Introduction / Contexte

En formation professionnelle continue, Qualiopi est LA référence. Le seul référentiel qualité qui donne l’accès aux fonds publics mutualisés. Il est presque devenu, depuis 2019 lors de son lancement, une garantie “qualité” pour les organismes prestataires (organismes de formation, centre de bilans de compétences, actions VAE et CFA).

Qualiopi, s’il faut le rappeler, est le nom de la certification.

Cette certification est basée sur un Référentiel Qualité ancré dans le Code du Travail. Il est structuré en 7 critères et 32 indicateurs (dont certains spécifiques selon la typologie des actions proposées).

La certification est délivrée pour une durée de 3 ans après un 1er audit (dit initial) et des audits réguliers (audit de surveillance ou de suivi et audit de renouvellement) réalisés par des certificateurs accrédités par le Cofrac et référencés par France Compétences.

Ce qu’on attend de vous pour Qualiopi

Les exigences du Référentiel Qualité Qualiopi

La certification Qualiopi est une certification de processus. Cela signifie que c’est le “système” qui est certifié (et donc audité).

Nous avons abordé les indicateurs. Le guide de Lecture en détaille le “niveau attendu”.

Vous allez devoir mettre en place une organisation en interne pour délivrer des prestations de formation professionnelle qui respectent les exigences.

L’AVIS de la SPÉCIALISTE : Je ne saurais trop vous conseiller de rédiger (même simplement) vos méthodes (ou procédures) et de préparer des documents-types pour faciliter votre fonctionnement.

Les attentes de l’audit

L’audit est une vérification réalisée pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu et que les exigences qualité sont respectées. 

Votre auditeur/auditrice vient évaluer si vos méthodes couvrent les exigences attendues et si votre système fonctionne une fois en application.

Pour cela, il sera réalisé un échange sur le mode de  “comment faites-vous pour” (méthode) et “montrez-moi sur telle session” (échantillonnage).

POINT D’ATTENTION : toutes vos sessions / prestations doivent prouver que vous respectez vos procédures (et donc l’ensemble des exigences du référentiel qualiopi). Lors de l’audit, seuls quelques échantillons pourront être examinés mais vous devez disposer de TOUTES les preuves pour TOUTES vos sessions.

Comment organiser un système documentaire efficace pour Qualiopi ?

Structurer son organisation / explorateur de documents

Choisissez l’organisation qui vous parle le mieux.

Ce qui compte, c’est que la Qualité ne soit pas une charge mais une manière de structurer et professionnaliser votre organisation.

Souvent, la première idée est de vouloir organiser ses documents en suivant l’ordre des indicateurs Qualiopi. C’est efficace pour vérifier que tout le référentiel est couvert MAIS on s’aperçoit aussi que souvent certaines procédures ou documents servent à plusieurs indicateurs.

1. On peut aussi commencer par écrire les procédures (comment je vais faire pour que mes prestations soient au niveau de la Qualité maximum ?) puis croiser avec les indicateurs dans un second temps.
2. Ensuite, je liste tous les documents-types dont j’ai besoin pour gagner du temps une fois que je serai face à mes clients/bénéficiaires.
3. Enfin, je choisis comment organiser mes preuves. Est ce que ce sera plus simple par programme de formation ? par typologie de client ? par chronologie de dates ? comment gérer l’archivage de mon processus “satisfaction” ?

L’avis de la spécialiste : 

C’est la méthode la plus efficace à ce jour qui permet non seulement de se “poser” pour réfléchir à comment faire mieux et s’outiller pour gagner du temps au quotidien. C’est ainsi que QIWY a été pensé : procédure / document / preuve. 

Le seul outil 100% qualiopi : simple, ergonomique et pédagogique sur la méthode.

Gérer le suivi et la mise à jour de son système documentaire

La vie d’une société n’est pas figée. Le système qualité ne l’est pas non plus !

Vos procédures vont évoluer.

Vos documents seront mis à jour.

Vos preuves vont s’accumuler au gré des prestations que vous réalisez.

Il est important d’avoir conscience de cela quand vous commencez à structurer votre gestion documentaire.

Etape 1 : la mise à jour des procédures et documents

Le référentiel Qualiopi, au jour où je rédige cet article, n’a encore rien prévu pour cela et n’indique aucune exigence.

