En resumen: una hoja de asistencia en formacion es el documento en el que cada alumno firma para acreditar su presencia en una sesion. Obligatoria para justificar financiaciones y satisfacer los requisitos de certificacion de calidad, debe incluir menciones precisas y conservarse al menos cuatro anos. Para los equipos administrativos de los organismos de formacion, pasar a la hoja de asistencia digital elimina el riesgo de perdida, fraude y rechazo por parte del organismo financiador.
Una hoja de asistencia es un documento administrativo en el que los participantes de una sesion de formacion firman para acreditar su asistencia. Constituye la prueba principal de la ejecucion de una accion formativa y condiciona el pago de las financiaciones por parte de los organismos financiadores.
Puede ser colectiva (una hoja para todo el grupo por media jornada) o individual (una hoja por alumno para todo el recorrido). Los organismos de financiacion suelen especificar el formato esperado en sus pliegos de condiciones.
La hoja en papel es legal pero tiene limitaciones concretas: riesgo de perdida, posibilidad de fraude, proceso que consume tiempo, imposibilidad en formacion a distancia y riesgo de rechazo por parte del financiador. Una solucion digital certificada eIDAS elimina cada uno de estos puntos de friccion.
Las hojas de asistencia deben conservarse al menos cuatro anos tras el final de la formacion. Para programas certificantes se recomiendan cinco anos. Con Edusign, el archivo es automatico en un cofre electronico seguro accesible en todo momento.
Mas informacion: solucion de asistencia de Edusign, asistencia presencial y firma electronica de documentos.
Una hoja de asistencia valida debe incluir: nombre y apellidos y firma de cada participante, titulo de la formacion, fechas y horarios de cada sesion, lugar de formacion, nombre y firma del formador, datos del organismo de formacion y referencia al convenio de formacion. Algunos organismos de financiacion exigen menciones adicionales. Compruebe siempre los requisitos especificos de su financiador.
Las hojas de asistencia deben conservarse al menos cuatro anos tras el final de la formacion. Para programas certificantes se recomiendan cinco anos. Con Edusign el archivo es automatico en un cofre electronico seguro accesible en todo momento.
Existen plantillas Word y Excel disponibles en linea, pensadas para firmas manuscritas. Para formacion digital o para garantizar el valor legal de las firmas, se recomienda una solucion especializada como Edusign, que genera automaticamente hojas conformes con firmas certificadas eIDAS.
Si. Las hojas de asistencia digitales producidas por soluciones certificadas eIDAS son aceptadas por todos los principales organismos de financiacion. Edusign ha sido explicitamente validado por los principales financiadores. Condicion: la hoja debe incluir las menciones obligatorias y un enlace de verificacion de autenticidad de las firmas.
No. Una firma electronica conforme al reglamento eIDAS sustituye validamente a la firma manuscrita en una hoja de asistencia. Tiene el mismo valor juridico y es reconocida por todos los organismos de financiacion de la formacion profesional.
