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La convention de formation est un contrat conclu entre un dispensateur de formation et un financeur. Le document indique les obligations des deux parties. En formation professionnelle, la convention de formation doit comporter certaines mentions : l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ainsi que le prix de l’action et les modalités de règlement.
La convention de formation est importante pour contractualiser la relation entre le prestataire et le stagiaire en formation professionnelle. L’organisme de formation émet le document, en tant que société collective ou professionnel indépendant. Pour bien gérer ses actions de formations, les formateurs individuels portent un intérêt particulier à ces documents administratifs essentiels.
La convention de formation sert au participant de la formation afin de prouver son action de formation. Néanmoins, le document n’atteste pas de la présence et ne remplace pas une feuille de présence ou un certificat de réalisation.
En cas de litige, la convention de formation peut servir de preuve. Elle est utile pour les organismes de formation. En effet, la convention permet de justifier de l’existence du stagiaire et de la formation pour obtenir le financement de ses formations. Ainsi, les OPCO, Pôle Emploi et autres financeurs peuvent demander ces documents. L’utilisation du CPF par un salarié pour ses formations est impossible sans ce document.
L’organisme de formation créer la convention de formation, la signe et l’envoie en deux exemplaires au stagiaire. Le participant de la formation doit signer ce document pour suivre la formation professionnelle proposée. Ainsi, le directeur de l’organisme de formation fait signer la feuille après avoir apposé sa signature, électronique ou non, et le tampon de son entreprise ou association.
Les articles 6353-3 à 6353-7 du code du travail régissent l’utilisation de la convention de formation.
Néanmoins, si la formation est financée par un employeur dans le cadre d’une formation professionnelle, la convention est tripartite. L’employeur de l’apprenant signe alors le document pour attester du cadre du suivi de la formation.
Si la formation est suivie dans un cadre non professionnel et sans financement de la formation via un budget CPF, la convention n’est pas obligatoire. En effet, le document sert à récupérer un financement. Or, il n’y a pas de financement dans ce cas. Néanmoins, la signature d’un document officialisant la transaction peut être utile. Bien que, trop d’administratif ne facilite pas la gestion des formation professionnelles.
La convention de formation ne s’applique que pour la formation professionnelle. Ainsi, l’action de formation doit entrer dans une de ces conditions :
Le certificat de formation ne doit pas être confondu avec la convention de formation. En effet, le premier n’a pas de caractère obligatoire. Par conséquent, le certificat de formation est aussi appelé « certificat de récompense ». Il sert à valoriser le travail du stagiaire pendant la formation. De plus, le document assure une satisfaction plus grande des apprenants sans débourser d’argent.
Le certificat de formation, d’accomplissement ou de récompense est délivré par l’organisme de formation. La génération du certificat de formation est réalisée à la main ou par tout logiciel permettant de créer un document. Ainsi, si un employeur demande un certificat de réalisation, il demande probablement une attestation de fin de formation ou un certificat de réalisation.
La rédaction d’une convention de formation est normée. Bien qu’il n’existe pas un modèle unique officiel, de mentions obligatoires sont obligatoires. Ces informations sont rédigées par l’organisme de formation qui délivre le document aux participants.
Les informations essentielles pour rédiger une convention de formation :
Les informations de l’organismes sont généralement affichés en en-tête. Le logo est également ajouté sur le document. Il est possible d’ajouter des clauses dans la convention de formation.
Le programme de formation accompagne la convention de formation. Chaque partie conserve un exemplaire du document daté et signé selon le Code du Travail.
Afin de faciliter la gestion administrative de votre organisme de formation, un modèle simplifié est disponible au téléchargement. Ce modèle est à remplir par l’organisme de formation. Puis, le stagiaire, directeur de l’organisme et éventuellement employeur signent le document. La convention de formation est simplifiée et peut être personnalisée pour correspondre aux actions de formations en question.
Par ailleurs, il est possible de rédiger des conventions annuelle ou pluriannuelle, jusqu’à 3 ans. Si le document est annualisé, les actions sont facturées et réalisées dans la même année civile. Autrement, une durée plus longue spécifiant les actions et années de rattachement est a rédiger.
Il n’existe pas de modèle officiel de convention de formation. Néanmoins, le modèle ci-dessous comporte toutes les mentions obligatoires pour obtenir le financement. Il est nécessaire de signer ce document pour établir son caractère officiel. Si votre entité juridique n’est pas encore établie, les articles du code du travail proposent une mesure. En effet, il est possible d’indiquer que le numéro d’enregistrement est en cours d’obtention.
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