En bref : Un organisme de formation (OF) est une structure, privée ou publique, déclarée auprès de la DREETS et dont l'activité principale est de dispenser des actions de formation professionnelle continue. Pour bénéficier de financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions), un OF doit être certifié Qualiopi depuis 2022. Au quotidien, un OF doit prouver l'assiduité de ses apprenants, archiver les conventions et certificats de réalisation pendant 10 ans, et déposer chaque année son Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Un organisme de formation (OF) est une personne morale ou physique, de droit privé ou public, dont l'activité consiste à dispenser des actions concourant au développement des compétences. La définition légale figure à l'article L.6313-1 du Code du travail, qui distingue quatre catégories d'actions : la formation, le bilan de compétences, la validation des acquis de l'expérience (VAE), et les actions de formation par apprentissage.
Pour exercer en tant qu'OF, une déclaration d'activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) est obligatoire. Cette déclaration attribue un numéro de déclaration d'activité (NDA) qui doit figurer sur toutes les conventions et tous les documents émis. Un OF qui ne déclare pas son activité s'expose à des sanctions pénales et à la perte des financements.
Le statut d'OF couvre des structures très différentes. Les principales typologies :
Un OF déclaré a plusieurs obligations légales et réglementaires qui structurent son quotidien :
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout OF qui souhaite bénéficier de financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, Pôle Emploi devenu France Travail, Régions, État). Sans Qualiopi, un OF ne peut pas être pris en charge par ces financeurs. La certification couvre 7 critères et 22 indicateurs (32 pour les CFA), audités tous les 3 ans avec un audit de surveillance à 18 mois.
Chaque année, un OF doit déclarer son activité via le BPF, télédéclaré sur le portail dédié avant le 30 avril. Le BPF recense le chiffre d'affaires lié à la formation, le nombre de stagiaires, les heures dispensées, les sources de financement. C'est un indicateur de pilotage public et un outil de contrôle.
Les feuilles d'émargement, conventions de formation, certificats de réalisation, attestations de présence et questionnaires de satisfaction doivent être archivés pendant 10 ans. C'est une condition pour répondre en cas de contrôle d'un financeur ou d'un audit Qualiopi de surveillance. Cet archivage doit être inaltérable et opposable.
Un OF traite des données personnelles d'apprenants (identité, parcours, résultats, financeurs). Il est responsable du traitement au sens RGPD. La conservation des preuves d'assiduité (10 ans) et la possibilité d'effacement des données personnelles sur demande sont à articuler avec soin. Un éditeur de logiciel qui ne sait pas répondre clairement sur ces points doit être écarté.
Un OF français peut être financé par plusieurs sources, chacune avec ses règles :
Un OF structuré combine généralement plusieurs briques logicielles. Le minimum vital : un TMS (Training Management System) pour la gestion commerciale et administrative, un logiciel d'assiduité et de conformité pour produire les preuves Qualiopi (émargement, signature, questionnaires, archivage), et selon les cas un LMS pour la pédagogie en ligne. Pour bien arbitrer entre ces briques, consultez notre guide d'achat dédié.
Les questions à se poser sont moins « quel outil acheter » que « quelle douleur je veux régler en premier ». Pour la majorité des responsables formation en OF, la priorité est de sécuriser les financements et de passer Qualiopi sans stress. La couche assiduité et conformité est donc le premier investissement utile, qu'il y ait déjà un TMS en place ou non.
Edusign est utilisé aujourd'hui par plus de 1 500 organismes de formation en France, dont des OF privés indépendants, des CFA multi-sites, des GRETA, des CCI et des écoles de commerce. La promesse : 5x moins de temps consacré à l'assiduité, 95 % de satisfaction sur les audits Qualiopi, et 93 % de taux de réponse aux questionnaires de satisfaction.
Concrètement, Edusign couvre les briques critiques pour un OF : émargement multi-modes (QR code, NFC, tablette, distanciel via Zoom, Teams, Google Meet), signature électronique conforme eIDAS, questionnaires Qualiopi automatisés, alertes d'assiduité, archivage 10 ans en coffre-fort, et intégrations natives avec les principaux ERP formation du marché (Yparéo, Hyperplanning, Aurion, Alcuin, Ammon). Voir la page dédiée aux OF pour le détail.
Trois étapes principales. 1) Choisir le statut juridique (auto-entrepreneur, EI, SASU, SARL, association). 2) Réaliser la première action de formation, puis déposer dans les 3 mois la déclaration d'activité auprès de la DREETS de votre région, accompagnée de la convention signée et de la pièce justifiant de la formation. 3) Obtenir le numéro de déclaration d'activité (NDA) qui devra figurer sur tous vos documents. À noter : pour bénéficier de financements publics, vous devrez ensuite obtenir la certification Qualiopi.
Qualiopi n'est pas obligatoire en soi pour exercer en tant qu'OF. En revanche, depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour bénéficier des financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Conseils régionaux, État). Un OF qui se passe de Qualiopi peut continuer à exister, mais ne pourra travailler qu'avec des entreprises qui financent sur fonds propres, ce qui réduit fortement le marché accessible. En pratique, plus de 90 % des OF actifs sont certifiés Qualiopi.
Un OF (organisme de formation) dispense des actions de formation continue à des publics variés (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers). Un CFA (Centre de Formation d'Apprentis) dispense des formations en alternance, dans le cadre du contrat d'apprentissage. Un CFA est une catégorie spécifique d'OF, avec des règles propres : durée minimale d'alternance, financement par les OPCO en lien avec l'employeur, indicateurs Qualiopi spécifiques (32 indicateurs au lieu de 22). Une structure peut être à la fois OF et CFA selon les actions menées.
Comptez 1 500 à 5 000 euros HT pour la certification initiale, selon le volume d'activité de l'OF et l'organisme certificateur retenu. À cela s'ajoutent le coût de l'audit de surveillance à 18 mois (environ 50 % du coût initial) et le renouvellement à 3 ans. La préparation interne (mise en conformité, rédaction des procédures, formation interne) représente souvent un coût équivalent, voire supérieur, surtout pour les OF qui partent de zéro. Un logiciel d'assiduité et de conformité bien choisi réduit fortement cette préparation et le risque de non-conformité.
Pour chaque action de formation auditée. 1) Programme détaillé avec objectifs et indicateurs. 2) Convention signée avec le client. 3) Feuilles d'émargement opposables (horodatées, signées par les apprenants et le formateur). 4) Certificats de réalisation. 5) Questionnaires de satisfaction (chaud et froid). 6) Bilan formateur et bilan apprenant. 7) Justificatifs de la qualification du formateur. 8) Preuves d'adaptation aux apprenants (critère 5). 9) Preuves du suivi de l'exécution (critère 6). Un logiciel spécialisé génère et archive automatiquement la majorité de ces preuves.