L’avis de la spécialiste : je vous invite à insérer sur vos documents une date de version (je ne pousserai pas le vice à indiquer un numéro de version qui risque de vous compliquer la vie sans apporter un grand bénéfice à votre structure !).

Le principe serait d’indiquer la date à laquelle vous créez l’élément. A chaque fois que vous vérifiez la mise à jour (révision) ou que vous modifiez le contenu ou la forme, vous modifiez la date. Ainsi, vous apportez la preuve que votre système est révisé/actualisé régulièrement.

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également garder une trace des modifications que vous effectuez pour garder une “mémoire” de l’élément (plus pratique et plus écologique que de conserver les anciens fichiers quelque part sur votre ordinateur ou sur un Drive 😉 !)

Mon conseil : avec Qiwy, l’historique des modifications s’incrémente automatiquement ! L’outil vous permet même d’être relancé régulièrement pour effectuer des vérifications et des mises à jour.

Etape 2 : l’archivage des preuves

Si vous utilisez un logiciel (comme Edusign 😉), vous pouvez choisir de réaliser l’archivage des preuves sur cette plate-forme.

Dans le cas contraire, il sera pertinent d’archiver l’ensemble de vos preuves (documents signés, analyse des besoins, contrat de sous-traitance, émargements, évaluations des acquis, de la satisfaction, etc.) de la manière la plus pertinente. Comme l’échantillonnage sera réalisé par sessions, il semble que ce soit la meilleure manière de commencer votre organisation documentaire. 

Point d’attention : c’est le moment où si vous travaillez en équipe (interne ou externe via la sous-traitance), vous devrez les sensibiliser à l’importance de l’archivage des preuves. 

L’avis de la spécialiste : Tout cela étant dit, je vous invite à garder 2 objectifs en tête : le premier :  “comment trouver facilement et rapidement n’importe quel document le jour de l’audit ?”. Le second : “comment assurer l’archivage de la totalité de mes preuves et vérifier qu’il ne manque rien ?”

Etape 3 : l’amélioration continue en mode réel

L’indicateur 32 demande que la structure démontre son amélioration continue. 

Le fait d’avoir un système documentaire qui s’interroge, qui s’améliore, qui cherche à se simplifier est une preuve concrète de cette posture.

Profiter de l’audit (audit interne, audit blanc ou audit réel par votre certificateur accrédité !) pour identifier des pistes d’amélioration est une preuve de votre capacité à toujours chercher à faire mieux.

L’avis de la spécialiste : vous pourriez décider de mettre en place un système documentaire spécifique pour la gestion de vos actions d’amélioration continue, en identifiant l’origine de l’action, ce qui est réellement mis en œuvre et les résultats obtenus. Dans Qiwy, il est prévu une fonctionnalité de gestion de tâches. Cela permet de rester focus sur la réalisation (Faire des réunions d’amélioration, c’est bien… Agir, c’est mieux !)

Tester et vérifier : l’auto-échantillonnage

Le principe de l’échantillonnage est de sélectionner une session représentative de l’activité afin d’évaluer la qualité globale de l’organisation en se basant sur ce qu’on trouve dans la sélection.

Plus l’activité est importante, plus le nombre d’échantillons doit l’être pour être significatif 🙂

Réaliser un auto-échantillonnage, c’est vérifier régulièrement, comme si on était son propre auditeur, que tout fonctionne (et également que tout est prêt pour le jour de l’audit !)

CONCLUSION

Nous venons d’explorer en quelques étapes les fondamentaux d’un système documentaire efficace.

Les enjeux sont doubles : optimiser son fonctionnement et la qualité des prestations (pour obtenir la satisfaction de toutes les parties prenantes) ET se préparer au mieux pour réussir son audit le jour J.

Si nous devions résumer, voici les 3 clés d’une gestion documentaire efficace :

• les procédures couvrent l’ensemble des indicateurs Qualiopi
• les documents utilisés sont les dernières versions à jour
• toutes les preuves sont archivées et disponibles facilement

Quand on doit aller quelque part, on a plusieurs moyens pour s’y rendre. 

Utiliser le meilleur outil pour atteindre son objectif, c’est optimiser son temps et alléger sa charge mentale ! Pensez utile, pensez Qiwy.