Les temps changent et les outils du quotidien se modernisent.
Avec les nouvelles technologies, notre mode de vie et nos habitudes ont changés.
On s’appelle en visio, on fait notre shopping en ligne, on effectue nos démarches administratives sur internet…
Il en est de même pour nos documents : on tend à les envoyer par mail, on les scan, on signe certains documents sur un terminal.
Et si on faisait de même pour les feuilles d’émargement ?
Qu’est-ce que l’émargement ?
C’est l’action de signer une feuille de présence ou un document.
Les feuilles d’émargement sont utilisées par les organismes de formation et les établissements d’enseignement supérieur.
Cela est utile afin de connaitre le nombre d’apprenants présents et absents.
La signature de la feuille de présence (ou d’émargement) est donc une formalité administrative dans les centres de formation.
La feuille de présence : acte faisant foi devant la loi
Cependant, elle est loin d’être banale.
Sa valeur juridique est utile au stagiaire, au formateur, à l’entreprise et à l’organisme financeur.
Les apprenants et les étudiants doivent signer cette feuille de présence.
Cela va permettre la mise en facturation et la prise en charge de leur formation par les OPCO / OPCA.
La feuille d’émargement constitue ainsi, en une preuve juridique de la réalité de l’action de formation.
Stipulée par le Code du Travail qui régit les formations.
Pourquoi l’émargement est si important ?
Lorsque le formateur indépendant intervient comme sous-traitant d’un organisme de formation.
La feuille d’émargement formation peut donc servir de justificatif à sa rémunération.
Les organismes financeurs sont également en droit de contrôler les états d’émargement.
La feuille de présence représente donc l’un des justificatifs les plus simples à fournir, mais aussi l’un des plus importants.
Le ou les formateurs/professeurs présents ainsi que les stagiaires/étudiants/apprenants signent la feuille d’émargement à chaque début de cours ou formation.
Elle permet de suivre ainsi l’assiduité, mais aussi la ponctualité.
Elle se présente ainsi :
- Le lieu
- La date et l’heure
- Le nom du formateur/professeur
- L’intitulé du cours/de la formation
- Les noms des apprenants présents.
Les failles de la feuille de présence papier
Généralement, l’émargement de la feuille de présence survient lorsque les apprenants ont quitté le lycée.
Depuis la primaire jusqu’à l’obtention du baccalauréat, les professeurs font « l’appel » afin de vérifier l’assiduité des élèves.
La circulation de cette feuille se fait donc sans contrôle du formateur.
Ainsi, les apprenants peuvent signer au nom d’un collègue/camarade absent.
A la fac, il n’est pas surprenant d’entendre « tu peux signer pour moi ? Je sèche ce cours mais je ne veux pas avoir d’absence ».
Car dans l’enseignement supérieur, le CROUS retirent les bourses des étudiants absentéistes.
Ou parfois, certains professeurs portent attention à l’assiduité des étudiants avant de corriger leurs copies.
Ce qui peut, ainsi, jouer un rôle dans l’attribution de la note.
Pour prendre un autre exemple, on peut aussi noter la fois où ce professeur de Droit à l’Université devait faire émarger ses étudiants avant un partiel.
Ils devaient venir signer un par un avec la carte étudiante, afin de s’assurer qu’ils étaient :
1. Bien présents
2. Être ceux qu’ils prétendaient être
Le partiel était censé durer 1h30, mais toute ces mesures préventives ont duré environ 30 minutes car il y avait un total de 100 étudiants.
Les OPCO, au cœur du financement
Avez-vous déjà entendu parler des OPCO (Opérateur de Compétences) ?
Anciennement appelé OPCA (organismes paritaires collecteurs agréées), l’un de ses rôles est de financer les formations professionnelles.
Lorsqu’une école de commerce (en alternance) dit que c’est l’entreprise qui paye la formation des élèves, ce n’est pas vraiment l’entreprise qui paye, mais bien les OPCO.
Le financement de la formation professionnelle
Les opérateurs de compétences (OPCO) assurent le financement des formations professionnelles.
Selon les modalités de prise en charge fixés par les branches professionnelles, ainsi que les transitions professionnelles de certains salariés qui souhaiteraient changer de métier, se qualifier, se reconvertir etc.
L’OPCO prend donc en charge les dépenses de tutorat et de formation pédagogique des maîtres d’apprentissage pour les entreprises de moins de 11 salariés.
Les dépenses sont également prises en charge à hauteur de maximum 15 € par heure de formation dans la limite de 40 heures.
