Digne successeur du célèbre Datadock, Qualiopi s’illustre de plus en plus comme une certification à obtenir coûte que coûte. Mais pourquoi cela ?
Quels sont les objectifs liés à cette certification ?
À qui s’adresse-t-elle ?
Quelles étapes faut-il suivre pour l’obtenir ?
Nous vous donnons tous les conseils utiles pour comprendre ce qu’est la certification Qualiopi, ce qu’elle peut vous apporter, et bien sûr les étapes indispensables pour vous assurer son obtention.
Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?
Qualiopi constitue avant toute chose une garantie de qualité. Elle trouve son origine dans la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Dans l’article 6, il est indiqué qu’un référentiel national unique permet d’encadrer les formations visant le développement de compétences, dès lors qu’elles sont assurées par un organisme spécialisé.
Cette certification revêt divers objectifs, en voici une liste exhaustive.
Quels sont les objectifs de la certification Qualiopi ?
De plus en plus d’organismes de formation cherchent à obtenir la certification Qualiopi, et cela se comprend parfaitement, en particulier lorsque l’on s’attarde sur les objectifs liés à cette certification.
Le maître mot en la matière est la transparence.
Les organismes de formation peuvent ainsi attester de la qualité des démarches et actions qu’ils proposent.
Ils s’engagent également à faciliter l’accès à toute information utile concernant les formations, et cela de manière détaillée. Assurer leur pleine et entière compréhension par les clients constitue un objectif supplémentaire.
Certificat Qualiopi, pour qui ?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est désormais obligatoire pour tout organisme de formation présent sur le territoire français, et demandant l’accès à des financements par fonds publics et fonds mutualisés. Cette certification est de ce fait optionnelle pour les organismes spécialisés en développement de compétences ne bénéficiant pas de fonds publics, mais elle se révèle indispensable pour ceux qui en bénéficient bel et bien.
De manière générale, ce que l’on appelle la certification qualité Qualiopi est destiné à tous les professionnels du secteur de la formation. On y inclut notamment les prestataires émettant des bilans de compétences, ceux validant les acquis d’expérience, ou encore les formateurs indépendants.
Des éventuels prérequis ?
Un certain nombre de prérequis doivent être validés avant qu’un organisme puisse prétendre à l’obtention de la certification qualité Qualiopi. Les principaux prérequis sont les suivants :
- créer un organisme de formation, avec raison sociale et numéro SIRET,
- être en activité depuis plus de 3 mois,
- obtenir un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité auprès de la DREETS régionale,
- indiquer la période d’audit envisagée,
- renseigner les effectifs tant salariés que non-salariés de l’organisme,
- indiquer le chiffre d’année N-1 de l’activité relative à la certification.
La liste des prérequis ne s’arrête pas là, étant sujette à différents ajouts suivant le cas particulier de la demande. Maintenant que le sujet des prérequis a été abordé, il est indispensable de se pencher sur les principales étapes à respecter pour réussir à obtenir le fameux sésame : la certification Qualiopi.
Les étapes à connaître pour obtenir la certification Qualiopi
Les étapes menant à l’obtention de la certification Qualiopi sont plus simples qu’il n’y paraît. La clé reste de correctement préparer sa demande, et de ne manquer aucune étape, y compris s’agissant des audits finaux. Voici tout ce qu’il faut savoir pour déposer une demande de certification qualité Qualiopi
Préparer et déposer sa demande auprès d’un organisme certificateur
La première étape, et non des moindres, consiste à remplir et déposer sa demande auprès d’un organisme certificateur. Une liste de ces organismes a été établie par le gouvernement, et elle est librement accessible par tous en ligne. Il fait leur transmettre un dossier de demande de certification initiale.
Signer un contrat avec l’organisme sélectionné
Dès lors qu’un organisme certificateur a été contacté, ce dernier va minutieusement étudier le dossier déposé. S’il est jugé satisfaisant, un contrat sera émis. Il conviendra alors de signer ledit contrat avec l’organisme afin de lancer officiellement la procédure de certification. Les audits sont ensuite de loin les pivots de l’obtention de la certification.
Réaliser les audits demandés
Une fois que le contrat est signé entre le prestataire de formations et l’organisme certificateur, tout se joue autour des audits qui seront réalisés. Plusieurs audits seront réalisés, à différentes périodes. Leur but est de vérifier que le prestataire remplit bien les conditions qualité fixées par la certification Qualiopi, ainsi que d’identifier d’éventuelles non-conformités devant être résolues.
Il faut savoir que 7 critères sont vérifiés durant ces audits, les 7 critères majeurs de la certification Qualiopi, qui sont :
- la qualité des informations fournies aux usagers des formations, sur chaque aspect de la formation concernée,
- la justification des moyens techniques et matériels mis en oeuvre pour assurer ladite formation, et leur cohérence avec cette dernière,
- l’identification détaillée des objectifs de la formation,
- le niveau de compétences du personnel assurant les sessions de formation,
- la cohérence du dispositif général de formation avec l’audience d’usagers ciblée,
- le niveau d’expertise et la réputation de l’organisme dispensant la formation,
- la mise en place de retours d’expérience, d’avis, de feedbacks, destinés à améliorer les formations proposées.
L’incontournable audit Qualiopi, en deux temps
Il n’y a pas un seul mais bien plusieurs audits à compléter avant d’obtenir la certification Qualiopi. Et ces audits sont au nombre de deux.
Audit initial
Un audit initial constitue une étape obligatoire à toute demande de certification. Dans le cadre d’une certification Qualiopi, cet audit initial est réalisable à distance, dans le respect de diverses conditions techniques. Son rôle est d’évaluer si la formation proposée ainsi que le prestataire de formation en général répondent correctement aux exigences qualités attendues.
Audit de surveillance
Comme son nom l’indique, l’audit de surveillance pour sa part permet de contrôler que les critères qualité sont toujours remplis au fil du temps. Un tel audit de surveillance intervient généralement entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification.
