Modèles de feuille de présence : formation, réunion, salariés, AG

En bref : Une feuille de présence (ou fiche de présence, liste de présence) est le document signé par les participants pour prouver qu'ils étaient là : à une formation, une réunion, une assemblée générale ou au travail. Téléchargez gratuitement le modèle adapté à votre situation en Word, Excel ou PDF, vérifiez les mentions à prévoir, ou passez à la feuille de présence en ligne pour la faire signer à distance.

Télécharger les 4 modèles de feuille de présence (Word, Excel, PDF)

Chaque modèle est gratuit, vierge, à imprimer ou à compléter à l'écran. Choisissez celui qui correspond à votre contexte : les mentions ne sont pas les mêmes pour une formation financée, une réunion de service, le suivi mensuel des salariés ou une assemblée générale.

1. Feuille de présence formation (par journée ou par semaine)

Une ligne par stagiaire, une case de signature le matin et une l'après-midi, la signature du formateur, l'intitulé de la formation, les dates, le lieu et la référence de la convention : c'est le format attendu par les OPCO et par Qualiopi. Par journée : Word, PDF, Excel. Par semaine : Word, PDF, Excel. Les règles détaillées (mentions, demi-journée, conservation) sont sur la page du modèle de feuille d'émargement.

2. Feuille de présence réunion, CSE ou conseil

La fiche de présence vierge la plus simple : objet de la réunion, date, heures de début et de fin, lieu ou visioconférence, animateur, puis une ligne par participant (nom, prénom, fonction ou service, signature) et le décompte des présents et des excusés. Elle sert aussi d'exemple de feuille de présence pour un atelier, une conférence ou une permanence. Word ou PDF.

3. Liste de présence des salariés au mois (Excel)

Un tableau mensuel avec une ligne par salarié et une colonne par jour, des codes (P présent, A absent, CP congé, M maladie, T télétravail, F formation) et des totaux calculés automatiquement dans la version Excel. La signature du responsable en bas de page en fait un relevé exploitable pour la paie. Excel ou PDF à imprimer.

4. Feuille de présence assemblée générale (association, société, copropriété)

Pour une AG ordinaire ou extraordinaire : nom et qualité de chaque membre ou actionnaire, nombre de voix, présent ou représenté (avec le nom du mandataire), signature, puis le total des présents et des représentés, la mention du quorum et les signatures du président et du secrétaire de séance. Elle s'annexe au procès-verbal. Word ou PDF.

Qu'est-ce qu'une feuille de présence ?

Une feuille de présence est un document sur lequel les personnes présentes à un événement apposent leur nom et leur signature. On parle aussi de fiche de présence ou de liste de présence. Elle sert de registre : qui était là, à quelle date, pendant combien de temps. Selon le contexte, elle justifie le financement d'une formation, atteste la tenue d'une réunion, permet de vérifier le quorum d'une assemblée ou de décompter le temps de travail des salariés.

Dans une école ou un centre de formation, elle sert aussi à suivre l'assiduité des élèves et des apprenants, à repérer les absences et à déclencher les relances. C'est à ce moment-là qu'un modèle papier atteint ses limites : la feuille de présence en ligne prend le relais.

Feuille de présence ou feuille d'émargement : quelle différence ?

La feuille d'émargement est la feuille de présence de la formation professionnelle : signée par demi-journée, avec des mentions précises (intitulé de la formation, convention, formateur), elle a valeur de preuve auprès des financeurs. « Feuille de présence » est le terme générique, employé pour tous les autres usages : réunion, assemblée générale, salariés, cours. Si vous préparez une formation financée, utilisez le modèle de feuille d'émargement ; pour tout le reste, les modèles de cette page suffisent.

Que doit contenir une feuille de présence ? Les mentions selon le contexte

• Formation : identité et signature de chaque stagiaire par demi-journée, intitulé de la formation, dates et horaires, lieu, nom et signature du formateur, coordonnées de l'organisme, référence de la convention. Conservation quatre ans.
• Réunion, CSE, conseil : objet de la réunion, date, heures de début et de fin, lieu, nom et fonction des participants, signature, liste des excusés. Pour un CSE, la feuille d'émargement des élus est jointe au procès-verbal.
• Salariés : le Code du travail impose à l'employeur de décompter le temps de travail des salariés qui ne suivent pas l'horaire collectif (article L. 3171-2). Une feuille de présence mensuelle, un relevé de badgeuse ou un logiciel de temps sont des moyens de le faire ; le document doit être tenu à disposition de l'inspection du travail.
• Assemblée générale : nom, qualité et nombre de voix de chaque membre, présents et représentés avec les pouvoirs, signatures, quorum, signatures du président et du secrétaire de séance. La feuille de présence est obligatoire pour les sociétés anonymes (Code de commerce, article R. 225-95) et en copropriété (décret du 17 mars 1967) ; pour une association, elle n'est imposée que par les statuts, mais elle reste le seul moyen de prouver le quorum.

