10 logiciels de gestion pour organisme de formation à connaître en 2023.

Les logiciels de gestion pour organisme de formation ont changé la donne en matière d’administration des formations. Ces outils sont indispensables pour permettre aux apprenants de bénéficier d’une meilleure expérience et aux formateurs de gagner du temps.

« Ces logiciels de gestion des formations sont indispensables pour générer plus de ventes et améliorer les résultats financiers des organismes de formation. »

P. Dubois Directeur d’un Organisme de formation

Prenons l’exemple des LMS. Bien que les LMS existent depuis un moment, la croissance est toujours existante.

En effet, on peut voir sur ce graphique que l’intérêt pour les LMS augmente. C’est le fruit des développements technologiques et de la maturité du marché qui comprend l’intérêt de digitaliser ses opérations.

Toutefois, les logiciels de gestion pour organisme de formation sont nombreux et variés. Il existe des logiciels pour la gestion administrative des formations, des logiciels pour la gestion des inscriptions aux formations, des logiciels pour la facturation et le suivi des paiements, des données, etc.

Les fonctionnalités proposées par ces solutions varient également d’un logiciel à l’autre. Certains logiciels offrent une gamme complète de fonctionnalités permettant de gérer tous les aspects de la formation, tandis que d’autres sont plus spécialisés. Choisir peut s’avérer compliqué. Ce guide est là pour vous aider.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel pour la formation ?

Un bon logiciel de gestion pour organisme de formation doit répondre aux besoins spécifiques des formateurs et des apprenants. Il doit permettre aux formateurs d’organiser les formations, de communiquer avec les apprenants, de gérer les inscriptions et le suivi des paiements, etc.

Certains logiciels sont plus adaptés aux petites organisations, tandis que d’autres logiciels conviennent mieux aux grandes organisations. Il est important de choisir un logiciel qui correspond à la taille et au type d’organisme de formation. Regarder la liste des fonctionnalités est un bon point de départ.

Le choix du logiciel dépend également des besoins spécifiques de l’organisme de formation. Les fonctionnalités proposées par les différents logiciels doivent être étudiées avec soin avant de faire un choix.

Il est important de bien comparer les logiciels avant de faire un achat. Il est également important de vérifier si le logiciel est compatible avec les outils et les applications utilisés par l’organisme de formation. Une astuce est de regarder les avis.

Les avis sur des sites comparateurs peuvent être une première indication. Toutefois, cela ne suffit pas. Par exemple, Docebo est bien noté, mais ne convient pas aux petits organismes de formation.

Certains logiciels sont plus chers que d’autres, mais ils offrent une gamme complète de fonctionnalités permettant de gérer tous les aspects de la formation. D’autres logiciels sont moins chers, mais ne proposent pas toutes les fonctionnalités. Il est conseillé de choisir un logiciel en fonction de sa taille et de son budget.

Les catégories d’outils

Une bonne gestion des formations pour un organisme de formation ou un établissement du supérieur nécessite des logiciels. Ainsi, des classiques sont établies et utiles à suivre. En voici un court aperçu :

• ERP – Pour gérer les ressources de l’entreprise, la facturation, les emails, etc.
• LMS – Afin de rendre disponible ses formations en ligne et gagner en qualité et en temps
• Outil de facturation, paiement et compte bancaire
• Logiciel pour les feuilles de présence et signature électronique
• Logiciel de questionnaires.

Il s’agit ici des fondations utilisées par des centres de formation tels que Rocket School. Toutefois, de nombreux autres logiciels sont utiles, que ce soit pour créer du contenu ou gérer l’admission des apprenants. Les plus ambitieux iront jusqu’à ajouter une application mobile pour le mobile learning.

Voici un choix de quelques logiciels parmi les « indispensables » des organismes de formation.

Tableau comparatif des 10 logiciels de gestion pour organisme de formation à connaître

Voici une liste de 10 logiciels de gestion pour organisme de formation à connaître :

