En una sociedad donde lo digital está presente en prácticamente todos los ámbitos de nuestra vida cotidiana, cada aspecto adopta un nuevo método de funcionamiento. Y los procesos de firma de documentos no son una excepción.

Durante mucho tiempo, especialmente en el entorno empresarial, reunir a los firmantes para proceder a la firma de documentos importantes era muy demorado. Coordinar los horarios de cada uno, reservar una gran sala de reuniones y el catering correspondiente, preparar el número adecuado de copias sin páginas faltantes, realizar una revisión conjunta durante largas horas antes de la firma, la lista es larga.

En la era digital, todo se simplifica. Incluso las firmas, con la popularización de lo que se conoce como firmas electrónicas. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre su funcionamiento, su nivel de seguridad y cómo crear tu propia firma digital.

Firmas electrónicas: ¡definición y confiabilidad!

Una firma electrónica puede definirse como una especie de sello de autenticación electrónico, que incorpora un cifrado de la información contenida. Permite, entre otras cosas, certificar la identidad de los firmantes, garantizar la ausencia de modificaciones posteriores y falsificaciones, o simplemente acelerar y simplificar el proceso de firma de cualquier tipo de documento.

Por lo tanto, una firma electrónica ofrece la posibilidad de firmar un documento fácilmente, en cualquier momento, desde cualquier lugar, y sobre todo de manera segura y confidencial.

Preparar los documentos para firmar

Antes de crear su proceso de firma electrónica, es indispensable reunir primero los documentos necesarios. No es necesario que todos sus documentos tengan el mismo formato. Ya sea PDF, Word, Excel, Pages u otro formato, en cualquier caso se agruparán en un documento final en formato PDF.

Establecer la lista de firmantes

Una vez que haya reunido todos los documentos destinados a ser firmados, el próximo paso es hacer la lista de los firmantes. Para esto, nada más sencillo: solo tiene que proporcionar su nombre y su dirección de correo electrónico. También es posible planificar el orden en el que se solicitará la firma a los firmantes.

Colocar los campos de firma

Antes de que los firmantes puedan proceder con la firma y validación de los documentos, es indispensable colocar los campos de firma. Esto agilizará y simplificará enormemente el proceso de firma.

Las áreas que requieren firma serán resaltadas, e incluso será posible ser llevado directamente a los campos de firma para los firmantes más confiados o apurados. Estos campos no son genéricos, sino que son personalizables. Puedes prever una firma clásica, una firma precedida de una mención especial o cualquier otra personalización deseada.

Enviar el enlace de firma electrónica a todos los firmantes

Una vez que se han proporcionado los contactos de los firmantes, estos recibirán un correo electrónico que contiene un enlace al proceso de firma electrónica.

Para confirmar la identidad de cada firmante, hay varias opciones disponibles. La autenticación mediante un código recibido por SMS o incluso una firma a través de una certificación son algunos ejemplos.

Abrir el enlace con un clic y seguir las etiquetas de firma

Una vez que cada firmante haya recibido un enlace por correo electrónico, el resto del procedimiento de firma electrónica se realiza con un clic. De hecho, con un simple clic, el enlace recibido lo redirigirá automáticamente al formulario de firma en línea.

Después de leer el documento, solo será necesario agregar una firma electrónica en cada lugar marcado. En cuanto a la firma electrónica, es igualmente posible firmar dibujando su propia firma, importando una imagen de esta última o escribiendo su nombre en una fuente específica. La elección pertenece a cada firmante y no cambia el valor legal de la firma electrónica.

Último paso: ¡validar el documento!

Cuando todos los campos de firma han sido completados, solo queda validar el documento por completo. A partir de entonces, el documento final estará disponible para su descarga por todos los firmantes y tendrá el mismo valor legal que un documento firmado de forma convencional.

Seguimiento en tiempo real de las firmas realizadas, o no.

Más allá de gestionar los documentos sometidos a firma y la lista de firmantes, el administrador tiene acceso personal al seguimiento en tiempo real del proceso. En otras palabras, puede consultar fácilmente qué firmantes han validado sus documentos y cuáles aún no lo han hecho.

Para optimizar el proceso de firma electrónica, también es posible programar recordatorios automáticos para los firmantes que tardan en firmar, así como notificaciones para mantener informado al administrador sobre cualquier cambio.

¿Qué pasa con el valor legal de las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas difieren de las firmas manuscritas en muchos aspectos: procedimientos digitales en lugar de presencia física, verificación de identidad a distancia, documentos confidenciales intercambiados por internet y así sucesivamente.

Es innegable que las firmas electrónicas representan un procedimiento simplificado para firmar todo tipo de documentos. Sin embargo, el hecho de que sea un procedimiento simplificado no significa que su valor sea menor. Todo lo contrario.

Gracias al Reglamento Europeo eIDAS, tienen el mismo valor legal y la misma fuerza ejecutiva que las firmas tradicionales. Esto se debe principalmente a los certificados de autenticidad y a los múltiples protocolos de seguridad que garantizan la conexión entre la identidad del firmante, la firma y el documento en cuestión.