Nos conseils pour bien calculer le coût d’une formation

Le coût d’une formation professionnelle peut considérablement varier selon son format, les outils et technologies utilisés, le niveau de compétence des formateurs, ou encore sa durée et le lieu où elle est dispensée. Il est donc important de bien comprendre les différents facteurs qui entrent en jeu pour pouvoir en évaluer le coût et in fine optimiser son budget formation.

Voici nos principaux conseils pour correctement évaluer le coût de votre formation, comprendre les facteurs qui peuvent l’influencer ainsi que parvenir à en négocier le prix total.

Fixer le nombre de participants à la formation et leur profil

Le premier facteur clé d’une formation est directement lié au nombre de participants. Plus les participants sont nombreux ainsi que leurs profils variés, plus la préparation de la formation et la logistique globale nécessaire à son déroulement seront conséquentes. Le niveau de compétences de chaque apprenant, leurs objectifs d’évolution ou encore d’éventuels besoins d’inclusion de personnes en situation de handicap sont quelques exemples.

Dès lors, le choix du format de la formation est particulièrement important. De plus en plus d’entreprises s’orientent ainsi vers les formations en e-learning, assurées complètement en ligne, de telle manière que des économies considérables en termes de matériel de formation, de production de contenus pédagogiques ou encore de rémunération de formateurs peuvent être réalisées.

Choisir sa durée idéale : une demi-journée, plusieurs jours voire plusieurs semaines

Le coût d’une formation est également directement relié à sa durée. Plus cette dernière est longue et complexe, plus son coût sera élevé.

En ce sens, il est primordial que l’entreprise détermine la durée idéale de la formation envisagée, c’est-à-dire le temps nécessaire pour que les apprenants acquièrent les connaissances et compétences visées. La durée de la formation doit permettre de pleinement atteindre les objectifs pédagogiques fixés en amont. Sous-estimer cette durée amènerait à un échec de validation de ces objectifs, alors qu’une surestimation conduirait à une hausse inutile du coût de formation.

Prendre en compte l’aspect logistique

De manière générale, l’aspect logistique d’un évènement doit être systématiquement préparé et analysé dans les moindres détails. Qu’il s’agisse d’organiser un voyage, un séminaire ou bien sûr une formation professionnelle, il s’agit là d’une règle essentielle. 

Dès lors, le coût total d’une formation est directement lié à la logistique nécessaire à son bon déroulement. Salle de formation, matériel informatique, supports pédagogiques ou encore acheminement des apprenants jusqu’au lieu de formation sont autant de critères logistiques en mesure d’impacter le prix final de la formation.

Quid du retour sur investissement d’une formation ?

Avant toute chose, il faut savoir que ce que l’on appelle le « retour sur investissement » d’une formation peut être observé sous deux angles différents. 

Le premier d’entre eux est lié à l’ensemble des bénéfices perçus par l’apprenant. L’idée est que les apprenants puissent immédiatement rentabiliser la formation qu’ils ont suivie, c’est-à-dire qu’ils aient acquis des connaissances et compétences mobilisables dans le cadre de leur activité professionnelle.

Ensuite, le retour sur investissement d’une formation peut également être analysé du point de vue des bénéfices du formateur, ou bien de l’entreprise ayant choisi ladite formation pour ses salariés. L’organisme de formation (ou formateur indépendant) assurant la formation doit parvenir à rentabiliser cette dernière, notamment au regard de l’investissement financier réalisé pour l’élaborer et la mettre en place comparé aux recettes réalisées. Concernant l’entreprise ayant payé pour fournir la formation à ses salariés, la rentabilité de la formation peut s’analyser suivant les nouvelles compétences et performances des salariés suite à la formation par rapport à la stratégie de formation initialement pensée par l’entreprise.

Astuces pour optimiser son budget formation

Une fois qu’une fourchette approximative a été fixée concernant le coût global de la formation, il reste intéressant de trouver quelques astuces pour optimiser son budget formation.

Faire attention aux frais supplémentaires (cachés)

La plupart du temps, les tarifs des formations incluent bon nombre de frais supplémentaires, parfois « cachés ». Il s’agit généralement des frais de dossier, frais administratifs, frais d’inscription ou encore frais de matériel supplémentaire. Dès lors, opter par exemple pour un processus de signature électronique au lieu de nombreuses impressions et transmissions de documents est une piste d’économies à creuser.

Miser sur la formation intra-entreprise

Faire venir un formateur directement au sein de l’entreprise (formation intra-entreprise) au lieu d’organiser le déplacement ainsi que l’ensemble de la logistique nécessaire à une formation en extérieur est souvent bien plus simple et plus économique, peu importe la taille de l’entreprise. De plus, la formation continue est également une excellente manière de maintenir et de développer les compétences des collaborateurs sans devoir les soumettre à des formations complètes, et donc coûteuses.

Pourquoi pas du e-learning ?

Dans la même logique, les formations en e-learning, soit les formations dispensées complètement en ligne et à distance, sont un excellent moyen de « mutualiser les moyens » de formation en mettant à disposition des apprenants des modules personnalisés ainsi que des outils d’apprentissage exploitables directement en ligne. Ces derniers peuvent ainsi apprendre à leur rythme, sans la moindre contrainte géographique, horaire ou logistique supplémentaire, et surtout sans investissement financier supplémentaire de la part de leur entreprise.

Ne pas passer à côté du potentiel des MOOC

Les MOOC (Massive Open Online Course) représentent des ressources pédagogiques librement accessibles en ligne, ces dernières étant la plupart du temps gratuites. Les contenus des MOOC sont mis au point par des professeurs reconnus de grandes écoles, de telle sorte qu’ils fournissent des connaissances approfondies dans n’importe quel domaine d’activité.

Négocier des tarifs préférentiels

Dernière astuce pour optimiser un budget formation : ne pas hésiter à négocier des tarifs préférentiels avec les organismes de formation. En particulier dans le cas d’un grand nombre d’apprenants ou bien d’un besoin de formation régulier.