Qualiopi : 8 pièges à éviter pour obtenir sereinement votre certification !

Obtenir la certification Qualiopi, c’est renforcer grandement la légitimité et la visibilité de votre formation. Voilà pourquoi nous avons réuni 8 pièges à éviter. 

Ces « pièges » sont des erreurs que l’on peut commettre par manque de connaissances ou de prudence. Nous tenons à vous guider, car ce processus de validation est très exigeant. 

Bien sûr, nous allons aussi vous livrer une série de conseils. En espérant qu’ils accompagnent votre démarche. Et participent à votre succès !

1. Retarder votre démarche 

Préparer un audit Qualiopi demande beaucoup de temps, d’énergie… et de recul. La procrastination, autrement dit le fait de repousser le moment où vous commencerez la précieuse préparation, compromet vos chances de réussite. 

Comme lorsqu’on prépare un examen universitaire par exemple, il faut privilégier une planification rigoureuse. Fixez-vous des délais, et laissez une marge aux imprévus.

Autrement dit, le temps doit être géré avec habileté. Votre temps. 

2. Certification Qualiopi : les dangers de la généralisation excessive 

Certes, l’on ne peut réinventer les principes pédagogiques fondamentaux ou redéfinir complètement la manière de transmettre les connaissances à acquérir. Tout comme le contenu associé. 

Pour autant, il ne faut pas oublier les aspects spécifiques de votre formation. Rester à un niveau « macro » fait perdre de l’intérêt aux modules. 

Une personne en reconversion professionnelle, par exemple, cherche un accompagnement spécifique. Malgré l’existence du CPF (qui a ses limites, au demeurant), chaque inscription suppose un investissement, ne serait-ce qu’en termes de temps alloué. 

Pour mettre toutes les chances de votre côté, ne négligez pas cet aspect fondamental. Il donne du sens et une pertinence unique aux enseignements. Cela sera remarqué et valorisé au moment de l’audit.

3. Apporter trop peu de preuves 

Les responsables de la certification Qualiopi sont eux-mêmes soumis à de nombreuses contraintes. La bonne foi et les promesses ne suffisent donc pas à décrocher une reconnaissance. 

Idéalement, depuis le début de vos activités, vous avez réuni (via les démarches administratives, par exemple) des preuves de conformité. Ceci dans l’intention consciente de demander une certification Qualiopi un jour, par simple souci d’organisation… ou pour les deux raisons !

En tout cas, il ne faut pas sous-estimer l’importance de ces preuves. Consignez soigneusement les documents relatifs à votre programme de formation. On pense aux supports de cours, certes, mais votre écosystème ne s’arrête pas là. L’efficacité de la communication, la rigueur apportée au respect des délais… sont autant d’arguments à faire valoir, et à démontrer. 

Voici quelques exemples de pièces à joindre au dossier Qualiopi :

• Des « feedbacks » délivrés par des participants réels. Il peut s’agir de structures avec lesquelles vous avez collaboré, d’ancien(ne)s apprenant(e)s…
  
• Des circulaires formelles, témoignant du soin apporté au cadre (inscriptions, maintenance…).
  
• Ou encore des documents attestant la légitimité de vos formatrices et formateurs (diplômes, attestations…). 

4. Se fier (uniquement) aux « on-dit » pour préparer son audit Qualiopi  

Dans votre entourage, quelqu’un a déjà réussi son audit Qualiopi ? Cette personne aura sûrement des conseils à vous donner : « Tu ne devrais pas dire ceci, il est mieux d’écrire cela, attention à tel aspect… ». 

Bien sûr, cette dynamique est stimulante. Encourageante. Mais attention : chaque expérience a ses particularités. Ce qui fonctionne dans un cas ne fonctionne pas forcément dans un autre.

Restez concentré(e) sur votre démarche ; en « calquant » celle de votre proche, vous prenez le risque d’un décalage disqualifiant.  

5. Un piège contemporain au moment de créer son dossier Qualiopi : l’emploi exclusif de l’IA !

Chez Edusign, nous n’avons rien contre l’intelligence artificielle. Bien au contraire, nous sommes convaincus de son utilité (voir notamment cet article).

Il y a tout de même un piège à éviter pour réussir son audit Qualiopi : vouloir tout déléguer, notamment en termes de rédaction, aux bots.

Si vous automatisez toutes vos explications, cela se ressentira très probablement. Et les décisionnaires risquent de vous le reprocher. 

Avant tout, une formation s’adresse à des humains, qu’elle soit digitale, en présentiel ou hybride. Vous devez donc veiller à la présenter et à la défendre sous cet angle. 

6. Se reposer sur ses acquis

Ce piège à éviter dans le cadre de la qualification Qualiopi concerne surtout celles et ceux qui l’ont déjà obtenue, et qui s’engagent dans un renouvellement ou doivent se soumettre à un audit de surveillance. 

Il faut veiller à ne pas considérer les nouvelles étapes comme des détails. Le monde de la formation ne cesse d’évoluer. De nouvelles règles, des nouveaux paradigmes (récemment, l’évolution importante de l’IA est un exemple flagrant) émergent. 

Il faut donc soigner le suivi de votre formation (on parle de veille, en général) et assurer le maintien de sa qualité dans le temps. 

7. Omettre ou sous-estimer les enjeux liés au handicap

Le handicap ne concerne pas que les personnes à mobilité réduite. Au moment de constituer votre dossier pour l’audit Qualiopi, prenez en compte les troubles de l’apprentissage. On pense notamment à la dyslexie, à la dysorthographie, à la dyspraxie… 

Vos formations ne doivent pas exclure certains intéressés. Il faut, autant que possible, assurer l’accessibilité des supports et garantir l’inclusivité. Cette thématique a déjà compromis l’obtention d’une certification.

8. Déléguer trop de tâches

Vous avez une équipe administrative solide, en qui vous avez pleinement confiance ? C’est précieux.

Pour autant, il serait périlleux de déléguer la préparation du dossier dans sa totalité. Un manque de maîtrise des éléments pourrait alors se ressentir, et cela nuirait à votre crédibilité.

Ces pièges à éviter pour réussir son audit Qualiopi… tout en restant serein(e) !

Il n’existe ni de formation, ni d’OF parfaits. Les organismes certificateurs le savent. 

Peut-être que malgré tous vos efforts, vous tomberez dans un piège tout de même. Cela ne signifie pas nécessairement un échec.

Vouloir absolument tout contrôler n’est pas davantage une solution que s’en remettre au hasard. Trouvez un équilibre, et croyez en ce que vous présentez, prouvez, expliquez…

Votre avantage, c’est de connaître le dossier mieux que quiconque. Profitez-en pour mettre en valeur votre formation.