Les séances de formation sont plus efficaces et plus rapides lorsque tout le monde est présent. Encore faut-il gérer la présence des participants. Pour cela, il faut mettre en place des systèmes et des outils qui permettent de collecter, d’enregistrer et de suivre la présence des apprenants tout au long du programme de formation. Si autrefois, cela était consigné dans un cahier de présence, aujourd’hui, tout se tend vers le numérique. Avec la digitalisation, quel sera l’avenir de la gestion des présences dans les organismes de formation ? Tour d’horizon sur ce sujet.
La gestion des présences dans les organismes de formation, c’est quoi ?
Cela concerne le fait de suivre les participants présents ou absents lors des sessions de formation. Elle a pour but d’enregistrer la présence des apprenants afin de garantir qu’ils assistent aux cours prévus.
Cela permet aussi d’évaluer l’engagement et le taux de participation des apprenants. Les organismes de formation pourront ainsi savoir s’ils sont assidus sur toutes les séances ou seulement sur certaines sessions.
D’un autre côté, ce suivi permet de vérifier si les apprenants remplissent le nombre de présences requis pour l’obtention de certifications liées à la formation.
Sachez que plusieurs outils et systèmes peuvent être utilisés pour gérer les présences dans les organismes de formation. Cela inclut :
- Les cartes d’accès
- Les applications mobiles
- Les registres de présence manuels ou numériques
- Les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) avec des fonctionnalités de suivi de la participation
- Les scanners biométriques
- Et bien d’autres.
Si vous voulez utiliser la gestion des présences numériques, vous pouvez contacter Edusign. D’ailleurs, l’émargement en ligne est très bénéfique pour les organismes de formation.
La transition numérique de la gestion des présences dans les organismes de formation
Pour rester compétitif, il faut suivre les tendances et rester à l’affût des dernières technologies. Comme différentes branches, la gestion des présences dans les organismes de formation est aussi influencée par le numérique. D’ailleurs, cette transition est très avantageuse pour les formateurs. Découvrez ses points forts.
Une grande accessibilité
Grâce à la transition numérique, la gestion des présences dans les organismes de formation devient plus accessible. En effet, les apprenants peuvent marquer leur présence en ligne ou à distance.
De plus, les plateformes en ligne permettent aux apprenants de suivre les cours n’importe où. Finis les contraintes géographiques. Cela est très pratique pour les personnes qui habitent loin du centre de formation ou qui ont un emploi de temps chargé. Il leur faudra seulement un ordinateur, un smartphone ou une tablette ainsi qu’une connexion internet pour accéder à la formation et signaleur leur présence.
Une meilleure collecte des données
En utilisant les plateformes numériques, il est possible de collecter les données sur les habitudes de présence lors des sessions de formation. Cela permet d’avoir tous les détails. De plus, cela vous aide aussi à prendre en considération les performances des apprenants ainsi que les méthodes pédagogiques les plus efficaces.
À travers ces données, les organismes de formation pourront ensuite adapter leur programme. Ils pourront aussi déterminer les schémas et les tendances actuelles.
Un suivi en temps réel des présences des apprenants
Le suivi des présences des apprenants lors des formations est plus compliqué sur un registre manuel. Désormais, ce suivi n’est plus un problème grâce aux solutions numériques. De plus, l’actualisation de cette partie se fait en temps réel.
En effet, les formateurs et les organismes de formation peuvent voir instantanément qui suivent ou non les cours. Les absences seront identifiées rapidement. Les responsables peuvent donc prendre les précautions nécessaires pour fournir un soutien aux personnes présentes.
Un suivi automatisé des présences des apprenants
En utilisant des outils numériques, le suivi des présences dans les organismes de formation sera automatisé. En seulement quelques clics, il est possible d’obtenir les rapports de présence. Les tâches administratives des formateurs vont être allégées. Aussi, les formateurs pourront se concentrer sur d’autres tâches, dont l’enseignement lui-même. De plus, ils peuvent mieux interagir avec les apprenants puis adapter leur approche pédagogique en conséquence.
Un apprentissage personnalisé
Avec les systèmes numériques, il est possible de personnaliser l’apprentissage. En effet, la surveillance des présences et des absences permettent d’adapter le contenu de la formation aux besoins des apprenants. Dans ce cas, ces derniers peuvent demander de suivre des séances supplémentaires ou même s’inscrire à d’autres cours pour approfondir leur connaissance.
Une révolution de la gestion des présences
Avec l’avancée de la technologie comme l’IA ou l’apprentissage automatique, la gestion des présences dans les organismes de formation pourra être révolutionnée. Grâce à ces outils, les données de présence seront analysées afin de prédire les schémas d’absentéisme.
De la même façon, cela permet d’avoir des recommandations pour améliorer l’engagement des participants. Aussi, l’analyse des données permet d’adapter les méthodes pédagogiques en fonction des comportements passés des apprenants.
Ainsi, la transition numérique permet d’optimiser les programmes de formation sur différents plans.
Quelques inconvénients de l’utilisation des systèmes numériques pour la gérer les présences dans les organismes de formation
Malgré tous ces avantages, la transition numérique de la gestion des présences dans les organismes de formation présente aussi quelques inconvénients.
En premier lieu, il y a les problèmes de connectivité. Dans les zones reculées, la connexion internet est faible, voire indisponible. Si les participants se trouvent dans ces endroits, il leur sera difficile d’accéder aux formations en ligne. Ils ne pouront même pas marquer leur présence ni participer activement aux cours.
L’autre inconvénient concerne la confidentialité et la sécurité des données. En effet, les plateformes en ligne peuvent stocker des données personnelles des formateurs et des apprenants. Celles-ci peuvent faire l’objet de cyberattaques si la sécurité n’est pas renforcée. Il faut donc être plus vigilant sur ce point.
Assurez-vous d’opter pour une plateforme de confiance comme Edusign. Elle s’aligne avec la RGPD pour assurer une bonne utilisation et la sécurisation de vos données.
Le dernier problème est la résistance au changement. En effet, il existe toujours des formateurs qui préfèrent les sessions traditionnelles. La transition vers l’utilisation des plateformes numériques nécessite des heures pour les convaincre. Il faut leur présenter des stratégies efficaces pour sauter le pas.
