10 Dokumentenverwaltungstools für Bildungsträger

Bei der Dokumentenverwaltung kann ein Bildungsträger schnell den Überblick verlieren. Doch im Zeitalter der Digitalisierung erscheinen ständig neue moderne Verwaltungstools. Wie wählt man die richtigen aus? Wir haben zahlreiche Tools getestet und präsentieren unsere Auswahl von 10 Tools, die jeder Bildungsträger einsetzen sollte. Sie sind praktisch, einfach zu bedienen und sehr intuitiv. In dieser Auswahl finden sich Tools zur Erstellung interaktiver Handbücher, Online-Quiz, Umfragen sowie Plattformen für Diskussionen und Gruppenprojekverwaltung. Mehrere Tools ermöglichen die Verwaltung von Informationsinhalten. Abschließend werden zwei Tools zur Verwaltung elektronischer Signaturen für Verträge, Anwesenheitslisten usw. vorgestellt, um Zeit zu sparen und die Produktivität Ihres Bildungsträgers zu optimieren.

Wooclap

Ein unverzichtbares Tool für die Gestaltung von Unterricht und Weiterbildungen. Wooclap nutzt Smartphones als Lernwerkzeug. So lassen sich Fragebögen, Umfragen usw. über ein vollständig digitalisiertes interaktives Abstimmungssystem erstellen. Der Trainer bereitet die Fragen im Voraus vor. Fragebögen und Umfragen können ganz einfach gestartet werden. Die Teilnehmenden verbinden sich über einen URL-Link mit einem Benutzernamen. Geantwortet werden kann live per Computer, Telefon, Tablet oder sogar per SMS. Diese Plattform ist sehr nützlich, um die Attraktivität von Unterricht und Weiterbildungen zu steigern. Der Trainer erhält alle Ergebnisse und kann sie anschließend auswerten. Die Plattform bietet außerdem einen Live-Chat für Fragen.

Manual.to

Ein Content-Erstellungstool für Online-Handbücher. Mit diesem Tool lassen sich interaktive Fotos und erklärende Videos in Ihr Handbuch einbinden, alles schnell über eine URL oder einen QR-Code teilbar. Alle Handbücher können jederzeit und überall abgerufen werden. Das Handbuch kann jederzeit aktualisiert werden, die neue Version wird direkt eingespielt. Darüber hinaus ermöglicht Manual.to die Erstellung von Handbüchern in allen Sprachen. Sehr einfach zu bedienen, steigert die Nutzung interaktiver Handbücher die Interaktivität und Attraktivität von Unterricht und Weiterbildungen.

Beecome

Die Beecome-Plattform ist eine sichere und einfach zu bedienende Plattform zur Verwaltung und Kontrolle von Arbeitsgruppen. Es lassen sich Notizen, Projekte, private Besprechungen anlegen und sogar virtuelle Klassenzimmer einrichten. Alle privaten Kommunikationen sind gesichert. Beecome ist als Plattform für Tablet und Computer sowie als Anwendung verfügbar. So fasst Beecome alle Projektgespräche und Notizen zusammen und zentralisiert alle Dokumente. Alle Dokumente sind leicht exportierbar. Eine Seite kann erstellt werden, die alle Mitglieder Ihrer Schule oder Ihres Bildungszentrums umfasst. Nachrichten können auf den Pinnwänden bestimmter Gruppen oder der gesamten Organisation veröffentlicht werden.

Atolia

Atolia ist ein sicherer Arbeitsbereich für Teams. Es ermöglicht die Einrichtung eines Instant-Messagings, eines Kalenders und die Erstellung von Projekten. Diese Plattform ermöglicht auch Videokonferenzen und das Teilen von Dokumenten. Darüber hinaus ist Atolia als Software auf allen Computern und Tablets herunterladbar. Es gibt auch eine Anwendung. Alle Gruppen sind sichtbar. Mit Atolia können Sie mit Mitarbeitenden kommunizieren. Gesendete Dokumente können schnell und einfach heruntergeladen werden. Es lassen sich auch zahlreiche Module in die Atolia-Plattform und die Anwendung integrieren: Videoanrufe, Messaging, Kalender und mehr.

