Avoir une certification Qualiopi est une obligation pour certains prestataires de formation. Cette mesure a été instaurée dans le cadre de la loi « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018.
Cependant, remplir cette exigence n’est pas une tâche aisée. Il y a trop de conditions à remplir. Pour beaucoup d’organismes, le processus est trop lourd. D’autres estiment qu’il est onéreux.
- La certification Qualiopi, qu’est-ce que c’est?
- Quels sont les défis liés à son obtention ?
- Comment les surmonter ?
Cet article a été justement conçu pour fournir aux prestataires concernés quelques réponses à ces questions.
La certification Qualiopi, c’est quoi ?
Il s’agit d’une marque de confiance attribuée aux organismes de formation. L’obtention de cette certification est obligatoire depuis le 1er janvier 2022. Elle est surtout destinée aux prestataires spécialisés dans :
- la formation par apprentissage,
- le bilan de compétences,
- la formation en situation de travail,
- la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).
Il faut se spécialiser dans le développement des compétences pour prétendre à cette certification.
Quels sont les avantages offerts par la certification Qualiopi ?
La détention d’une certification est une condition d’éligibilité aux financements publics et paritaires. Elle optimise aussi l’attractivité du formateur. Il ne faut pas oublier que c’est une marque de compétences et de fiabilité. Avoir une certification Qualiopi, c’est optimiser sa réputation.
Étant un véritable gage de confiance, la certification ouvre aussi la voie vers le succès. En effet, sa détention permet l’accès à différentes opportunités avantageuses. La certification Qualiopi oblige également les formateurs à améliorer leurs prestations. Ils pourront alors gagner en réputation et en compétitivité.
Quels sont les défis liés à l’obtention de la certification Qualiopi ?
Comprendre les 7 critères
Le Décret n°2019-565 du 6 juin 2019 révèle les 7 critères Qualiopi que les organismes de formation doivent remplir. Les comprendre, c’est le premier défi qui s’impose à eux.
Le premier critère est la communication de l’offre. Cela ne se limite pas à révéler le contenu de la formation et son déroulement. Il faut également mettre en avant les indicateurs de résultats. Il ne faut pas oublier de préciser le public ciblé et les prérequis.
Le second critère concerne l’organisation de la formation. Le but n’est pas de fabriquer un produit à étaler sur l’étagère. Il faut concevoir une offre modulable adaptée aux besoins des apprenants.
Le formateur devrait préciser les objectifs pédagogiques, la modalité de formation (présentiel ou distanciel), le mode d’évaluation des compétences…etc.
Le troisième critère imposé est l’accompagnement des apprenants. Le formateur doit les informer, les rassurer et identifier les difficultés qu’ils pourraient rencontrer. C’est une manière de limiter les risques d’abandon ou d’absentéisme.
Le quatrième critère concerne la qualité des moyens pédagogiques. Tout organisme de formation doit disposer de ressources suffisantes. Le cinquième critère, c’est la gestion des formateurs. En effet, les personnels chargés de former les clients doivent être bien qualifiés.
Tout organisme de formation doit également respecter les critères légaux liés à l’exercice de leur métier. Enfin, le septième critère concerne le suivi et l’exigence de qualité. Il est primordial de tenir compte des avis et des réclamations des clients. Il faut ensuite améliorer les offres.
Avoir le budget nécessaire
C’est un énorme défi pour les formateurs indépendants. Les divers frais liés à la demande de la certification peuvent atteindre 1.500 à 2.000 € HT en trois ans. Or, quand on est novice dans le secteur, il est encore difficile d’obtenir un chiffre d’affaires élevé.
Le temps consacré à la demande de certification est aussi important. Il faut entreprendre un travail fastidieux pour être certifiable. Les coûts liés à la perte de temps et à la construction des documents font grimper la facture.
Respecter le formalisme
C’est une autre difficulté liée à la demande d’une certification Qualiopi. Le formateur doit produire et conserver des documents liés à son activité qui vont servir de preuves au prochain audit.
Beaucoup d’organismes de formation trouvent également des incohérences dans la démarche d’obtention de la certification. Pour information, il y a 32 indicateurs d’appréciation pris en compte avant la délivrance du label. Or, certains d’entre eux manquent de pertinence ou sont carrément flous d’après certains.
La demande d’une certification Qualiopi débute avec une préparation rigoureuse de 6 à 8 mois. Cette période n’est pas du tout repos. La démarche administrative est donc trop lourde pour beaucoup de formateurs.
Elaborer des plans de cours précis et adaptés aux besoins des apprenants
Pour se conformer aux normes Qualiopi, les organismes de formation doivent établir des plans de cours de qualité. Il faut qu’ils soient clairs, riches en précision et efficaces. Ce sont des programmes qui devraient assurer le succès des apprenants.
Une analyse approfondie est donc indispensable. Il faut aussi déployer des méthodes d’évaluations de qualité. Elles permettent de mettre en œuvre des plans de cours performants qui permettront aux apprenants de développer leurs compétences. Il faut aussi que le programme soit adapté aux besoins des apprenants.
Comment surmonter les défis rencontrés lors de la certification Qualiopi ?
Anticiper les difficultés liées au rassemblement des preuves
L’organisme certificateur exige la présentation de preuves pour chaque indicateur à contrôler. Pour surmonter les difficultés liées au rassemblement de ces documents, il faut bien comprendre ces indicateurs.
La solution est de diversifier les sources d’informations. Plusieurs articles sur ces indicateurs Qualiopi sont disponibles. Ils décryptent les informations, ce qui facilite l’identification des documents à réunir.
Il faut attribuer plus d’attentions aux indicateurs les plus difficiles à cerner et qui posent problème (indicateurs 1, 2 et 26).
Se poser les bonnes questions
En général, la non-conformité est liée au manque de preuves. Pourtant, il y a souvent une incohérence au niveau des documents nécessaires et l’indicateur concerné. Pour éviter ce problème et pour ne pas réunir des paperasses inutiles, il faut se poser les bonnes questions. L’objectif est de comprendre le sens des exigences Qualiopi.
Il faut demander l’aide d’un auditeur afin de mieux comprendre chaque exigence de la certification Qualiopi.
Anticiper les problèmes avant l’audit Qualiopi
Une bonne préparation avant l’audit permet de relever les défis qui pourraient se présenter. Il faut donc prendre du temps pour un contrôle au préalable. C’est d’ailleurs un moyen efficace d’affronter le contrôle sans stress.
L’utilisation d’outils numériques est une bonne solution. Elle permet d’éviter les tâches répétitives.
Analyser les besoins des apprenants
Il est important de créer une offre de formation de qualité qui répond aux besoins des apprenants. Une analyse approfondie est un moyen d’atteindre cet objectif. Cela ne devrait pas être une procédure complexe. Elle consiste à définir le public cible et à réunir des informations le concernant pour comprendre leurs besoins de formation.
Anticiper les dépenses
Demander une certification Qualiopi est une procédure coûteuse. La solution pour alléger les dépenses est d’identifier les aides financières accessibles dont les subventions régionales et territoriales.