Logiciels formation	Catégorie	Prix	Fonctionnalités principales
Edusign	Gestion administrative	À partir de 24,99€/mois	Émargement numérique, suivi commercial, catalogue de formations, bilan pédagogique et financier, extranet dédié, SCORM, assiduité, intégration, compétences, Qualiopi
Wooclap	Outil pédagogique	De 99€/an à 999€/an	Interaction, collaboratif, évaluation, suivi des résultats, coaching
Articulate 360	Outil pédagogique	De 648€/an à 2 388€/an	Création de contenus e-learning, mobile, hors-ligne, SCORM, intégration
Google Classroom	Outil pédagogique	Gratuit	Gestion de classe, partage de documents, évaluation, communication, collaboration
Klaxoon	Outil pédagogique	De 12€/mois à 45€/mois	Collaboration, interaction, quiz, sondages, évaluation
Microsoft Teams	Outil pédagogique	À partir de 5,20€/utilisateur/mois	Communication, partage, collaboration
Digiforma	Gestion administrative	De 39€/mois à 99€/mois	Gestion des inscriptions, gestion des sessions, suivi des paiements, facturation, émargement numérique
Moodle	LMS	Gratuit	Gestion des cours, évaluation, suivi des résultats, SCORM, intégration
Canva	Outil auteur	Gratuit à 11,99€/mois	Création de supports de cours, présentations, éléments graphiques
Blue Note Systems	Gestion administrative	De 80€/mois à 180€/mois	Gestion des inscriptions, gestion des sessions, suivi des paiements, facturation, émargement numérique, intégration

Edusign

Edusign est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui permet aux formateurs de gérer les feuilles de présence, la signature électronique et les questionnaires en formation.

Le papier n’est plus utilisé et une plateforme digitale permet d’effectuer le suivi. La gestion administrative des formations est simplifiée au maximum.

Les feuilles de présence sont signées par les intervenants et les étudiants en quelques instants. Tout est synchronisé en temps réel pour un gain de temps maximal.

Le petit plus ? Les feuilles sont téléchargeables en PDF et acceptées par les OPCO et autres organismes financeurs.

De plus, il est possible de créer des questionnaires et d’analyser les réponses grâce à ce logiciel. La solution propose une gestion complète en temps réel.

Edusign est un logiciel adapté aux petites, moyennes et grandes organisations qui permet aux formateurs de gérer les feuilles de présence et les questionnaires en deux clics.

Avec plus de 1000 intégrations, le logiciel peut se connecter à de nombreux outils utiles pour les formations.

Un centre de formation est ravi de connecter tous ses outils afin d’améliorer l’expérience pédagogique en formation. Par exemple, un CRM ou ERP peut envoyer les contacts automatiquement vers Edusign pour un suivi complet en temps réel automatique.

Le logiciel est disponible en français, en anglais et en italien. Edusign est parfait pour un centre de formation qui veut un outil pour la gestion de la formation avec un tableau de bord et une application professionnelle.

Prix : À partir de 24,99€/mois

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest ouverte + Intégrations natives et Zapier

Wooclap

Wooclap est un logiciel pour améliorer la pédagogie en classe. Il permet aux enseignants de créer des quiz interactifs, de s’assurer que les étudiants comprennent bien le cours et d’obtenir des statistiques sur l’apprentissage.

Wooclap, c’est aussi une solution avec des outils pour animer une classe numérique : 

• Sondages en direct
• Notation collaborative
• Tableau blanc interactif intégré
• Etc

Wooclap ajoute également de la gamification à son logiciel

La gamification est un excellent moyen de développer l’intérêt des étudiants pour le cours proposé.

Par ailleurs, l’utilisation des appareils mobiles et des ordinateurs dans un but pédagogique dynamise l’enseignement dans les organismes de formation et écoles, ce qui est très apprécié par les apprenants. 

Prix : Gratuit puis à partir de 6,99€/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : Pas d’API ouverte, Intégrations natives uniquement

Articulate 360

Articulate 360 est un outil d’e-learning qui permet aux formateurs de créer des cours en ligne et des quiz. Il est également possible d’intégrer du contenu vidéo et audio dans les formations.

L’interface d’Articulate 360 n’est pas la plus moderne, sans être dépassée pour autant. Le nombre de fonctionnalités joue dans ce ressenti.

En revanche, Articulate 360 est un logiciel très complet qui répond aux besoins spécifiques des organismes de formation. Il offre une gamme complète de fonctionnalités permettant de générer du contenu multimédia, de créer des quiz et d’analyser les résultats.

Articulate 360 est un logiciel très utile pour permettre aux formateurs de créer des cours en ligne et d’analyser les résultats avec des données. Il est également adapté aux petites et aux grandes organisations.

Prix : À partir de 50

Pour quelle taille d’organisation : Moyennes et grandes

API et intégrations : NA

Google Classroom

Google n’est plus à présenter : leurs produits sont simples et efficaces. Google Classroom est une solution idéale pour la gestion des formations courtes en ligne. Les formateurs indépendants apprécieront l’interface moderne, simple et efficace.