Feedly

Feedly ist ein Online-Aggregator für RSS- und Atom-Feeds. Über eine Anwendung oder einen Browser für Computer lassen sich schnell Neuigkeiten aus Ihren Favoriten in verschiedenen Ansichten anzeigen. So können RSS-Feed-Abonnements verwaltet werden. Feedly ermöglicht es, Hunderte von Informationsquellen zu sortieren und zu kategorisieren. Über die persönliche Feedly-Cloud können Blog- und Artikelsammlungen nach Themen ausgewählt werden. Das Konzept: Das Tool fügt Inhalte hinzu und ermöglicht die Suche nach Inhalten per URL, Stichwort oder als Tag und RSS-Feed. Alle Kategorien sind individuell anpassbar. Informationsströme können als Listen, Magazine oder Kacheln angezeigt werden. Darüber hinaus optimiert Feedly die Informationsrecherche mit einer integrierten Stichwortsuche, Tastaturkürzeln, Tags, Teilen und Archivieren.

Audacity

Audacity ist eine Software zum einfachen Aufnehmen und Teilen von Audiodateien. Dieses Tool ist sehr praktisch für Briefings und die Kommunikation mit Lernenden. Darüber hinaus ermöglicht Audacity die Bearbeitung von Tönen auf mehreren Spuren. Töne können kopiert, eingefügt und zugeschnitten werden. Die Verwendung von Plugins wird empfohlen, um vielfältige und originelle Soundeffekte zu erzielen. Soundeffekte ermöglichen auch die Nachbearbeitung von Aufnahmen. Audacity eignet sich besonders gut zum Aufnehmen von Computerton, zum Verändern einer Stimme, zum Anpassen von Tonhöhe und Tempo sowie zum Filtern und Verbessern einer Audiospur.

Scoop.it

Diese Online-Plattform ermöglicht die Erstellung von Web-Magazinen. Es handelt sich um ein sehr praktisches Tool für die Themenbeobachtung oder das Folgen von Experten zu bestimmten Themen. Inhalte lassen sich so einfach teilen. Auf Scoop.it können Inhalte entdeckt, gespeichert und nach Themen kategorisiert werden. Die Plattform sucht dabei nach Schlüsselwörtern, die dabei helfen, Informationsströme zu einem bestimmten Thema zu finden und abzurufen. Das kostenlose Nutzerprofil kann bis zu 2 Themen oder 2 Online-Zeitungen umfassen.

DocuSign

DocuSign ist die führende Software für die Digitalisierung von Rechnungen und Verträgen. Mit diesem weltweit führenden Tool für elektronische Signaturen wird die Vertragsverwaltung einfach und übersichtlich. DocuSign verfügt über ESIGN-Konformität, die den Wert der elektronischen Signatur garantiert. Alle über die DocuSign-Plattform unterzeichneten Dokumente sind somit vor Gericht zulässig und rechtlich gültig. DocuSign ist außerdem eine sehr sichere Website, die einen zuverlässigen und betrugssicheren Service gewährleistet. Dokumente werden zentralisiert und rund um die Uhr verarbeitet. Einfach zu bedienen, ist die Plattform auch auf Mobilgeräten verfügbar. Der Prozess der Unterzeichnung wichtiger Dokumente wie Verträge ist automatisiert, sicher und schnell.

Edusign

Das Tool für digitale Anwesenheitserfassung, auch aus der Ferne. Keine verlorene Zeit mehr durch manuelle Anwesenheitskontrollen und Papierlisten. Anwesenheitslisten können per QR-Code, PIN-Code, E-Mail usw. unterzeichnet und direkt heruntergeladen werden, gültig für Bildungsförderstellen.

Edusign garantiert einen sicheren Service mit zertifizierten elektronischen Signaturen, gespeichert in einem digitalen Tresor. Die Verwaltung eines Edusign-Kontos ist einfach und intuitiv. Es gibt drei Unterbereiche für Edusign-Konten: Administratoren, Lehrende und Lernende. Das erleichtert die Verwaltung von Stundenplänen, Anwesenheiten, Abwesenheiten sowie die Zeiterfassung pro Lernenden und Lehrenden.

Kahoot

Kahoot ist eine kostenlose Plattform und Anwendung zur Erstellung von Online-Fragebögen. Fragebögen können Musik, Videos und Bilder enthalten. Diese ursprünglich englischsprachige Oberfläche erleichtert die Erstellung von Multiple-Choice-Fragen, Diskussionen oder Umfragen. Die Nutzung ist einfach, intuitiv und sehr geführt. Kahoot basiert auf interaktivem spielbasiertem Lernen. Fragebögen werden vorab vom Lehrer, Trainer oder den Lernenden erstellt. Die Verbindung zu einem Fragebogen erfolgt über einen PIN-Code. Es gibt interaktive Spielmodi. Während des Fragebogens bringen richtige Antworten Punkte. Die Anzahl der richtigen Antworten in der Gruppe ist sichtbar. Am Ende zeigt eine abschließende Rangliste die drei höchsten Punktzahlen.