Sous traitant formation : l’établissement d’un contrat en détails

Un bon nombre d’entreprises font désormais appel à un sous traitant formation pour former leurs employés. Cela présente de multiples avantages, notamment pour surmonter certaines contraintes telles que la compétence et le matériel. Il existe aujourd’hui plusieurs organismes de formation qui proposent cette prestation. Il devient donc plus facile pour les entreprises de former les salariés.

Néanmoins, il ne faut pas se précipiter malgré l’urgence. Des obligations légales, ainsi que d’autres avantages contraignent le donneur d’ordre et le prestataire de service à établir un contrat de sous-traitance.

Un contrat de sous-traitance formation protège les deux parties et favorise le bon déroulement de la formation. Voici tout ce qu’il faut savoir sur sa mise en œuvre.

Pourquoi avoir recours à un sous traitant formation ?

Les enjeux de la formation en entreprise ne sont plus nouveaux pour les ressources humaines. Il ne reste plus qu’à mettre en œuvre les programmes de formation. Néanmoins, il est impossible de dispenser une formation efficace sans les compétences requises. Il faut donc souscrire à une prestation externe.

Faire appel à des formateurs compétents

Certains employés en interne peuvent donner des formations à leurs collaborateurs. Par exemple, un chef de service peut former ses subordonnées dans le cadre de la réception d’un nouveau salarié ou dans le cadre d’un perfectionnement. Aussi, le département informatique peut former tous les collaborateurs pour l’utilisation d’un nouveau système d’exploitation.

Par ailleurs, certaines formations requièrent de recourir à des prestataires de service. Il serait plus sage pour la RH d’engager un organisme de formation, expert en pédagogie, pour les formations d’ordre techniques, technologiques ou organisationnelles. C’est d’autant plus important pour la formation des cadres.

Trouver les matériels indispensables

Une formation réussie peut nécessiter l’usage de matériels spécifiques dont l’entreprise ne dispose pas. Au lieu d’en acheter ou d’en louer, il serait plus intéressant (pratique et économique) de confier l’action de formation clé en main à des sous-traitants.

Bien que l’entreprise puisse fournir certains équipements, le prestataire de service se doit d’assurer la disponibilité de tous les supports nécessaires.

Le matériel commence par le local de formation. La RH peut se tourner vers un centre de formation qui dispose d’une salle à cet effet. Sinon, l’entreprise sous-traitante doit aussi se charger des accessoires pour une formation digitale. C’est-à-dire que dans le cas échéant, il équipe les apprenants de tablettes ou de smartphones.

Comment choisir son sous traitant formation ?

Le choix d’un prestataire de formation est déterminant pour la réussite de ladite formation. Le responsable de formation en entreprise se doit de souligner certains critères avant d’engager le sous-traitant :

• Formateur déclaré
• Sous-traitant agréé
• Formateur intègre

Une déclaration d’activité

Le prestataire de service doit avoir réalisé au préalable une déclaration de son activité. Il est donc reconnu par la loi comme étant un organisme de formation. Cette démarche est obligatoire dès la conclusion du premier contrat sous-traité. Dans ce cas, sa première entreprise cliente peut lui donner un délai pour l’émission de la déclaration.

Les qualités et titres de formateur

Il faut des titres d’agrément pour exercer le métier de formateur. Cela justifie auprès de sa clientèle que le prestataire a suivi et dispose des qualités requises pour dispenser une formation en entreprise. Cette règle concerne tous les formateurs de l’organisme. Les titres et qualités doivent correspondre strictement à la prestation de formation.

Les preuves de prestation de formation

Si l’organisme de formation affirme avoir déjà réalisé des prestations, il doit être en mesure de le prouver. C’est impératif en cas de contrôle des services régionaux de l’État. Du côté du donneur d’ordre, l’accès à ces pièces justificatives sert de référence pour soutenir l’intégrité du prestataire de service.

Pourquoi faire un contrat avec un sous traitant formation ?

La réponse semble évidente : pour le respect du cadre légal. Par ailleurs, l’établissement d’un contrat de formation en sous-traitance présente de nombreux avantages, autant pour le prestataire de service que le donneur d’ordre.

La définition du cadre de la prestation

Le contrat de prestation de service apporte des précisions sur les tâches confiées à l’organisme de formation. Il contient :

• L’intitulé de la formation,
• Les modalités de la formation,
• La durée et le nombre de séances
• Les conditions de travail du personnel désigné.
• La rémunération. S’agissant d’une prestation ponctuelle, le centre de formation peut définir un tarif à l’heure, à la journée ou au module. Il est important de fixer le prix avant de réaliser une prestation afin de l’inclure dans le contrat.

