Hoy en día, la firma de contratos se realiza cada vez más a menudo por correo electrónico por razones de practicidad y ahorro de tiempo. Pero, ¿cómo asegurarse de que este proceso sea legal y seguro? En este artículo, le guiaremos paso a paso para firmar sus contratos por correo electrónico con total confianza.
Firmar contratos legalmente por correo electrónico
Quizás se pregunte si firmar un contrato por correo electrónico es legal. No se preocupe, en la mayoría de los países, las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas, siempre que se respeten ciertas reglas.
La clave es utilizar no una simple firma electrónica básica (como su nombre escrito con el teclado), sino una firma electrónica avanzada o cualificada. Estos tipos de firmas ofrecen un alto nivel de seguridad y autenticación gracias a medios de identificación fiables como códigos, SMS o verificación de identidad. Una firma electrónica avanzada es perfectamente adecuada para la mayoría de los contratos comerciales. Por otro lado, para actos realmente importantes como un acto notarial, es mejor optar por una firma electrónica cualificada con el máximo nivel de seguridad.
¡Pero eso no es todo! Para que su contrato firmado por correo electrónico sea totalmente válido, el servicio de firma también debe garantizar la integridad del documento, es decir, asegurarse de que no se ha modificado después de la firma, gracias a técnicas como el sellado electrónico cualificado.
Finalmente, no olvide que el propio contrato debe cumplir con las condiciones de validez previstas por la ley: objeto lícito, consentimiento no viciado, capacidad de las partes, etc. Al elegir un servicio de firma electrónica confiable, seguro y conforme a las regulaciones, y al verificar la validez legal de su contrato, puede firmar legalmente por correo electrónico.
El tutorial para firmar correctamente sus contratos por correo electrónico con Edusign
Ahora que hemos visto los aspectos legales, pasemos a los pasos concretos para firmar fácilmente sus contratos recibidos por correo electrónico:
- Abra el documento adjunto haciendo clic directamente en el enlace que la otra parte le haya enviado.
- Revise detenidamente el contrato y complete todos los campos solicitados (nombre, dirección, etc.). Verifique que todo esté correcto.
- Cree su firma electrónica única, ya sea dibujándola con el mouse/lápiz óptico o utilizando una imagen digitalizada de su firma manuscrita. Colóquela en los lugares indicados.
- Guarde y descargue el documento firmado.
¡Es tan simple como eso! Siguiendo estos pasos, puede firmar profesional y seguramente cualquier contrato por correo electrónico.
Las ventajas de la firma electrónica
Pero, ¿cuáles son las principales ventajas de firmar por correo electrónico en lugar de con una firma manuscrita? Aquí hay algunas:
- Rapidez y practicidad: no es necesario imprimir, firmar a mano, escanear y reenviar. ¡Un ahorro de tiempo apreciable!
- Reducción de costos: ahorros en impresión en papel, franqueo, etc. – Seguimiento y archivo facilitados en un espacio en línea seguro
- Respeto por el medio ambiente al evitar el desperdicio de papel
Por supuesto, la firma electrónica también tiene algunas desventajas menores, como un riesgo residual de fraude si las medidas de seguridad son insuficientes, posibles problemas técnicos y una aceptación legal que puede variar según el país.
¡Pero en general, las ventajas son mucho mayores! Es por eso que cada vez más empresas adoptan soluciones confiables como las nuestras para firmar electrónicamente sus contratos.
Preguntas frecuentes – Firmar sus contratos por correo electrónico con total confianza
¿Todavía tiene dudas sobre la firma electrónica de contratos por correo electrónico? ¡No se preocupe, aquí respondemos las preguntas más frecuentes sobre el tema!
P1: ¿Es legal firmar un contrato por correo electrónico?
Respuesta: Sí, en la gran mayoría de los países, las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas clásicas. Sin embargo, para estar totalmente en regla, se recomienda utilizar no una simple firma electrónica básica, sino una firma electrónica avanzada o cualificada, más segura. Verifique también que su contrato cumpla con las condiciones de validez previstas por la ley de su país.
P2: ¿Qué es una firma electrónica avanzada/cualificada?
Respuesta: A diferencia de una firma electrónica simple como su nombre escrito con el teclado, las firmas avanzadas y cualificadas utilizan medios de identificación fiables (códigos, SMS, verificación de identidad, etc.) para autenticar al firmante de manera segura.
La firma cualificada ofrece además un nivel máximo de seguridad, indispensable para actos muy oficiales como un acto notarial.
P3: ¿Cómo estar seguro de que el documento no ha sido modificado después de la firma?
Respuesta: No hay problema, los buenos servicios de firma electrónica garantizan la integridad de sus documentos gracias a técnicas como el sellado electrónico cualificado. Así, puede estar seguro de que el contrato no ha sido alterado después de haber sido firmado.
P4: ¿Cómo verificar si todas las partes han firmado?
Respuesta: Hay varias soluciones disponibles. Por ejemplo, puede solicitar acuses de recibo para confirmar que sus correos electrónicos con los contratos han sido recibidos y abiertos. O bien, opte por una plataforma de firma electrónica que ofrezca un sistema práctico para hacer un seguimiento del estado de las firmas.
P5: ¿Qué precauciones tomar para una firma por correo electrónico de manera segura?
Respuesta: Siga estos consejos: lea detenidamente el contrato antes de firmar, elija un método de firma electrónica avanzada/cualificada, verifique la identidad de su interlocutor, utilice un servicio de envío de correos electrónicos seguro y conserve pruebas de todos los intercambios de correos electrónicos relacionados con el contrato.
Como puede ver, firmar por correo electrónico es un proceso legal y aprobado, siempre que se sigan las buenas prácticas en materia de firma electrónica segura. Esperamos que esta guía le haya ayudado a ver más claro sobre la firma de contratos por correo electrónico. No dude en contactarnos si tiene más preguntas.
