La signature électronique est une véritable révolution pour le paysage administratif. En occurrence, elle présente de nombreux avantages pour la formation. Elle est même devenue incontournable pour les cours en ligne.

Opter pour le fichier de signature numérique permet d’éliminer les désagréments liés à l’utilisation du papier. Il est plus pratique, plus économique, et plus écologique. L’outil de signature numérisée offre aussi une meilleure gestion des documents.

Malgré les craintes, la signature électronique est tout à fait sécurisée. Aujourd’hui, elle serait même plus fiable qu’une signature manuelle.

Pour en savoir davantage, voici les 6 avantages de la signature électronique pour le domaine de la formation.

1 – La signature électronique pour un processus plus efficace

La signature par voie électronique simplifie le processus de validation dans le cadre d’une formation. D’abord, chaque signataire peut voir l’état du document numérique : s’il est en attente, s’il a été signé, à quel niveau stagne-t-il, etc. Le concerné peut alors réagir tout de suite. L’intéressé peut également signaler les responsables qui n’ont pas encore signé.

  • Cette méthode permettant de signer numériquement offre un suivi rigoureux du processus administratif. 
  • Le centre de formation peut alors améliorer la qualité du service. 
  • Le processus est en outre beaucoup plus rapide. 

C’est un bon point pour la satisfaction des apprenants qui sont de plus en plus exigeants.

2 – Une démarche à distance

La solution de signature électronique brave les contraintes de la géographie. C’est une véritable révolution pour le domaine de la formation. En effet, le fait de pouvoir signer des documents à distance renforce l’accessibilité de l’éducation. Les apprenants du monde peuvent s’inscrire à des formations internationales. Aussi, les centres de formation peuvent offrir une formation digitale au-delà des frontières.

À l’ère du digital, il est crucial de numériser tout le processus. Les apprenants délaissent peu à peu les cours en présentiel pour une simple raison : ils ne souhaitent plus se déplacer. Et si 5 heures de cours n’en valent pas la peine, une simple signature l’est encore moins.

C’est tout l’intérêt de la forme de signature électronique. Les apprenants n’ont plus besoin de se déplacer pour signer des formulaires et des contrats. Les formateurs et les chefs d’établissement non plus. Ils peuvent signer des documents de n’importe où, sur ordinateur, tablette ou smartphone.

De plus, il est désormais possible de délivrer des attestations et des certificats à distance grâce à la signature du document électronique. La formation devient alors plus attractive.

3 – Des documents sécurisés avec la signature électronique 

Les signatures numériques ne sont pas que des imitations de la signature manuelle. Si c’était le cas, tout le monde pourrait la reproduire. Ce genre de pratique favoriserait les fraudes et les manipulations.

En France, la validité de la signature électronique respecte le règlement UE n°910/2014 sur la transaction numérique. Seule une signature conforme à ce règlement sera considérée comme une signature valide. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuelle. On parle de signature électronique qualifiée. Pour ce faire, le signataire doit avoir un certificat de signature. 

La signature électronique avancée respecte un mécanisme d’authentification. La signature et le signataire sont liés par son empreinte électronique. Il faut confirmer l’identité du signataire avant de pouvoir signer un quelconque document. Ainsi, chacun peut garantir un niveau de sécurité élevé et l’intégrité du document signé.

Ce fait renforce la crédibilité de la formation en ligne. Une attestation signée électroniquement possède la même valeur que tous les autres certificats, tant que le centre de formation est agréé. De même, l’inscription à distance d’un apprenant est valide, tant que son empreinte numérique a été authentifiée.

4 – Un geste pour l’environnement

Faire signer un document électronique fait partie du processus de dématérialisation. Le centre de formation n’utilise plus de document papier. Il contribue alors à préserver les ressources naturelles et à réduire les déchets.

En plus, il est plus pratique d’archiver des documents électroniques.

Par ailleurs, la gestion des ressources n’est pas le seul avantage écologique de ce système de signature. En effet, l’expédition de documents à signer favorise l’émission de gaz à effet de serre. Ainsi, la signature électronique permet de réduire son empreinte carbone liée au transport.

Ce geste écologique est bénéfique pour l’image du centre de formation. En effet, s’engager pour la préservation de l’environnement est très important pour gagner les faveurs des parties prenantes, mais aussi pour attirer plus d’apprenants.

5 – Un gain de temps précieux

Autrefois, une simple signature pouvait prendre un délai qui paraît indécent aujourd’hui. Prenons la formation à distance. Pour que l’apprenant ne se déplace pas, le centre de formation devrait lui envoyer les formulaires d’inscription par la poste. Le destinataire devait alors signer un papier, puis le réexpédier par la poste. Ce processus pouvait prendre des jours, voire des semaines, en fonction de la distance.

Plus tard, internet a révolutionné l’administration. Pour faire signer un papier, l’expéditeur peut envoyer un mail. Le destinataire doit ensuite l’imprimer, le signer, le scanner, puis le renvoyer par mail. Avec une bonne réactivité, les signatures sont faites en quelques heures seulement.

Par ailleurs, un procédé de signature électronique avancée fait gagner encore plus de temps. De 8 jours pour la poste, à 3 heures pour l’e-mail, le processus se réduit à quelques minutes seulement. Le logiciel de signature permet de signer électroniquement le document en quelques clics.

De ce fait, le processus de validation devient plus rapide, car toutes les parties signataires évitent les aléas des méthodes traditionnelles. L’apprenant peut accéder à son cours le plus tôt possible.

Ces types de signatures électroniques permettent aussi de faciliter la signature de validation au niveau du corps professoral. Les plateformes de formation peuvent publier les nouveaux contenus rapidement.

6 – La signature sous forme électronique, c’est moins de dépenses

Faire signer un papier à distance implique de nombreux coûts, souvent sous-estimés. Il faut considérer le papier, les cartouches d’encre, les enveloppes, les timbres, le transport, etc. Ce type de signature numérique permet de supprimer toutes les dépenses.

Le centre de formation peut désormais concentrer ses ressources sur des activités plus rentables. Il peut même optimiser la répartition des tâches pour les ressources humaines.

De son côté, les frais associés aux différents processus de signature de documents peuvent devenir un frein pour l’apprenant. En effet, toutes ces dépenses vont alourdir ses frais de formation. De plus, il n’a pas forcément le matériel comme l’imprimante à portée de main.

A la recherche d’une meilleure solution d’émargement pour mieux gérer l’assiduité des apprenants ?  Edusign propose des solutions de dématérialisation de feuilles de présence à moindre coût et efficaces pour les entreprises de formations. Plus de 2500 organismes de formation ont déjà adopté nos outils d’émargement numérique.