« Le suivi de l’assiduité est beaucoup plus performant et fluide. Les tâches administratives liées à ce sujet ont considérablement baissé : c’est le plus gros point fort. »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
Chez Vatel Bordeaux, le planning construit dans Aimaira arrive directement dans Edusign, prêt à être émargé. Résultat : plus de double saisie, des preuves d'assiduité prêtes pour chaque contrôle, et une équipe qui passe moins de temps sur l'administratif et plus auprès des apprenants.
Vatel Bordeaux forme les futurs managers de l'hôtellerie et de la restauration. Le campus fait partie du groupe Vatel et accueille aussi un CFA : une partie des apprenants alterne entre cours et entreprise.
Chaque année, plus de 600 apprenants suivent leur cursus sur le campus. Les nouveaux entrants arrivent en septembre, par vagues, avec des plannings qui évoluent toute l'année.
Le suivi de l'assiduité est assuré par le Département des Études, en charge de la formation théorique. Il représente une grosse partie des missions quotidiennes des référentes pédagogiques. De son côté, Chloé Cassagne, Responsable Qualité, assure le paramétrage annuel d'Edusign : envoi des identifiants aux nouveaux entrants et configuration des alertes d'assiduité.
« Au-delà des besoins légaux, avec la signature systématique pour les apprentis, l'assiduité est une valeur centrale. Nos apprenants ont des quotas d'absences à ne pas dépasser : l'assiduité est au cœur de leur réussite. »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
Le planning des séances vit dans Aimaira, l'ERP de gestion de scolarité du campus. Sans lien entre les deux outils, chaque séance devrait être ressaisie pour être émargée.
En CFA, l'enjeu dépasse le confort. L'assiduité des apprentis doit être suivie de près, les absences justifiées et les preuves disponibles en cas de contrôle.
Les justificatifs, eux, arrivent sous toutes les formes : certificat médical, arrêt de travail, rendez-vous administratif, problème de transport. Les trier un par un prend du temps à l'équipe.
« Le suivi de l'assiduité se faisait manuellement dans Aimaira : vérification une par une des feuilles d'émargement des classes en apprentissage pour contrôler les signatures, et saisie de tous les justificatifs. Ce sont deux missions qui prenaient beaucoup de temps aux équipes, sans réelle valeur ajoutée. »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
Vatel Bordeaux a déployé Edusign à la rentrée 2024, avec un connecteur vers Aimaira. Toutes les séances planifiées dans l'ERP remontent automatiquement dans Edusign, prêtes à être émargées, sans aucune ressaisie.
Au quotidien, quatre fonctionnalités portent l'essentiel du travail :
« Le suivi de l'assiduité est beaucoup plus performant et fluide. Les tâches administratives liées à ce sujet ont considérablement baissé : c'est le plus gros point fort. »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
Depuis la rentrée 2024, le papier a disparu de l'émargement sur le campus. Chaque séance planifiée dans Aimaira devient une feuille d'émargement digitale, sans ressaisie.
Une fois verrouillée, chaque feuille devient une preuve horodatée, prête en cas de contrôle. Pour le CFA, c'est un suivi des apprentis conforme, sans dossiers à reconstituer.
Les alertes signalent rapidement les apprenants qui décrochent. L'IA accélère le traitement des justificatifs d'absence. L'équipe passe moins de temps à trier et davantage à accompagner.
Même les pics de rentrée se gèrent sans charge supplémentaire : les nouveaux apprenants rejoignent les plannings dès leur arrivée, et l'émargement suit.
« Le premier bénéfice, c'est clairement le temps gagné ! Ensuite, la fluidité de l'application, responsive et facile à comprendre pour les apprenants. Et un meilleur suivi, justement grâce au temps gagné sur la partie administrative. »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
Aux écoles qui hésitent encore à digitaliser leur émargement, Chloé Cassagne répond sans détour :
« Faites gagner du temps à vos équipes sur des tâches fastidieuses ! »
Chloé Cassagne, Responsable Qualité, Vatel Bordeaux
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