Quels outils pour automatiser son organisme de formation avec le no-code ? 

De plus en plus d’entreprises intègrent l’automatisation dans leur processus. Parmi elles, 43% veulent donner un coup de boost à leur productivité tandis que 41% cherchent à améliorer leur ROI. 

Dans le secteur de l’enseignement et de l’éducation, l’objectif des opérateurs ayant choisi l’automatisation est surtout de gagner du temps dans leurs processus administratifs. Mais aussi d’améliorer l’organisation de leurs programmes de formation et l’expérience des apprenants.

Notez qu’il existe des outils d’automatisation dont l’usage et la mise en place nécessitent du savoir-faire technique en programmation. Mais, ici, on va découvrir les outils qui permettent d’automatiser son organisme de formation sans connaitre le langage de programmation. Zoom sur le « no-code ».  

Airtable  

C’est une solution de gestion de données no-code qu’on peut utiliser pour créer des bases de données collaboratives. Dans le domaine de la formation, il peut servir à gérer les informations sur les apprenants, les fournisseurs et les formateurs ainsi que tous les contacts. 

La plateforme offre aussi des fonctionnalités qui permettent aussi une meilleure organisation des cours. Les utilisateurs peuvent créer des fichiers de projets complets avec des dates, des étapes, responsables pour faire un meilleur suivi des formations et des évaluations. Il est possible de créer des feuilles de calcul adaptées aux besoins spécifiques de la formation. Parmi les meilleures fonctionnalités de Airtable : 

• Fournir des données personnalisées selon les besoins des apprenants 
• Automatiser des tâches répétitives en utilisant des formules 
• Accéder à un tableau de bord pour visualiser l’ensemble des activités de formation

Zapier 

Cet outil permet d’automatiser une multitude d’actions avec plus de 6000 applications. Dans le contexte de la formation, Zapier peut servir pour simplifier les tâches des formateurs et des administrateurs. Il permet d’accélérer les processus d’inscription des apprenants, faciliter l’envoi de notifications ou des supports de formation numérique. L’outil simplifie aussi la gestion et la synchronisation des données entre différentes plateformes sans toucher au moindre code.

A savoir qu’il est possible de connecter Edusign avec Zapier. Les utilisateurs peuvent alors importer ou exporter toutes leurs données de façon automatique sur le logiciel. Cet outil d’automatisation intelligente facilite grandement les tâches des établissements scolaires et centres de formation spécialisés dans le e-learning. Avec Zapier, on peut : 

• Enchainer différentes actions 
• Générer des flux de travail complexes 
• Partager des contenus sur différentes plateformes 

Make (Integromat)

Similaire à Zapier, Make fonctionne sur la base de « scénarios ». Ce sont des flux de travail automatisés et personnalisables. L’outil met à la disposition des organismes de formation une bibliothèque de modules prédéfinis qu’ils pourront utiliser comme base pour concevoir leurs propres scénarios. 

Make permet ainsi de synchroniser et transférer les données entre plusieurs services et applications sans aucune intervention humaine. Les centres de formation peuvent gérer leurs formations de manière plus efficace. Ils pourront aussi toujours garder leurs données à jour. L’automatisation peut concerner, entre autres, les actions suivantes :

• Envoi de mail de bienvenu après l’inscription au cours 
• Envoi de mail de rappel aux apprenants
• Création de comptes utilisateurs
• Génération de rapports 

Webflow 

Webflow est un outil de création de sites web no-code. Il permet aussi de créer des scénarios logiques qui sont basés sur des conditions spécifiques. Ainsi, l’entreprise de formation peut personnaliser le parcours de formation ou la distribution de contenu de cours selon les besoins de chaque apprenant. L’outil facilite également la gestion des inscriptions, des paiements et des interactions avec les stagiaires. 

Les organismes de formation ont la possibilité de créer des applications web avec cet outil. Il n’est pas nécessaire d’avoir des compétences en programmation pour ajouter des fonctionnalités utiles à son OF. Avec Webflow, on peut :

• Envoyer des confirmations d’inscription de manière automatique 
• Gérer les accès aux cours selon les niveaux de paiement 
• Envoyer des rappels pour les cours à venir 

Bubble 

Plus besoin de compétences en programmation pour créer des applis web et mobiles grâce à Bubble. Cette plateforme No-Code peut aider les enseignants, les apprenants et les administrateurs à créer des applications web pour les programmes de formation en ligne. 

L’outil permet de créer des applications pour faciliter l’interaction avec les apprenants ou encore pour automatiser la gestion des cours en ligne. Il est même possible de créer des simulateurs pédagogiques interactifs avec cette plateforme. Bubble facilite aussi la gestion de l’ensemble des programmes éducatifs en ligne. L’outil permet de : 

• Créer un tableau de bord des activités 
• Surveiller la participation
• Suivre la progression 
• Voir les résultats 

Notion 

C’est un outil de gestion de travail polyvalent qui centralise toutes les tâches et les données. On le connait surtout en tant qu’outil de collaboration, de prise de note, de reporting et de gestion de tâches. Toutefois, il peut aussi répondre aux besoins des organismes de formation ayant besoin de gagner du temps en automatisant certaines tâches. 

Notion dispose d’une fonctionnalité qui peut aider un organisme de formation à gérer tous ses contacts, y compris ses formateurs et apprenants. L’outil permet aussi le suivi des différents projets de formation et leur avancement. Il permet aussi de suivre les indicateurs de performance du centre de formation (taux de satisfaction, nombre de participants, etc.). Notion permet de :

• Optimiser la productivité du corps enseignant 
• Favoriser la collaboration 
• Assurer un meilleur suivi des participants 

Coda 

Cet outil est aussi très polyvalent pour intégrer les différents processus des organismes de formation. D’abord, il possède une fonctionnalité de tableaux qui communiquent entre eux. Cela permet de structurer les données de manière plus dynamique et d’interagir efficacement avec celles-ci. 

L’outil propose aussi des boutons déclencheurs d’actions. Ils permettent d’automatiser les opérations répétitives. Par exemple, lorsqu’un apprenant remplit un formulaire, Coda peut automatiquement déclencher un e-mail d’accusé de réception. La plateforme permet aussi de stocker toutes les données dans un seul endroit accessible à tous les membres de l’équipe. Cela réduit le risque d’erreurs et d’incohérences. Coda permet :

• Une vue d’ensemble es tâches et des projets 
• Une optimisation de processus de travail 
• Création de workflows personnalisés 
• Une meilleure expérience d’apprentissage aux apprenants 

Landbot 

C’est une plateforme qui permet de créer des chatbots pour le web, Facebook Messenger, WhatsApp et via API. Les organismes de formation peuvent miser sur ces derniers pour pouvoir répondre instantanément aux demandes de renseignements. Ils peuvent ainsi offrir une assistance 24/7 aux clients potentiels et existants. 

Les chatbots de Landbot peuvent également collecter des informations de contact pour les futurs retours sur les formulaires et les demandes de devis. On peut aussi concevoir des chatbots pour fournir un processus de réservation de cours efficace et fluide. Ils peuvent également envoyer des rappels de rendez-vous aux apprenants inscrits. L’outil peut assurer une : 

• Assistance rapide et efficace à tous les apprenants 
• Mise à disposition d’informations pertinentes sur les offres de formation 
• Automatisation des évaluations et quiz
• Une meilleure gestion des inscriptions