Pourquoi dématérialiser vos documents de formation ?

Si vous êtes particulièrement attaché(e) aux approches traditionnelles, vous vous demandez peut-être pourquoi dématérialiser vos documents de formation. Est-ce vraiment sûr ? Quels sont les avantages de la numérisation ? 

Dans les lignes à venir, nous allons justement vous expliquer les atouts précieux de cette démarche. Car la conversion électronique des documents, nous en sommes persuadés, est un choix judicieux. 

Les formateurs, les apprenants, les responsables pédagogiques et autres personnes impliquées… vous remercieront d’avoir franchi le pas. Voilà pourquoi.

Dématérialiser pour mieux organiser

Oui, les classeurs, les fourres transparentes et autres fournitures ont déjà fait leurs preuves. Ils ont longtemps constitué le seul moyen d’assurer la tenue d’une comptabilité ou l’organisation d’un module. 

Mais en privilégiant l’emploi des documents digitaux, puis leur archivage électronique, l’organisation de chacun(e) gagne en efficacité et en précision.

Les avantages logistiques de la dématérialisation des documents de formation

Grâce à la dématérialisation, vous pouvez…

• Favoriser l’accessibilité des pièces. Le temps employé à faire des allers-retours jusqu’aux archives physiques peut être employé autrement ! Aussi, toutes les personnes autorisées ont accès aux documents qui les concernent, où qu’elles se trouvent.
  
• Optimiser et accélérer le classement. La gestion électronique évite aux individus d’entreprendre le tri par taille, par date, par thème… De nos jours, tout système d’exploitation, tout drive intègre ces fonctionnalités. 
  
• Améliorer la communication entre les différents acteurs. Un organisme de formation doit composer avec des offres, des demandes, des réclamations de toutes sortes. La centralisation connectée des certificats, des factures, des accords diminue (considérablement) les risques de pertes, de destruction…

Le bond technologique du XXIe siècle aide donc à rationaliser les tâches. À se concentrer sur l’essentiel. Sachant qu’il faut tout de même rester prudent(e).

Renseignez-vous soigneusement quant aux dispositions légales en vigueur. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article dédié à la thématique des signatures électroniques. 

Aussi, nous nous tenons à disposition pour vous aider formaliser correctement la numérisation des documents de formation.

Un gain de temps, tout simplement

La gestion des documents par ordinateur (ou autres périphériques, selon les situations) améliore donc la coordination au sein d’un organisme de formation.

Par la même occasion, tout le monde va bénéficier d’un gain de temps.

• L’envoi de courriers électroniques implique moins de démarches et de gestes que par la voie postale traditionnelle. Sachant que certaines missives très importantes doivent toujours être envoyées en recommandé.
  
• Les alertes et les notifications circulent directement. Ainsi, les changements urgents (report d’une date, annulation d’un événement, replanification d’une évaluation…) sont portés à la connaissance de tous les destinataires en quelques minutes.
  
• Un accès aux différents documents administratifs via la plateforme dédiée évite les échanges inutiles. Il s’agit simplement de veiller à une gestion responsable des autorisations. Ainsi, personne ne peut consulter une pièce confidentielle dont il ne devrait pas avoir connaissance.
  
• Il en va de même pour les informations telles que les horaires, les thématiques d’un cours, les démarches à entreprendre… 

Il y aurait beaucoup d’autres exemples à donner. Toujours est-il que la diffusion de documents de formation devient en principe plus limpide grâce à leur dématérialisation. 

Dématérialisation des documents de formation : un geste écologique… et économique

Le développement durable fait partie des enjeux majeurs du XXIe siècle. Parmi les nombreux objectifs écologiques, il est question d’éviter à tout prix le gaspillage des ressources.

Tout organisme de formation a la possibilité (certains diraient le devoir) de participer à l’effort collectif. 

La transformation numérique aide à réduire la consommation de papier. De manière moins directe, elle conduit à une rédaction des trajets nécessaires (transit postal, remise d’un formulaire en « main propre »), etc. Cela favorise la réduction des émissions carbone.

Vous gagnez donc en productivité, en écoresponsabilité… et, faisant « d’une pierre trois coups », vous allouez moins de budget aux fournitures physiques.  

Certaines entreprises hésitent encore à élaborer des projets de dématérialisation pour des raisons sécuritaires. Les arguments que l’on vient de citer font-ils le poids face à piratage éventuel des données sensibles ?

La bonne nouvelle, c’est qu’au fil du temps, la cybersécurité se développe grandement. Aussi, les politiques de confidentialité se précisent, notamment grâce au cadre légal posé par l’Union Européenne. 

Nous ne pouvons pas garantir une absence totale de risques, mais les failles sont beaucoup moins importantes qu’aux débuts d’Internet. Pensez dans tous les cas à solliciter un spécialiste dans le domaine. Il saura vous guider quant aux logiciels à installer, aux bonnes pratiques à privilégier, etc. 

Edusign, la solution pour digitaliser votre organisme de formation

Edusign est une plateforme qui permet d’automatiser la gestion de l’assiduité des apprenants et gagner du temps sur les tâches administratives. Plus de 2 500 organismes de formation font confiance à sa solution pour améliorer la gestion de la fréquentation scolaire. Edusign permet à ses utilisateurs de diviser par 5 le temps consacré à l’assiduité des apprenants ! 

• Faites émarger vos apprenants en présentiel ou à distance : peu importe le contexte de formation, enregistrez simplement la présence de vos élèves.
• La signature qui vous convient ! Vous pouvez choisir votre méthode de signature préférée, que ce soit avec un code QR, un lien, un e-mail, ou une plaquette NFC. Toutes les options sont rapides, sécurisées et évitent la fraude, car elles sont constamment mises à jour pour garantir leur fiabilité.
• Créez du lien avec vos apprenants : analysez vos statistiques, créez des rapports par apprenant, par formation ou par groupe pour contrôler au mieux l’assiduité. Personnalisez vos alertes et les communications avec les apprenants. 
• Les absences justifiées sans prise de tête ! Vos apprenants déposent leurs justifications d’absence directement sur la plateforme, les intervenants et administrateurs peuvent ensuite les consulter simplement.
• Gardez le contrôle avec les alertes ! Recevez des alertes au moindre signe de décrochage : soyez prévenus dès qu’un apprenant dépasse un seuil d’absence ou de retard et anticipez son désengagement. 

Dématérialiser les documents de formation : oui, mais sans précipitation 

La mise à disposition des documents de formation en ligne paraît de plus en plus naturelle en France. C’est un processus majoritairement positif et porteur. 

Nous vous rendons simplement attentive/attentif à la nécessité de bien organiser la transition. Il vaut mieux opter pour une dématérialisation progressive des documents de formation. Cela permet de soigner tous les aspects : sécurisation, adaptation des pratiques aux normes en vigueur, sensibilisation du personnel…

Si un Organisme de Formation aborde la transition avec méthode et patience, les effets positifs sur l’organisation globale devraient rapidement se ressentir.