Kurz gesagt:
- Nach der eIDAS-Verordnung darf eine elektronische Signatur nicht allein wegen ihrer elektronischen Form als unwirksam oder als Beweismittel unzulässig behandelt werden.
- eIDAS unterscheidet drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Nur die qualifizierte Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
- Nach deutschem Recht sind die meisten Verträge formfrei. Nur wo das Gesetz die Schriftform verlangt, braucht es die eigenhändige Unterschrift oder die elektronische Form nach § 126a BGB, also eine qualifizierte elektronische Signatur.
- Studienverträge, Weiterbildungsverträge und Anwesenheitslisten unterliegen in der Regel keiner Schriftform. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur reicht, wenn Sie nachweisen können, wer wann unterschrieben hat.
- Bei Anwesenheitslisten entsteht die Beweiskraft aus den Begleitdaten: Identifizierung, Zeitstempel, Ort und ein unveränderbarer Datensatz.
Studienverträge, Weiterbildungsverträge, Hausordnungen, Anwesenheitslisten: Im Bildungsbereich wird viel unterschrieben. Sobald diese Dokumente digital werden, stellt die Verwaltung, die Buchhaltung oder eine Förderstelle dieselbe Frage: Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig, und hält sie stand, wenn jemand sie bestreitet?
Die kurze Antwort: Ja. In der EU darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die ausführliche Antwort hängt vom Dokument und von der Signaturstufe ab. Dieser Beitrag erklärt die drei Stufen der eIDAS-Verordnung, die Formvorschriften des BGB und was eine elektronische Unterschrift auf der Anwesenheitsliste zu einem belastbaren Nachweis macht.
Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Dokumenten mit besonderen Formvorschriften sollten Sie Ihre Rechtsabteilung einbeziehen.
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, in Deutschland ergänzt durch das Vertrauensdienstegesetz. Zwei Grundsätze sind entscheidend:
Eine einfache elektronische Signatur ist also ein zulässiges Beweismittel. Wird sie bestritten, müssen Sie ihre Zuverlässigkeit darlegen. Die qualifizierte Signatur ist der Unterschrift ohne weiteren Nachweis gleichgestellt.
| Stufe | Was sie ist | Typischer Einsatz im Bildungsbereich |
|---|---|---|
| Einfache elektronische Signatur (EES) | Beliebige elektronische Daten, die einem Dokument beigefügt und zum Unterzeichnen verwendet werden: Unterschrift auf dem Bildschirm, Klick auf „Ich stimme zu“, getippter Name | Anwesenheitslisten, Bestätigung der Hausordnung, alltägliche Formulare |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht ihre Identifizierung, wird mit Mitteln unter ihrer alleinigen Kontrolle erstellt und ist so mit dem Dokument verbunden, dass spätere Änderungen erkennbar sind | Studien- und Weiterbildungsverträge, Dokumente mit finanzieller Tragweite |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit auf Basis eines qualifizierten Zertifikats eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, nach Identitätsprüfung | Dokumente, für die das Gesetz die Schriftform verlangt |
Je höher die Stufe, desto stärker der Nachweis und desto aufwendiger der Vorgang für die unterzeichnende Person. Wählen Sie die niedrigste Stufe, die für das jeweilige Dokument genügend Sicherheit bietet.
Im deutschen Recht gilt der Grundsatz der Formfreiheit: Die meisten Verträge sind auch mündlich wirksam. Formvorschriften gibt es nur, wo das Gesetz sie ausdrücklich vorsieht.
Einige Erklärungen schließen die elektronische Form ausdrücklich aus, zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB). Für einzelne Vertragstypen im Bildungsbereich, etwa Berufsausbildungsverträge oder Fernunterrichtsverträge, gelten eigene Formvorschriften, die Sie gesondert prüfen sollten.
Für die Beweiskraft gilt: Elektronische Dokumente mit qualifizierter Signatur werden nach § 371a ZPO wie private Urkunden behandelt. Bei einfachen und fortgeschrittenen Signaturen würdigt das Gericht den Beweiswert frei. Entscheidend sind dann die Begleitdaten.
Die elektronische Signatur von Edusign ist eIDAS-konform und deckt diese Fälle ab: automatisches Befüllen aus Ihren Daten, Massenversand, Reihenfolge der Unterzeichnenden, automatische Erinnerungen, Bestätigung per SMS und Archivierung in einem elektronischen Tresor.
Eine Anwesenheitsliste soll eine Frage beantworten: War diese Person bei dieser Veranstaltung anwesend? Eine gezeichnete Unterschrift allein beweist wenig, auf Papier wie auf dem Bildschirm. Belastbar wird der Nachweis durch die Daten, die beim Unterschreiben erfasst werden:
Genau das prüfen Förderstellen und Auditoren, und genau das kann eine Papierliste nicht leisten, auf der jemand für eine abwesende Kommilitonin unterschrieben hat. Wie Sie die Anwesenheit digital organisieren, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Anwesenheitserfassung und auf der Seite zur digitalen Anwesenheit.
Ja. Nach der eIDAS-Verordnung darf ihr die Rechtswirkung nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden. Wo das Gesetz die Schriftform vorschreibt, ersetzt sie nur die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB).
Ja, als einfache elektronische Signatur. Ihr Beweiswert hängt von den Begleitdaten ab: Identifizierung, Zeitstempel und ein Datensatz, der nicht unbemerkt geändert werden kann.
In der Regel nicht, weil die meisten Weiterbildungsverträge formfrei sind. Eine fortgeschrittene Signatur oder eine einfache mit belastbarem Nachweis genügt meist. Prüfen Sie Sonderregeln für Ihren Vertragstyp.
Die Schriftform verlangt eine eigenhändige Unterschrift oder, elektronisch, eine qualifizierte Signatur. Für die Textform reicht eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Nennung des Erklärenden, zum Beispiel eine E-Mail.
Entscheidend ist, dass der Nachweis zeigt, wer wann anwesend war, und dass er nicht verändert wurde. Vor Ort erfasste Unterschriften mit Zeitstempel und sicherer Archivierung erfüllen diese Anforderung. Klären Sie im Zweifel die Vorgaben Ihrer Förderstelle.