Le logiciel permet de gérer les inscriptions, les contenus et les quiz. Il est également possible d’intégrer des vidéos et des audio dans les formations.

L’outil est parfait pour gérer une classe, comme l’indique son nom. En revanche, le logiciel n’est pas vraiment adapté à des centres de formation qui gèrent de nombreux clients.

Prix : Gratuit

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes – Conseillé pour les petits

API et intégrations : API Rest ouverte

Klaxoon

Klaxoon est une entreprise française. Leur solution est très utilisée par les grandes entreprises pour les réunions à distance.

L’outil permet de gérer les interactions à distance avec aisance et peut être utilisé pour les formations. Il est aussi possible de gérer ses formations de A à Z sur l’outil. Toutefois, il faut le compléter avec un ERP pour organiser l’administratif en centre de formation.

Klaxoon offre une gamme complète de fonctionnalités qui permettent de dynamiser les formations à distance. De nombreux outils de brainstorming sont disponibles, avec de la collaboration en temps réel.

Par ailleurs, c’est un outil parfait pour les entreprises qui souhaitent impressionner leurs clients. L’intégration avec Microsoft Teams est utilisée par de nombreuses entreprises pour dynamiser les réunions à distance.

La solution amène une interactivité inégalée par d’autres logiciels de gestion de la formation.

Prix : Gratuit, puis à partir de 9,90€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest fermée, sur demande + Intégrations natives

Microsoft Teams

Microsoft propose une suite d’outil pour la gestion des formations. La firme américaine s’est récemment rapprochée du monde de l’éducation. En effet, l’explosion des interactions à distance a incité Microsoft à accélérer le développement de Microsoft Teams, l’outil de visio à distance.

Toutefois, Teams peut aussi être utilisé pour la gestion des formations. En effet, des discussions et des questionnaires sont disponibles. Les formateurs peuvent partager leur contenu et leur écran si nécessaire.

Enfin, Microsoft Teams propose de nombreuses intégrations, ce qui permet d’ajouter différentes fonctionnalités. Par exemple, Edusign s’intègre à Microsoft pour y ajouter la gestion des feuilles de présence en formation.

L’avantage de Microsoft Teams réside dans la centralisation des actions. Ainsi, la communication écrite, vidéo ainsi que les contenus sont réunis au même endroit. Il est possible de passer du travail à la formation sans quitter le logiciel.

Prix : Gratuit, puis à partir de 3,40€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest ouverte + App marketplace

Digiforma

Digiforma est un outil complet de gestion de la formation adressé aux organismes de formation de taille moyenne. De plus, Digiforma est une entreprise française.

Il permet de gérer les inscriptions, le contenu et la facturation. Il est également possible d’intégrer des modules d’e-learning dans les formations. La gestion est complète. Toutefois, il sera nécessaire d’utiliser des outils complémentaires si le besoin est pour un grand nombre de formations, ou avec des besoins spécifiques.

On appréciera le suivi des indicateurs Qualiopi et du budget. Néanmoins, l’aspect visuel et ergonomique de la plateforme n’est pas toujours des plus modernes. Un bémol compensé par le nombre de fonctionnalités.

En effet, le logiciel offre une gamme complète de fonctionnalités. Digiforma gère le format SCORM. La gestion de la qualité, Qualiopi, lors des formations pour les clients est présente dans l’offre de gestion des formations.

L’outil propose notamment :

• Tableau de bord des formations inter/intra
• Planning des sessions et des ressources
• Catalogue de formations
• Modules e-learning
• Devis et facturation

Prix : Gratuit, puis à partir de 69€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites et moyennes

API et intégrations : API sur demande + Zapier

Moodle

Moodle est un outil open source de gestion de la formation. La solution est très populaire dans le monde de l’éducation et des universitaires.

Moodle offre un large panel de fonctionnalités, allant de la gestion des inscriptions au suivi des apprenants. Moodle permet aussi de gérer les quiz et les activités en ligne.

Les formations sur Moodle sont découpées en sessions. Le reste est ensuite très libre. Moodle ne propose pas une interface moderne naturellement. Il faut alors différents développements ou plugins complémentaires.

Ce logiciel de gestion de formations n’est pas recommandé pour les petits organismes. En revanche, les grands centres de formation avec des développeurs à disposition peuvent aimer la flexibilité de l’outil.

Moodle est surtout adapté pour la gestion des formations à distance. L’outil est également utilisé pour la formation continue. Les grandes écoles et les établissements du supérieur intègrent Moodle à d’autres outils.