Le compte personnel de formation (CPF) est chargé de ce soutien, dans le cadre de projets de transition professionnelle (CPF de transition).
Les OPCO assurent un service de proximité auprès des TPE-PME les effectifs ne dépassent pas 50 salariés afin :
- D’améliorer l’information et l’accès des salariés de ces entreprises à la formation professionnelle.
- D’accompagner ces entreprises dans l’analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle.
Les salariés d’une entreprise peuvent ainsi se rapprocher de l’OPCO dont relève leur employeur.
Et ainsi, obtenir des informations sur le financement d’un éventuel projet de formation.
Leurs autres missions consistent à apporter un appui technique aux branches professionnelles pour :
- établir la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).
- les accompagner dans leur mission de certification (construction des référentiels de certification qui décrivent précisément les capacités, compétences et savoirs exigés pour l’obtention de la certification visée).
- de favoriser la transition professionnelle des salariés.
La liste officielle des OPCO
En conclusion, depuis le 1er avril 2019, il existe 11 opérateurs de compétences.
Et ils représentent donc l’ensemble des branches professionnelles en France (environ de 329 branches).
Toute entreprise est rattachée à un OPCO, en fonction de son activité.
Et cela, même si elle n’est pas couverte par une convention collective.
Les OPCO sont moins nombreux que les OPCA auparavant, qui étaient au nombre de 20.
Voici la liste complète des opérateurs de compétences.
- OPCO AFDAS = Culture, médias, loisirs, sport
- OPCO ATLAS = Services financiers et conseil
- OPCO Cohésion sociale
- OPCO ESSFIMO = Entreprises à forte intensité de main d’œuvre
- OPCO OCAPIAT = Agriculture, pêche, agroalimentaire
- OPCO 2I = Interindustriel
- OPCO Construction
- OPCO Mobilités
- OPCO Entreprises de proximité
- OPCO Santé
- OPCO Commerce
Les OPCO constituent ainsi les organismes financeurs.
C’est donc pour cela que les organismes de formation et les établissements de l’enseignement supérieur conservent ces signatures obligatoires au début de chaque cours.
L’émargement papier coute environ 40 à 50 euros par apprenant. Et peut, de ce fait, valoir plusieurs centaines d’euros pour les OPCO.
Mais, il faut ajouter à cela les coûts administratifs, la numérisation des documents, les retards dans la formation etc.
Cela représente ainsi une somme pour l’Etat.
D’où l’importance de l’archivage et l’indexation des documents afin de réduire les coûts.
La dématérialisation : comment ça fonctionne ?
La dématérialisation de l’émargement est l’action d’émarger via des outils numériques.
Les feuilles d’émargement sont donc désormais en ligne (numérique), on signe sur le smartphone ou sur la tablette.
Bonne nouvelle pour les plus écologistes d’entre vous : en plus de réduire les coûts, on supprime le papier.
Edusign est une solution de dématérialisation des feuilles de présence, voici comment ça marche :
- Le formateur établi une liste de participants à son prochain cours/formation.
- Dès le début du cours, il envoie la feuille d’émargement à la liste d’apprenants par mail.
- Ces derniers peuvent ainsi attester de leur présence en se connectant à l’application « Edusign » et peuvent signer par mot de passe, QR Code ou code PIN.
- Dès qu’un participant a signé, la mention « Présent » apparaît immédiatement à côté de son nom.
- Dans le cas contraire, il sera marqué comme étant « Absent ».
- Cela génère automatiquement un pourcentage d’assiduité, qui permet aisément de suivre quels élèves assistent de manière régulière au cours, et cela en un coup d’œil.
Ces signatures sont ensuite archivées vous permettant de les utiliser comme justificatif.
D’après les fondateurs de la Start-Up : « Il faut en moyenne 5 à 10 minutes pour que toute une classe émarge lors d’un cours. Par ailleurs, les feuilles se perdent, sont sujettes à la fraude et ne sont pas sécurisées. Cela représente un coût moyen de 45 euros par apprenant et par an sur une formation longue. »
En effet, la gestion des feuilles d’émargement est un exercice chronophage qui demande au formateur de se focaliser sur les tâches administratives, plutôt que sur sa tâche principale : le partage de son savoir.
La dématérialisation des attestations d’assiduité est donc un bon moyen de réduire les coûts, de gagner du temps, et de réunir les informations essentielles.
Ce procédé permet de simplifier et surtout d’optimiser toutes les étapes de gestion et de traitement des feuilles d’émargement et ce de la collecte des signatures à l’archivage.
