L’assiduité des apprenants ne se limite pas à être seulement un signe de leur présence. Elle traduit également leur engagement et la qualité des méthodes d’enseignement appliquées par les formateurs. Pour les organismes de formation, bien gérer l’assiduité revêt une importance capitale, et ce, pour diverses raisons.

Une présence stable permet de mieux suivre l’évolution académique et sociale des apprenants. Cela témoigne aussi de la pertinence des cours. En revanche l’absentéisme peut influencer la qualité de l’apprentissage et favoriser l’échec de la formation. 

Détaillons dans cet article les conséquences d’une mauvaise gestion de l’assiduité et les façons d’y remédier dans le cadre des formations professionnelles. 

Les obligations des organismes de formation

Un décret publié en 2018 mentionne les obligations des formateurs. Elles servent à régulariser le marché et à protéger les stagiaires et les financeurs. Dans le cas d’une formation conventionnée, financée sur fonds publics ou mutualisés, il est nécessaire de préciser : 

  • l’objectif de la formation,
  • l’intitulé,
  • le programme de formation et le contenu,
  • les moyens à utiliser,
  • la durée du stage,
  • les heures de formation,
  • les modalités de déroulement et de suivi,
  • le prix et mode de paiement,
  • le financement de la formation. 

À la fin du cursus, la délivrance de certifications est requise. S’il ne s’agit pas d’une formation diplômante, les stagiaires doivent en être informés dès le début. Les organismes de formation sont aussi tenus d’assurer une bonne gestion de l’assiduité. 

Gestion de l’assiduité : en quoi cela consiste ? 

On peut définir la gestion de l’assiduité comme un moyen de prévention contre l’absentéisme durant la formation professionnelle. L’absence fréquente des apprenants risque en effet de détériorer leurs résultats. Elle pourrait aussi causer l’échec de la formation.

De plus, le formateur doit délivrer une attestation d’assiduité en cas de formation financée par un OPCA ou Pôle emploi. Elle est à rédiger sur papier et doit comporter des informations obligatoires comme : 

  • l’intitulé de la formation,
  • les dates de début et de fin du stage,
  • le nombre d’heures de formation totales. 

Les conséquences d’une mauvaise gestion de l’assiduité

Une mauvaise gestion de l’assiduité pourrait nuire à l’avenir professionnel des apprenants. Mais elle aura aussi une répercussion sur l’activité des prestataires de formation. 

Difficulté liée à l’absence des stagiaires

Suivre des formations, pour les salariés, est un véritable parcours de combattant. Certes, il est difficile de conjuguer responsabilités au quotidien et apprentissage. Certains apprenants sont alors tentés ou obligés de manquer les cours fréquemment. Avec une bonne gestion de l’assiduité, il est possible d’éviter toutes les difficultés générées par ces absentéismes. 

Notons en effet que la loi oblige les prestataires de formation à traiter ces problèmes comme il se doit. Parmi les mesures à prendre, il y a : 

  • le relevé des appels faits par les enseignants en début des cours,
  • Appeler le  stagiaire absent le plus rapidement possible, 
  • l’élaboration de documents statistiques mettant en avant le taux d’absence,
  • l’avertissement des responsables du pôle emploi ou de l’organisme financeur par email ou par téléphone. 

Difficulté liée à l’abandon

Une mauvaise gestion de l’assiduité favorise également le risque d’abandon. Le centre de formation a un rôle crucial à jouer si un stagiaire a décidé d’abandonner l’apprentissage avant l’échéance.  Un entretien à distance ou en présentiel est obligatoire. En effet, il faut convoquer le stagiaire afin d’analyser les causes. 

Si l’abandon est lié à une raison personnelle, le formateur n’a aucune responsabilité. C’est le cas lorsque l’apprenant a abandonné par incapacité de gérer l’emploi-formation. En revanche, si l’abandon est lié au projet de formation, le formateur est responsable.

Ce dernier est tenu de déterminer les causes et de proposer une solution. Il peut s’agir d’une amélioration du contenu ou un remplacement du formateur si celui en place est peu compétent. 

Sanctions disciplinaires

Les centres de formation sont exposés à diverses sanctions disciplinaires en cas de mauvaise gestion de l’assiduité. En effet, ils pourraient être obligés de rembourser les frais versés par les financeurs ou des cocontractants. Cela s’applique lorsque les apprenants ont effectué une demande de formation conventionnée.

Image ternie pour le centre de formation 

Une mauvaise gestion de l’assiduité pourrait donc nuire à l’image de l’organisme de formation professionnelle. Les clients se renseignent en effet sur la notoriété du formateur. Ils pourraient considérer le taux d’absentéisme ou d’abandon élevé comme un signe de manque de fiabilité. Raison pour laquelle, tout formateur doit disposer d’un programme de gestion d’assiduité efficace. 

Après tout, toutes les formations professionnelles ont été créées pour aider les stagiaires à atteindre un objectif professionnel précis :

  • facilité de l’insertion professionnelle,
  • développement des compétences,
  • perfectionnement des savoir-faire

Si les apprenants n’assistent pas à tous les cours et ne participent pas assez aux activités, effectuer une formation ne leur apporte rien.  Ils ont peu de chance d’acquérir de nouvelles connaissances. Les formateurs n’ont donc pas atteint leur objectif. 

Les solutions de gestion d’assiduité

Pour éviter toutes les sanctions mentionnées précédemment, les formateurs doivent adopter de bonnes techniques de gestion de l’assiduité. 

La gestion d’assiduité pour les formations en présentiel

Lors d’une formation continue en présentiel, la gestion de l’assiduité est plutôt simple. Le principe est de prouver la participation effective du bénéficiaire à l’apprentissage. Avant l’application de la réforme de 2018, les feuilles d’émargement suffisaient. Elles prouvent la présence de l’apprenant à chaque session. Par ailleurs, leur utilisation est toujours de rigueur. 

L’émargement peut aussi constituer une preuve juridique en cas d’inspection. Mais actuellement, les prestataires de formation professionnelle continue peuvent aussi :

  • prouver la réalisation du projet de formation,
  • vérifier les acquis par des tests,
  • prouver le succès du parcours avec la réussite aux examens.

La gestion d’assiduité pour les formations à distance

Lors d’une formation à distance ou FOAD, il est possible de mesurer l’assiduité des apprenants par :

  • la durée de leurs connexions à la plateforme,
  • le temps qu’ils passent sur le matériel de cours,
  • leurs participations aux discussions en ligne,
  • les soumissions d’assignations,
  • leur participation aux activités pratiques. 

L’utilisation des solutions d’émargement numérique

Les formateurs ont actuellement accès à des outils efficaces pour assurer une bonne gestion de l’assiduité. On cite entre autres la solution d’émargement numérique Edusign. Pratiques et faciles à utiliser, ils peuvent être utilisés lors :

  • d’une formation initiale 
  • d’une formation continue en présentiel,
  • d’une formation à distance,
  • d’une formation pour bilan de compétences ou VAE,
  • d’une formation en alternance
  • ou encore d’une formation entreprises 

Le principe est de planifier des sessions de cours et d’informer les concernés à ce sujet en leur envoyant des fiches de renseignement. Elles feront alors office de feuilles de présence. Il faut demander aux apprenants de les signer par mail ou par un code QR ou lien.

A la fin des sessions, les formateurs peuvent récupérer les feuilles de présence signées. En cas d’absence, Edusign offre à l’apprenant la possibilité de joindre un justificatif. Le prestataire de formation peut alors l’exporter et le télécharger en quelques clics.