Qui doit signer la feuille de présence ?

Toute personne dont on veut prouver la présence signe pour elle-même, en face de son nom : stagiaire, participant, salarié, membre ou actionnaire. En formation, le formateur signe aussi, à chaque demi-journée. En réunion, l'animateur ou le président de séance signe la feuille pour arrêter la liste des présents. En assemblée générale, les membres représentés ne signent pas : c'est leur mandataire qui signe en leur nom, pouvoir à l'appui, et le bureau (président, secrétaire) certifie la feuille. Une signature apposée par un tiers pour une personne absente n'a aucune valeur et expose à un refus de financement ou à l'annulation d'une délibération.

Feuille de présence en ligne : signer et dématérialiser

Une feuille de présence dématérialisée remplace la feuille papier par une signature électronique : chaque participant signe depuis son téléphone ou son ordinateur, en salle (QR code, badge NFC) ou à distance (lien reçu par email, signature dans Zoom ou Teams). La signature est horodatée et, lorsqu'elle est conforme au règlement européen eIDAS, elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite : les OPCO et la DGEFP acceptent ces feuilles de présence en ligne pour les formations, et les assemblées à distance peuvent y recourir pour la vérification du quorum.

Les gains sont concrets : plus de feuilles perdues ni de signatures illisibles, un PDF conforme généré automatiquement, les absences détectées à la minute, l'archivage sans salle d'archives. C'est ce que propose Edusign avec son logiciel d'émargement, en présentiel comme à distance. Pour comprendre le cadre légal et la mise en place, lisez notre guide de la feuille dématérialisée.

Comment faire une fiche de présence sur Word ou Excel ?

1. En en-tête : le nom de l'organisation, l'objet (formation, réunion, AG, mois concerné), la date, le lieu, l'animateur ou le responsable.
2. Un tableau : une ligne par personne, les colonnes « nom », « prénom », une colonne utile au contexte (fonction, entreprise, qualité, nombre de voix), puis une ou plusieurs colonnes de signature (par demi-journée pour une formation, par jour pour un relevé mensuel).
3. En pied de page : le décompte des présents, les signatures de validation (formateur, animateur, président et secrétaire de séance) et une zone d'observations.
4. Enregistrez en PDF avant d'imprimer pour figer la mise en page ; sur Excel, gardez une ligne d'en-tête figée et des formules de total.

Word, Excel ou PDF : quel format choisir ?

Le format Word se modifie facilement et convient pour un usage ponctuel. Le format Excel (ou un Google Sheet) est le plus pratique pour préparer la liste des personnes et calculer des totaux, mais une feuille remplie à l'écran sans signature n'a pas valeur de preuve : les organismes de contrôle et les OPCO ne l'acceptent pas. Le format PDF est celui du document final : figé, universel, il se signe sur papier ou électroniquement. En pratique : préparez sur Word ou Excel, imprimez ou signez électroniquement en PDF.

Les erreurs à éviter

• Faire signer une liste sans date ni objet : la feuille ne prouve rien.
• Oublier la signature de validation (formateur, animateur, bureau de l'AG).
• Laisser signer quelqu'un pour un absent, ou compléter la feuille après coup.
• Pour une formation : une seule signature par jour, ou un intitulé différent de la convention.
• Pour une AG : ne pas distinguer présents et représentés, ou égarer les pouvoirs.
• Jeter l'original après l'avoir scanné : conservez la feuille signée pendant la durée de contrôle (quatre ans en formation).

Pourquoi utiliser Edusign pour vos feuilles de présence ?

Edusign digitalise la feuille de présence des organismes de formation, des écoles et des entreprises : fini le papier, les scans et les fichiers perdus.

• Signature en présentiel (QR code, NFC, tablette) et à distance (email, Zoom, Teams)
• Horodatage de chaque signature, détection des absences et relances automatiques
• Feuilles de présence PDF générées automatiquement, par session, par groupe ou par personne
• Conformité OPCO, Qualiopi et RGPD, archivage sécurisé

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