Ainsi, en plus d’être une source de perte de temps, les feuilles d’émargement papiers sont sujettes à la fraude et ne sont pas automatisées ni standardisées.
Edusign apporte donc une solution sans coût d’installation (gratuite à l’installation) et facile à prendre en main par tous les acteurs, étudiants, professeurs et corps administratif.
La numérisation : quels avantages ?
Les avantages de la dématérialisation de l’émargement sont nombreux, on peut en citer quelques-uns :
- Optimisation du coût, mais aussi de la gestion : L’intervenant a accès aux sessions de formation qu’il doit animer, il y retrouve la liste des participants depuis l’application.
- Lorsque la session est terminée, l’ensemble des informations de présence sont traitées et conservées par le logiciel. Les feuilles de présence sont enregistrées en PDF et donc authentiques.
- Ne vous fatiguez plus : Plus besoin d’imprimer, de signer, ni de scanner vos documents.
- La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
- Réduction des coûts : Economie de papier, d’encre, des frais liés à la gestion/archivage.
- Gain de productivité et de temps : Il y a en moyenne 26 heures de cours par semaine. Environ 4 heures hebdomadaires sont inutilisées à cause d’une procédure aussi simple que de savoir si une personne est présente ou non.
- Amélioration de la traçabilité et de la fiabilité grâce à la suppression de tâches manuelles.
- Participe à la préservation de l’environnement : impact écologique réduit grâce à la suppression du papier.
- Incite les apprenants à assister aux cours : réduction du taux d’absentéisme .
- détecter rapidement des problèmes (notamment de décrochage scolaire).
Voici une vidéo expliquant l’importance et les avantages des feuilles de présence numérique Edusign
L’environnement, au cœur des préoccupations
Pourquoi le papier est problématique ?
Utilisé depuis des siècles, le papier est un objet du quotidien dont il serait difficile de se passer.
Mais cela fait quelques années que nous sommes conscients qu’il faudrait réduire notre consommation : contribution à la déforestation, rejet de substances toxiques dans la nature et dans l’air…
Quelle est réellement l’étendue de son impact ?
8,8 millions de tonnes
C’est la consommation de papier en France, par an, soit l’équivalent de 279 kilos de papier par seconde
La fabrication du papier : facteur favorisant la déforestation
De manière générale, le papier vient de la transformation du bois en pâte.
Le bois est constitué à 50% de fibres de cellulose, qui, par des techniques chimiques ou mécaniques, est transformé en pâte.
Le traitement mécanique consiste à aplatir le bois en fibres pour obtenir une pâte de qualité moindre.
1 tonne de papier classique nécessite ainsi 2 à 3 tonnes de bois.
Environ 250 000 forêts tropicales disparaissent chaque semaine à travers le monde.
Afin de lutter contre cela, l’industrie papetière à limiter les dégâts liés à la fabrication du papier sur l’écologie.
Le chlore a longtemps été utilisé en tant que principal agent de blanchiment, et rejeté dans la nature, ce qui est donc abrasif et polluant.
Aussi, Le processus de fabrication de papier exige une quantité astronomique d’eau pour l’extraction des fibres de bois.
En d’autres termes, la fabrication du papier consomme plus d’énergie que son impression.
A cause de cette activité énergivore, l’industrie papetière est le premier utilisateur de biomasse, constituée des sous-produits du processus de production (liqueurs de cuisson, écorces).
Les conséquences de la fabrication du papier sur l’environnement ou l’écologie sont considérables.
Voici une courte vidéo pour y voir plus clair :
Support numérique : zéro impact écologique ?
Le document dématérialisé semble être beaucoup plus vert.
Ici, pas de bois coupé, ni d’industrie : seulement du virtuel.
Pourtant, les choses ne sont pas aussi simples qu’il n’y paraît.
Outre l’utilisation de l’ordinateur qui consomme environ 1,64 kWh par jour (s’il est allumé pendant 8h), la création du document, lui, pèse aussi sur le bilan environnemental.
Selon les calculs de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), envoyer un courrier électronique de 1 Mo à une personne équivaut à la consommation directe de 25 Wh, soit 25 minutes d’utilisation d’une ampoule de 60 W et environ 3 grammes d’équivalent CO2.
Et cela est sans compter la consommation énergétique du numérique dans le monde augmente d’environ 9% par an.