Prix : Gratuit… Mais Moodle peut demander de nombreux développements

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API ouverte + App marketplace

Canva

Canva est un logiciel de design graphique en ligne très populaire auprès des professionnels et des amateurs. Il permet de créer facilement des visuels attrayants pour les formations.

Canva est idéal pour les organismes de formation, car il permet de créer des visuels qui rendent votre contenu plus attrayant et engageant.

Tout comme Wooclap, le logiciel n’est pas un outil de gestion de la formation à proprement dit. Toutefois, il est tellement utilisé par les organismes de formation qu’il mérite d’être mentionné.

Quelques fonctionnalités de Canva : 

• Des millions de photos accessibles
• Création d’images et vidéos rapides – Parfait pour dynamiser son contenu pédagogique
• Gestion de modèle
• Et bien plus, jusqu’à la planification des posts sur les réseaux sociaux

Prix : Gratuit, à partir de 12,99€/mois pour 5 utilisateurs

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest + Intégrations natives

Blue Note Systems

Blue Note Systems propose un logiciel de gestion de la formation complet. Il est apprécié par les organismes de formation qui cherchent une alternative à Digiforma.

La solution permet de gérer son organisme de A à Z d’un point de vue administratif.

4 grandes briques composent Blue Note Systems : 

• L’aspect marketing
• La gestion des formations
• Les rapports
• Le tout, aidé par des intégrations

Blue Note Systems ne prétend pas être le logiciel le plus beau ou le plus complet du marché. En revanche, il permet de démarrer avec un outil qui centralise ses informations, sans avoir à investir dans un ERP trop coûteux.

Prix : Sur demande

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API sur demande

BONUS – Les CRM et outils d’e-mailing

Lorsque vous avez un organisme de formation, il est facile de se concentrer uniquement sur ce qu’il se passe dans l’organisme. Autrement dit, on oublie de faire de la communication et de la vente pour attirer de nouveaux apprenants.

Les activités marketing dépendent de votre taille. Toutefois, certains logiciels restent utiles pour tous.

Par ailleurs, la boucle de croissance d’un organisme de formation a succès est la suivante :

• Une super formation
• Qui génère des recommandations (souvent à l’aide d’une communauté)
• Qui permet d’obtenir plus de revenues et donc une meilleure formation, etc.

Pour arriver à augmenter la partie revenue, des outils existent.

CRM – Pipedrive ou Hubspot

Pipedrive et Hubspot sont des outils permettant de gérer les contacts de votre centre de formation. Ainsi, les apprenants, intervenants et autres partenaires sont suivis depuis un logiciel central.

Les “deals”, qui peuvent être des contrats d’apprentissage ou de formateurs par exemple, sont suivis sur une interface claire.

La force des CRM modernes réside dans leurs intégrations. Par exemple, il est possible d’importer automatiquement ses contacts depuis Hubspot vers Edusign via une automatisation Zapier.

Emailing – Mailchimp ou Mailjet, voire Lemlist

Avoir une newsletter est particulièrement utile. En effet, en marketing, il faut en moyenne 7 points de contact pour convaincre d’acheter. Il en est de même pour les formations.

Ainsi, la newsletter permet d’envoyer des informations aux apprenants régulièrement. Cette pratique assure que l’organisme de formation ne soit pas oublié.

Mailchimp est gratuit jusqu’à 2000 contacts. Idéal pour un organisme de formation qui démarre.

Pour les plus grandes organisations, universités ou grandes écoles, avec des développeurs, Mailjet sera parfait. Le logiciel propose des envois faciles et en masse via API. Toutefois, avec un prix sous contrôle.

Envie de passer à la vitesse supérieure ? Un outil de prospection est nécessaire.

Un logiciel de cold e-mailing tel que Lemlist permet l’envoi d’email à des prospects. De ce fait, vous pourrez toucher des personnes ne connaissant pas encore votre organisme. 

Toutefois, la communication est clé et envoyer des emails sans réfléchir aux mots utilisés s’avère dangereux. C’est un outil puissant à utiliser avec précaution.

Et vous, quels logiciels utilisez-vous pour vos formations ?

Définitions

• Qu’est ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégrée qui permet à une entreprise de centraliser ses données et ses processus métiers.

• Qu’est ce qu’un LMS ?

Un LMS (Learning Management System) est un logiciel de gestion de la formation en ligne qui permet de créer, gérer et suivre des cours en ligne. Il permet notamment de gérer les inscriptions, les ressources pédagogiques, les évaluations et les résultats.