Vous avez décidé d’obtenir la certification Qualiopi pour donner une toute nouvelle dimension à votre organisme de formation ? Nous vous encourageons vivement dans cette démarche, et proposons dans cet article une série d’astuces pour réussir votre audit.

Nous ne pouvons pas garantir à 100% que ces conseils vous mèneront à la validation. En effet, chaque situation présente ses particularités. Les décisionnaires savent se montrer exigeants, et le résultat n’est pas toujours à la hauteur des efforts fournis. 

En suivant ces quelques recommandations, néanmoins, vous optimiserez (grandement) vos chances de succès.

Les retours : un élément de preuve incontournable

C’est un fait : les retours et témoignages concernant vos modules de formation et vos prestations de manière générale sont précieux. 

Il va de soi que ces derniers doivent rester absolument authentiques. La moindre falsification décrédibiliserait totalement votre démarche. 

À ce sujet, pensez à diversifier les sources. On pense instinctivement aux apprentant(e)s au moment de rassembler les pièces. Mais ce ne sont pas les seuls à pouvoir prouver la conformité et la qualité des enseignements. 

Il y a également…

  • Les employeurs, dans le cadre d’une formation professionnelle intégrée aux heures de travail. Ils sont en mesure d’apprécier la qualité du suivi, de retransmettre la satisfaction des employé(e)s ou des cadres, etc.
  • Les partenaires. D’autres OF collaborent avec la vôtre ? Ils vous font confiance en termes de complémentarité ? Leur retour compte également. Surtout s’ils ont eux-mêmes pu valider leur formation auprès des certificateurs Qualiopi !
  • Les intervenants externes. Vous faites ponctuellement appel à un spécialiste indépendant (et agréé) ? La manière dont vous l’accueillez et le rôle qu’il joue dans la transmission des savoirs et des compétences n’a rien de négligeable ! Tout point de vue légitime participe à la construction de votre image. 

L’accessibilité aux ressources : une dimension essentielle pour obtenir sa certification Qualiopi 

Les formations digitales peuvent prétendre à la qualification Qualiopi au même titre que celles dispensées en présentiel. 

Elles sont évidemment soumises aux exigences de l’indicateur 19, qui stipule :

« Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier. »

Oui, cela peut sembler évident. Mais c’est sur le plan technique que le succès de l’audit peut se retrouver compromis. 

Vous devez vous assurer d’une parfaite accessibilité des documents. Si l’interface gêne la fluidité de l’enseignement, que les rubriques sont mal hiérarchisées… cela nuit à l’expérience utilisateur.

Ce conseil vaut également pour les modules d’apprentissage, tels que les questionnaires interactifs. Privilégiez des solutions modernes et intuitives. Sachant que chez Edusign, nous avons des dispositifs de qualité à vous proposer.

L’organisation, cette alliée de taille 

La manière dont vous préparez votre processus de certification Qualiopi est presque aussi importante que les qualités de votre formation. Du moins, dans ce contexte précis.

L’organisme certificateur tient à une rigueur administrative. Vous devez soigneusement respecter les consignes et les exigences affichées. 

Dans cette optique, nous vous suggérons de…

  • Prendre plusieurs fois connaissance des référentiels. Ce sont de véritables balises, tout au long de la démarche. Certains se recoupent, mais aucun ne s’assimile exactement à un autre. Préférez donc une approche étape par étape dans un premier temps.
     
  • Soigner le rythme des démarches. Il n’est pas judicieux de se précipiter vers l’étape suivante. Même si l’obtention de la validation est une nécessité pour votre OF (notamment en cas de subsides), le risque de se voir refuser la certification Qualiopi existera toujours. Assurez-vous d’être prêt(e) avant d’enclencher le processus.
  • Assurer un excellent suivi administratif de toutes les démarches. La constitution d’un dossier de certification ne s’improvise pas. Employez tous les outils nécessaires à la conservation des pièces. Sauvegardez les documents systématiquement. Vous les aurez ainsi à disposition en toutes circonstances, y compris en cas de demandes complémentaires. 

Conseil :

Les formateurs ne devraient pas se contenter de proposer des cours théoriques. Il faut aider les participants à utiliser les connaissances acquises. L’organisation d’ateliers pratiques est une bonne idée. Il est possible d’organiser des séances individuelles.

Pensez à consigner votre progression grâce à ces solutions. Les rappels offrent également un excellent levier d’organisation personnelle. 

Trouvez un équilibre entre défense et valorisation

Cette quatrième recommandation est à considérer lorsqu’on soutient un mémoire universitaire, par exemple. Décrire votre offre de formation comme la meilleure de toutes n’a rien d’une bonne idée. En revanche, minimiser ses atouts peut provoquer des réticences chez les certificateurs. 

Selon nous, il est précieux d’atteindre un point d’équilibre :

  • Le dossier de certification soumis s’en tient à des éléments pragmatiques. Concentrez-vous sur ce qui est tangible : matière de formation, qualité des actions (par la preuve), définition stricte des connaissances et compétences concernées… Les hyperboles (exagérations) ou les approximations compromettent vos chances de réussite.
  • Le but reste de prouver la conformité aux exigences de la certification Qualiopi. Il y a donc une partie argumentative, une idée de défense, mais les émotions et les jugements de valeur n’ont pas leur place dans la formulation. 

La certification Qualiopi : une étape exigeante, mais transparente

Nous finirons sur ce point, car il permet de comprendre le principe de cet audit dans son ensemble. Contrairement à d’autres systèmes d’évaluation, celui-ci est d’une très grande transparence. 

Oui, comme on le disait un peu plus tôt, des différences d’appréciation existent. La subjectivité absolue est impossible. 

Mais les critères de qualité, notamment grâce aux indicateurs, sont à la disposition de tous. 

Réussir son audit Qualiopi, c’est donc cerner les attentes des organismes de certification. Puis s’en servir de base fondamentale au moment de réunir les pièces et de finaliser le dossier. 

Vous aimeriez en savoir davantage ? N’hésitez pas à consulter cet article. Edusign vous souhaite quoi qu’il en soit plein succès dans vos démarches.