Kurz gesagt: Die NDA (numéro de déclaration d'activité) ist die offizielle Registrierungsnummer, die der französische Staat jedem Anbieter von beruflicher Weiterbildung zuweist. Ohne sie ist der Zugang zu Fördereinrichtungen, individuellen Bildungskonten und öffentlichen Aufträgen gesperrt. Für Leitungen von Weiterbildungsorganisationen, Gründer und selbstständige Trainer, die in Frankreich tätig sind, ist sie der erste unverzichtbare Verwaltungsschritt vor der Durchführung einer Bildungsmaßnahme.
Die NDA ist die eindeutige Kennung, die die DREETS (die französische Regionalbehörde für Wirtschaft, Beschäftigung, Arbeit und soziale Angelegenheiten) jedem Anbieter von beruflicher Weiterbildung zuweist. Sie wird nach der ersten Tätigkeitserklärung ausgestellt, die innerhalb von drei Monaten nach Unterzeichnung des ersten Ausbildungsvertrags eingereicht werden muss.
Die Nummer besteht aus 11 Ziffern: Die ersten beiden identifizieren die Registrierungsregion, die nächsten sechs entsprechen der SIRET-Unternehmensnummer der Organisation, und die letzten drei bilden eine fortlaufende Kennung. Jede Weiterbildungsorganisation erhält eine eindeutige, nicht übertragbare Nummer.
Für Leitungen von Weiterbildungsorganisationen, ob privater Anbieter, Berufsausbildungszentrum, Wirtschaftsschule oder selbstständiger Trainer, ist diese Nummer die Voraussetzung für eine rechtmäßige Tätigkeit und den Zugang zu Finanzierungsmechanismen für berufliche Weiterbildung in Frankreich.
Der Erhalt der NDA beginnt mit der Einreichung einer Tätigkeitserklärung bei der DREETS in der Region, in der die Organisation ihren eingetragenen Sitz hat. Dies muss innerhalb von drei Monaten nach Unterzeichnung des ersten Ausbildungsvertrags erfolgen.
Die Unterlagen umfassen mehrere Dokumente:
Nach Eingang der vollständigen Unterlagen bearbeitet die DREETS den Antrag und weist die NDA-Nummer zu. Diese Nummer muss dann auf allen offiziellen Dokumenten erscheinen: Ausbildungsverträge, Verträge, Anwesenheitsbescheinigungen, Rechnungen und Geschäftsdokumente.
Den NDA zu erhalten ist nicht das Ende des Prozesses. Er geht mit laufenden Pflichten einher, die den Verwaltungsalltag jeder Weiterbildungsorganisation strukturieren.
Eine häufige Verwechslung bei Leitungen von Weiterbildungsorganisationen besteht darin, die NDA mit der Qualitätszertifizierung (wie Frankreichs Qualiopi) gleichzusetzen. Diese beiden Elemente ergänzen sich, sind aber unterschiedlich.
Die NDA ist eine für jeden Weiterbildungsanbieter obligatorische Verwaltungserklärung. Sie belegt lediglich, dass die Organisation rechtlich existiert und ihre Tätigkeit angemeldet hat. Als solche ist sie der Zugang zur Förderung über öffentliche Stellen und individuelle Bildungskonten.
Die Qualitätszertifizierung hingegen ist optional für den Betrieb, aber erforderlich für den Zugang zu öffentlichen und gemeinschaftlichen Weiterbildungsgeldern. Für Weiterbildungsorganisationen, die eine Qualitätszertifizierung anstreben, ist die NDA also der erste Schritt, und die Konformität der Schulungsdokumente ist die Voraussetzung für eine stressfreie Prüfung.
Entgegen verbreiteter Meinung muss die NDA nicht jährlich erneuert werden. Sie wird auf unbestimmte Zeit gewährt, solange die Organisation weiterhin berufliche Weiterbildungsaktivitäten durchführt und ihre Meldepflichten erfüllt.
Die NDA kann jedoch in mehreren Situationen verfallen:
Die DREETS kann jederzeit Kontrollen durchführen. Eine Organisation ohne unterzeichnete Anwesenheitslisten oder mit unvollständigen Verträgen riskiert die Aussetzung ihrer Nummer.
Edusign stellt die NDA nicht aus, aber die Plattform automatisiert die gesamte Dokumentenkette, die den Erhalt dieser Nummer und den Zugang zur damit verbundenen Förderung bedingt.
Für Weiterbildungsorganisationen, die eine Qualitätsprüfung vorbereiten oder eine DREETS-Inspektion antizipieren, stellt Edusign alle erforderlichen Belege in wenigen Klicks bereit: Anwesenheitsnachweise, Verträge, Evaluierungen. Kontinuierliche Compliance ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Jede natürliche oder juristische Person, die entgeltlich berufliche Weiterbildungsmaßnahmen durchführt, muss ihre Tätigkeit anmelden und eine NDA erhalten. Dies betrifft private Weiterbildungsorganisationen, Berufsausbildungszentren, selbstständige Trainer, Vereine, die kostenpflichtige Schulungen anbieten, und Unternehmen, die Schulungen für Dritte durchführen. Interne Schulungen, die ein Unternehmen für seine eigenen Mitarbeiter durchführt, fallen nicht in diesen Rahmen, sofern kein Ausbildungsvertrag mit einem Dritten besteht.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt zwei bis vier Wochen nach Einreichung eines vollständigen Dossiers bei der DREETS. Dies kann sich verlängern, wenn das Dossier unvollständig ist oder während Hochsaisons der Verwaltung. Es wird daher empfohlen, die Erklärung so bald wie möglich nach Unterzeichnung des ersten Vertrags einzureichen und nicht auf die zweite oder dritte Sitzung zu warten. Die gesetzliche Frist von drei Monaten ist eine Rechtspflicht, keine Empfehlung.
Als Weiterbildungsanbieter ohne NDA tätig zu sein, setzt die Organisation Verwaltungs- und Finanzsanktionen aus. Fördereinrichtungen können die Übernahme von Schulungen eines nicht registrierten Anbieters verweigern. Im Fall einer Inspektion können Ausbildungsverträge ohne NDA für nichtig erklärt werden, was zur Rückzahlung erhaltener Gelder führt. Für selbstständige Trainer kann das Fehlen einer NDA auch den Zugang zu Plattformen zur Finanzierung individueller Bildungskonten blockieren.
Die NDA ist eine Pflichtregistrierung für jeden Weiterbildungsanbieter: Sie belegt die rechtliche Existenz der Tätigkeit. Die Qualitätszertifizierung wird durch eine Dossierprüfung und ein Audit von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle erteilt. Sie ist optional für den Betrieb, aber erforderlich für den Zugang zu öffentlichen und gemeinschaftlichen Weiterbildungsgeldern. Kurz gesagt: Die NDA erlaubt den Betrieb, die Qualitätszertifizierung erlaubt den Erhalt öffentlicher Förderung.
Die NDA muss auf allen offiziellen Dokumenten der Organisation erscheinen: Ausbildungsverträge, Verträge, Anwesenheitsbescheinigungen und Rechnungen. Bei einem Qualitätsaudit oder einer DREETS-Inspektion muss die Organisation auch unterzeichnete Anwesenheitslisten für jede Sitzung, Lernendenevaluierungen und den jährlichen pädagogischen und finanziellen Bericht vorlegen. Die Digitalisierung dieser Dokumente mit einem Tool wie Edusign stellt sicher, dass sie jederzeit verfügbar, zeitgestempelt und rechtlich durchsetzbar sind.