La sécurisation de la relation commerciale

L’écart est étroit entre l’emploi à plein temps et la sous-traitance, surtout si le personnel doit se déplacer dans les locaux d’entreprise. Il est important de bien distinguer la relation commerciale d’une relation professionnelle. Le contrat au préalable permet donc de prévenir une requalification. Il exprime les besoins et exigences de chaque partie, avec les obligations de chacun.

Si le non-respect du contrat est constaté au cours de la prestation, un juge en contrat de travail est habilité à requalifier le contrat commercial en contrat de travail. De surcroît, il est important de signaler qu’une fausse déclaration de sous-traitance est passible d’une amende de 45 000 € et de 3 ans d’emprisonnement.

La garantie d’une prestation sous traitant formation de qualité

Le contrat de sous-traitance protège le donneur d’ordre et le prestataire de service. Ce document constitue la seule preuve sur laquelle les deux parties peuvent s’appuyer en cas de litige. Le formateur en entreprise est dans l’obligation de fournir une prestation de qualité avec les modalités convenues : contenus, heures, matériels, etc.

Aussi, le contrat de formation tient rigueur du respect de la confidentialité. Sous-traiter une prestation peut se révéler délicat du fait qu’un organisme étranger aura accès aux données personnelles des collaborateurs.

Le formateur peut être amené à manipuler des informations professionnelles, ne serait-ce que les adresses, les contacts, la situation matrimoniale, etc. Le prestataire doit se soumettre aux exigences de la RGPD dans l’exécution de son travail.

Le respect du code de travail

Le donneur d’ordre doit s’assurer que le prestataire applique le code de travail sur son personnel. L’entreprise doit donc observer la durée de travail de l’agent. Il y a aussi les règles concernant les repos, les congés, les repos prénatal et postnatal, l’allaitement, etc.

Malgré la responsabilité du sous traitant formation qui est prioritaire, la coopération de l’entreprise hôte est cruciale, surtout si le personnel doit y travailler le temps du contrat. Il est question de la sécurité au travail : accident ou maladie.

Comment mettre en place un contrat sous-traitant formation ?

Il est capital de respecter ces étapes et de respecter quelques critères pour établir un contrat légal de sous-traitance formation :

S’adresser à l’URSSAF

Il faut se référer obligatoirement à l’URSSAF avant d’avoir recours à un prestataire de formation. D’abord, un organisme agréé possède une immatriculation qui est inscrite sur l’extrait de Kbis ou sur une carte répertoire des métiers.

Ensuite, il faut une attestation de vigilance qui inscrit le nombre de salariés et les rémunérations correspondantes. C’est pour prouver que la personne morale honore ses obligations tant envers ses employés qu’envers les organismes sociaux. C’est également le cas pour le formateur indépendant.

L’entreprise doit impérativement faire preuve de diligence sous peine de sanctions lourdes. Si l’URSSAF lui informe de l’obsolescence de certains documents, il est dans l’obligation d’exhorter ses sous-traitants et fournisseurs de régler leurs situations. Sinon, il serait plus sage de changer de prestataire.

Se soumettre au droit commun

Le contrat de sous-traitance est encadré par les articles du code civil 1101 dont ci-après les grandes lignes :

• Les cocontractants doivent passer par les négociations avant d’établir un contrat de prestation.
• Tous deux doivent honorer les obligations de chacun.
• La signature de contrat ne doit surtout pas se faire dans le dol ou dans la contrainte.
• Les sujets de la négociation ne comptent pas s’ils n’ont pas été couchés dans le contrat.
• Il est interdit et répréhensible de divulguer des informations confidentielles, même si elles ont été évoquées lors de la négociation.
• Les deux parties doivent se trouver au même niveau d’information. Celui qui détient une information jugée importante pour la signature du contrat doit la partager.

Les clauses à inclure dans un contrat de sous traitant formation

Le contrat de sous-traitance doit répondre à 3 informations : la prestation de formation, la rémunération, le lien de subordination. Ainsi, il doit obligatoirement inclure :

• La description de l’objet du contrat avec le thème de la formation et les modalités de la formation. Les détails et les conditions particulières se trouvent dans le cahier des charges ;
• La finalité de la formation, si elle est qualifiante ou non ;
• La durée de la formation avec la précision des dates et des horaires ;
• Les obligations du sous traitant dont les documents d’attestation, le contenu de la formation, le matériel, etc. ;
• Les obligations du donneur d’ordre, notamment la rémunération précisant le délai et les modalités de paiement ;
• Les droits de propriété ;
• Les règles de confidentialité ;
• L’assurance ;
• L’attribution de compétences.

Toute modification ultérieure du contrat de prestation doit faire l’objet d’un avenant.