Le trafic sur les réseaux de télécommunication et dans les data centers grimpe en flèche : le nombre de smartphones passera de 1,7 milliard en 2013 à 5,8 milliards en 2020, ce qui correspond à une croissance de 11% par an.
47% des émissions de gaz à effet de serre sont dues aux équipements des consommateurs (ordinateurs, smartphones, tablettes, objets connectées…)
La production d’équipements numériques demande des quantités importantes de métaux rares et critiques : le tantale indispensable aux téléphones portables, l’indium pour la fabrication des écrans plats. En moyenne, il faut mobiliser 50 à 350 fois leur poids en matière pour produire des appareils électriques à forte composante électronique et la phase de fabrication consomme plus d’énergie que la phase d’utilisation.
Mais comment diminuer l’impact sur l’environnement tout en utilisant nos outils numériques ?
- Afin de diminuer son impact sur l’environnement, il est nécessaire de consommer responsable et en tenant compte de ses réels besoins : ce qui signifie qu’il faut faire durer les équipements numériques et ne pas céder à la tentation de la société de consommation (88% des français changent de portable alors que l’ancien fonctionne encore)
- Adapter ses équipements à ses besoins réels
- Choisir des biens avec certifications environnementales
- Limiter sa consommation d’énergie
La dématérialisation est donc un atout pour la protection de l’environnement seulement elle engendre un effet rebond vecteur de pollution.
Afin de diminuer l’impact environnemental de cette dématérialisation, il vaut mieux préconiser l’utilisation responsable des appareils.
Quid de la sécurité ?
Sécuriser l’émargement de l’apprenant
Afin de lutter contre la fraude (apprenant qui signe pour un autre) et assurer la fiabilité des taux de présence et d’absentéisme, il est impératif de sécuriser l’émargement en ligne.
Quels sont les modes de signature les plus sûrs ?
QR Code : Idéal pour les formations longues (de plus de 5 jours), projeté en présentiel ou envoyé à l’aide d’un partage d’écran pour les formations à distance, il permet aux apprenants d’attester leur présence.
Le QR Code dure seulement 5 secondes, garantissant ainsi que le signataire est bien dans la salle au moment de la signature.
Il n’est pas possible de le réutiliser au-delà de ces 5 secondes.
code PIN : Idéal pour les formations en présentiel, avec ou sans PC/Tablette.
Le code s’affiche sur votre écran, et grâce à celui-ci, les apprenants peuvent signer depuis n’importe quel appareil.
Par email : Après ouverture de la « session » de formation par l’intervenant, les apprenants ont la possibilité de signer la feuille sur PC/Tablette/Smartphone depuis l’application.
L’intervenant peut passer l’élève absent, ou même l’exclure.
Blockchain : Mode de stockage et de transmissions des données transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle, sous forme de blocks liés les uns aux autres et protégés contre toute modification
Reconnaissance faciale : application logicielle visant à reconnaître une personne grâce à son visage de manière automatique.
A noter que ces deux derniers modes ne sont pas disponibles en France
Edusign, en plus de ces 3 modes de signatures ci-dessus, en propose encore 2 (tablette de l’intervenant et/ou son terminal).
Et rajoute à cela l’horodatage et la géolocalisation du signataire, rendant ainsi la triche impossible.
Qu’en est-il de la protection de mes données ?
Le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles)encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».
Une personne peut être identifiée :
- de manière directe (nom, prénom)
- de manière indirecte (n° client, un numéro (de téléphone), une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, économique, culturelle ou sociale, mais aussi la voix ou l’image).
Qu’est-ce qu’un traitement de données personnelles ?
Un traitement de données doit avoir un objectif, on ne peut pas collecter ou traiter des données personnelles simplement au cas où cela serait utile un jour.
A chaque traitement de données doit être assigné un but, qui doit bien évidemment être légal et légitime.
Exemple : vous collectez sur vos clients de nombreuses informations, lorsque vous créer un compte client ou éditez une facture. Toutes ces opérations sur ces données constituent votre traitement de données personnelles ayant pour objectif la gestion de votre clientèle.
Un « traitement de données personnelles » est une opération, ou ensemble d’opérations, consistant à une manipulation des données personnelles : collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement.
Qui est concerné par le RGPD ?
Tout organisme indépendamment de sa taille, son pays d’implantation et son activité.
En effet, le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, du moment :
- qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne,
- ou que son activité cible des résidents européens.
Ainsi, une entreprise dont le siège se trouve en France et exportant ses produits à l’étranger, doit respecter le RGPD.
