applique surtout lorsque les documents sont au nom de personnes.

On procède généralement à cette méthode dans les services médicaux, dans les services d’administrations publiques, etc.

Le classement par ordre numérique

Le classement par ordre numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier. Le gestionnaire procède normalement par ordre chronologique ou par arrivée des dossiers. La classification se fait généralement par ordre croissant.

Durée de conservation des documents

Au fil de temps, la conservation des documents en papier peut engager beaucoup d’espaces de rangement. Mais en plus, certains documents d’entreprises ont une durée légale limitée.

D’où la nécessité de se débarrasser de certains documents, une fois leur durée légale de conservation dépassée. Cette durée est variable selon la nature du document.

L’archivage numérique des documents : pratique et économique

Lorsque les dossiers sont volumineux, il existe aussi une méthode très efficace et moderne pour les classer. Il s’agit de l’archivage numérique.

À l’ère de la numérisation, la dématérialisation des documents est une méthode pratique et surtout rapide à mettre en place. Il consiste à conserver les documents sous forme électronique.

Tous les types de documents peuvent être classés de cette façon. Emails, contrats, plans, factures, pièces justificatives, etc.

L’archivage numérique propose aussi une solution de stockage de données confidentielles comme la signature électronique, les mots de passe, etc. Il permet entre autres la modification de certaines pièces classées, sauf pour certains types de documents électroniques (contrats, actes authentiques, etc.)

Pourquoi opter pour l’archivage numérique des documents ?

Le classement des documents par voie électronique peut avoir plusieurs avantages :

• Il nécessite moins d’espace, aucun accessoire de rangement ou salle d’archivage requis. Les documents sont stockés sur un espace de stockage virtuel. La capacité de stockage peut aller jusqu’à des Téraoctets quasi-illimité.

• Il permet de rechercher un document précis très rapidement. Grâce à un logiciel de gestion électronique de documents, il est possible de trouver en quelques secondes un dossier en y saisissant son numéro de classement.

• Il est très rapide à mettre en place et ne nécessite pas beaucoup de ressources. Le seul investissement pour ce type de classement de dossiers consiste en l’achat d’un logiciel performant et sécurisé.

• Il est moins exposé aux dégâts matériels comme les catastrophes naturelles, l’incendie, les insectes, etc. même après des années, les documents électroniques resteront toujours lisibles et consultables.

La seule limite à l’archivage numérique est le risque de vol de données. L’archivage numérique est exposé aux virus, aux piratages informatiques, tentatives de détournement, etc. Il convient de bien se protéger des cyberattaques en maximisant ses protections de données.

L’importance d’une bonne stratégie pour classer des documents

L’efficacité d’un classement de dossier repose avant tout sur une bonne stratégie d’archivage. Que ce soit en matière de classement physique ou de classement numérique. Pour toute entreprise, il convient d’effectuer :

• Un archivage régulier et organisé : pour éviter que les dossiers s’entassent. Car cela rendra le classement encore plus ardu et fastidieux.

• Un plan de classement : il permettra dans un premier temps d’identifier la hiérarchie des archives. Dans un second temps, il permettra d’appliquer le système de classement sur tous les types de dossiers. Le plan doit être adapté aux besoins et au fonctionnement de l’entreprise.

Une communication sur le système d’archivage. Cela permettra aux gestionnaires d’être sur la même longueur d’onde sur les différents systèmes de classement.