La digitalización es el reemplazo en una empresa u organización de sus soportes de información físicos por archivos informáticos y computadoras. Digitalizar un documento significa producirlo directamente en formato digital desde un sistema de información. La digitalización implica reorganizar profundamente el proceso de tratamiento de un flujo de documentos. Estos documentos pueden ser tareas a realizar, herramientas implementadas o procedimientos.
A partir de los años 2000, la digitalización se impuso. El papel ha sido durante mucho tiempo el único sistema de información para las empresas. Hoy en día, finalmente ha sido reemplazado por el documento electrónico.
La digitalización concierne tanto a las administraciones públicas como a las empresas privadas. Todos los servicios de una empresa pueden estar involucrados: recursos humanos, informática, compras, departamento legal, etc.
¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?
Para pasar a la digitalización, primero es necesario digitalizar todos los documentos que aún existen en formato papel. Para hacerlo, se puede utilizar un escáner o un software de reconocimiento óptico de caracteres. Esto evitará tener que introducir manualmente toda la información de los documentos.
Digitalizar un documento implica producirlo directamente en formato digital a partir de un sistema de información. La digitalización de las facturas, por ejemplo, se ha vuelto obligatoria. Desde el 1 de enero de 2020, las empresas están obligadas a enviar sus facturas al sector público en formato electrónico. Además, la ley de finanzas para 2020 introdujo la obligación de facturación electrónica. Los intercambios entre empresas sujetas al IVA establecidas en Francia están afectados por esta ley.
La digitalización debe ir acompañada de una herramienta de gestión de documentos, comúnmente conocida como GED (Gestión Electrónica de Documentos). Este software facilita la gestión de los flujos documentales que circulan dentro de una empresa. Por lo tanto, permite un intercambio eficiente de información y la gestión, almacenamiento e incluso modificación de los documentos.
Esta gestión electrónica de documentos debe ir acompañada de un Sistema de Archivo Electrónico (SAE) para los documentos. En lo que respecta a los documentos que requieren una firma, la firma electrónica se posiciona como la solución más adecuada. De hecho, la firma electrónica permite invitar a las personas a firmar documentos en línea de forma segura, y los documentos firmados tienen un valor jurídico real.
Para ello, es muy recomendable utilizar medios electrónicos como software y/o hardware. En particular, es posible recurrir a un archivo de terceros para llevar a cabo todas las operaciones relacionadas con estos documentos, tales como:
- adquisición
- digitalización
- validación
- archivado
- clasificación
¿Por qué usar la digitalización de documentos?
La digitalización permite ahorrar tiempo, recursos humanos y dinero. Todos los flujos de documentos están sujetos a la digitalización. La información está disponible en línea de manera compartida por todos los actores autorizados, según los derechos que se les otorgan. El trabajo colaborativo y la movilidad son ampliamente favorecidos, lo que permite ganar en tiempo y fluidez, siendo más eficientes con total seguridad. El almacenamiento y la confiabilidad de las operaciones de procesamiento generan ganancias de productividad para las empresas.
- Los beneficios
La digitalización de los documentos y datos de una empresa en la web permite reducir significativamente su huella ecológica. Menos papel significa reducir el consumo de tinta y, por lo tanto, una mejor protección del medio ambiente.
Además del espacio y la huella ecológica que puede tener el almacenamiento de papel, esta solución también conlleva numerosos costos. En primer lugar, los gastos relacionados con la impresión, la compra de tinta, papel, mantenimiento de impresoras, entre otros. Las archivos también requieren una labor organizativa importante. Este trabajo puede ser asignado a un miembro de la empresa, lo que genera costos adicionales.
Clasificar y archivar los documentos demanda mucho tiempo. La digitalización permite ahorrar considerablemente tiempo. Además, facilita la búsqueda de lo que se está buscando.
Optar por la digitalización de documentos permite ganar un espacio considerable.
- LOS INCONVENIENTES
Si tus documentos están almacenados en servidores externos o en la nube, necesitarás ayuda para su gestión. Sin embargo, es posible obtener asistencia, especialmente a través de software de GED (gestión electrónica de documentos). Hay muchos programas como Edusign que te permitirán administrar los accesos y los derechos a estos documentos, además de asegurarlos.
La digitalización requiere una inversión bastante significativa. De hecho, para limitar el riesgo de tener problemas de almacenamiento más adelante, sería necesario adquirir equipos potentes y adaptables.
La digitalización de las empresas es un proceso que afecta a muchos servicios y áreas. Ya sea para simplificar la organización de la empresa o para enfrentar la complejidad de ciertos procesos administrativos, la digitalización se vuelve esencial para las empresas.