Autre exemple, un site américain de prêt-à-porter qui propose la vente de ses produits en France doit respecter le RGPD.
Le RGPD concerne aussi les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’autres organismes.
Par conséquent, si vous traitez ou collectez des données pour le compte d’une autre entité (entreprise, collectivité, association), vous avez des obligations spécifiques pour garantir la protection des données qui vous sont confiées.
Comment seront traitées mes données ?
Un SAE (système d’archivage électronique), appelé parfois “coffre-fort électronique”, permet la gestion et la numérisation des documents d’un organisme lors d’une dématérialisation.
Il rend les données flexibles et sécurisées.
C’est un réel avantage pour une entreprise car adopter un SAE c’est s’assurer un gain de temps important.
Le système d’archivage électronique permet un traitement précis des données.
Il peut être facilement conforme au RGPD s’il respecte certaines normes.
Des entités comme AFNOR délivrent la certification NF qui garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés électroniquement.
Ces entités s’assurent de la bonne conservation des documents afin de conserver leur valeur propre.
La certification NF Z42-013 s’assure de la seule conservation des données nécessaires et réglementaires.
Cette norme peut également supprimer des données arrivées à échéance.
Et côté juridique, quelle en est la validité ?
La valeur d’une signature
Une signature est un graphisme manuscrit qui permet, d’une part, d’identifier l’auteur d’un document et, d’autre part, d’attester son approbation : montrer qu’on est d’accord avec le contenu du document et qu’on le reconnait.
Elle permet aussi d’authentifier un document.
Elle doit rester invariable afin d’attester de sa valeur.
En quoi consiste la signature électronique ?
On distingue deux types de signature :
- Numérique : Une signature numérique est une suite de chiffres et de lettres.
- Numérisée : une signature numérisée est identique à une signature manuscrite, et est réalisée sur smartphone ou tablette.
La signature électronique est la transposition de la signature manuscrite dans le monde numérique. Elle doit être réalisée en direct, un scan ne vaut pas signature.
Tout comme la signature manuscrite, elle garantit l’identité du signataire, l’intégrité et la traçabilité du document.
Quelle est sa valeur ?
Par conséquence la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.
En effet, une signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant le lien de la signature avec le document sur lequel est apposée.
Le procédé est réputé fiable.
Il existe de nombreuses manières pour authentifier la signature électronique : dans la majorité des cas d’un certificat numérique porté sur différents supports qui permet d’identifier le signataire et d’assurer la validité du document.
Comment ça fonctionne ?
Les professionnels utilisent parfois ce procédé afin de faciliter la gestion administrative.
Si vous faites du e-shopping (shopping en ligne), et que vous souhaitez payer à l’aide de votre smartphone, il est probable que votre banque vous envoie un code qui permet de valider la transaction.
Cela apporte aux internautes une protection renforcée contre l’usage frauduleux de leur identité.
Tous les contrats dématérialisés peuvent être signés électroniquement : qu’il s’agisse d’un avenant ou d’un devis. Ces pièces constituent des justificatifs, et sont donc à conserver.
La signature électronique peut vous être proposée même lorsque vous êtes présent physiquement, notamment pour la souscription de contrat de prestations de services, crédit, assurance.
Quelle est la valeur des feuilles d’émargement numérique ?
D’après AGA France, la loi du 13 mars 2000 du Code civil reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige.
Dès lors, l’écrit sur support électronique a la même force probante que celui sur support papier, “sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”.
Deux conditions sont exigées pour que l’écrit numérique soit admis comme une preuve :
- l’identité de son auteur doit être certaine afin de savoir qui porte la responsabilité du document,
- le document ne doit pas pouvoir faire l’objet de modifications ultérieures
Les feuilles de présences dématérialisées ont donc la même valeur juridique que les feuilles papier.
L’authenticité du document est garantie par l’apposition d’une date et d’une heure, ainsi que la signature.
Ces feuilles numérisées consistent en la collection d’éléments de preuves, faisant juridiquement foi.
Les OPCO, FSE, DIRECTTE et autres organismes les acceptent.
Infographie
https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on
https://blockchainfrance.net/decouvrir-la-blockchain/c-est-quoi-la-blockchain/
https://www.iesegconseil.fr/blog/dematerialisation
https://www.leparisien.fr/societe/quelle-est-la-valeur-d-une-signature-28-08-2001-2002340468.php
https://www.appvizer.fr/magazine/communication/editique-dematerialisation/dematerialisation
https://ecotree.green/blog/le-papier-est-il-mauvais-pour-l-environnement