De plus en plus de centres de formation décident actuellement de dématérialiser la signature des documents. C’est une décision judicieuse, car elle garantit un gain de temps et d’argent. Il faut dire que les frais liés au processus de signature de documents peuvent être élevés. Ils risquent de faire exploser la facture pour les apprenants. 

Le recours à la signature électronique est surtout indispensable lorsqu’on propose des cours à distance. Grâce à la digitalisation de l’émargement, plusieurs individus à travers le monde peuvent suivre la formation. 

Toutefois, la mise en place de l’e-signature peut se révéler être un processus délicat. Comment procéder ? C’est la première question qui se pose. Mais il est encore plus important de savoir comment réussir le processus. 

Cet article révèle les étapes à suivre pour réussir l’implantation d’un outil de signature électronique. Il réunit aussi les astuces pour assurer le succès de la transition.  

Analyser les besoins de son organisme de formation 

Comme tout nouveau projet, intégrer la signature électronique dans le processus de formation doit se réaliser avec étude. Que faut-il faire exactement ? La première chose à faire, c’est de fixer l’objectif en lançant le projet d’implémentation de la solution d’e-signature. En général, le but est :

  • d’accélérer la signature des contrats,
  • de réduire les frais de gestion,
  • de simplifier la gestion des absentéismes. 

Il faut ensuite identifier le type et le volume des documents à faire signer pour identifier la performance de l’outil à utiliser. Tout dépend du nombre de parcours de formation proposés et du nombre d’apprenants. 

Pour terminer cette étape d’analyse, le centre de formation est aussi tenu évaluer ses ressources :

  • est-ce que les budgets disponibles sont suffisants ?
  • est-ce que l’équipe est capable de conduire le projet et d’assurer son succès ? 
  • qu’en est-il des ressources matérielles nécessaires ?

En d’autres termes, il faut anticiper les obstacles et chercher des solutions. Cette démarche est  fondamentale, car elle peut influencer le succès du processus d’intégration de l’outil de signature électronique.

Le centre de formation possède une autre obligation. Elle consiste à vérifier les exigences légales concernant l’utilisation de l’e-signature dans son secteur d’activité.  Elles sont d’ordre technique et juridique en général.  

Définir la démarche à suivre

L’analyse du projet constitue une étape préparatoire. Elle doit être réalisée avec succès. Une fois c’est fait, on peut entamer la prochaine étape. Elle consiste à concevoir la démarche à suivre pour intégrer l’e-signature dans le processus de formation. Il faut privilégier le parcours le plus simple. 

La première chose à faire est de déterminer à quel moment il faut déclencher la signature. Ensuite, l’organisme de formation doit définir les étapes par lesquels les signataires doivent passer. Plusieurs questions sont à poser à savoir :

  • y aura-t-il un délai de réflexion,
  • est-ce qu’il faut suivre un ordre précis ?
  • quel appareil faut-il utiliser ? 

Choisir le type de signature électronique

Choisir le type de signature électronique, c’est choisir son niveau de sécurité. Tout dépend du document à signer. Il existe différentes sortes de signatures répondant à la réglementation européenne nommée elDAS. 

L’organisme de formation peut opter pour le niveau « simple ». La signature électronique simple (SES) est la plus utilisée, car elle garantit un usage rapide. Le processus se réalise en seulement 2 clics. Il n’y a pas de vérification d’identité ou de consentement complexe. 

Tout cela ne veut pas dire que la SES n’a aucune valeur. Elle peut même être utilisée pour la gestion des contrats d’adhésion ou bien l’authentification. Il est d’ailleurs possible de renforcer son niveau de crédibilité en constituant un dossier de preuves. Ce dernier peut inclure :

  • l’adresse email du signataire,
  • le numéro de téléphone de ce dernier,
  • l’adresse IP de l’ordinaire utilisé lors de la signature du document. 

La signature électronique avancée (AES) utilise un système de vérification plus poussé. Elle permet de garantir que les documents signés n’ont subi aucune modification et d’identifier le signataire. 

Enfin, il y a la signature avancée qualifiée ou QES. Elle est à privilégier si on cherche un niveau de fiabilité élevé. Toutefois, opter pour une signature électronique qualifiée risque d’être plus contraignant. En effet, les démarches d’authentification deviendront plus sévères. Or, cela pourrait retarder le processus d’émargement. 

Choisir son prestataire de signature électronique

Choisir un bon partenaire pour bien gérer les signatures des documents est d’une importance capitale. L’objectif est d’avoir à disposition des outils efficaces et de profiter d’un meilleur accompagnement dans cette transformation digitale. 

Plusieurs plateformes de signatures électroniques sont actuellement présentes sur le marché. Edusign constitue un partenaire de référence pour les organismes de formation décidés d’utiliser l’e-signature. On propose des outils performants permettant gérer avec facilité le processus d’émargement lors :

  • des cours à distance, 
  • des cours en présentiel,
  • des conventions,
  • des règlements intérieurs.  

Le logiciel de signature électronique Edusign est doté de fonctionnalités innovantes et évolutives. Sa mise en œuvre reste facile. Ils garantissent donc un énorme gain de temps aux utilisateurs.

En ajout à tout cela, la sécurité du processus de signature des documents est garantie. Edusign assure aussi la conformité de ses solutions à la réglementation elDAS. La protection des données constitue en effet un critère à ne pas négliger lors du choix de l’outil de signature électronique. 

Intégrer la solution de signature électronique

Une fois le fournisseur choisi, il est important de demander des informations complètes concernant l’offre et la solution proposée. C’est ensuite que la signature du contrat peut avoir lieu. 

L’implémentation de l’outil d’e-signature peut alors commencer. Normalement, le fournisseur doit fournir un guide et une aide afin de faciliter l’intégration du logiciel. Il est censé aider l’équipe du centre de formation à réaliser les différentes démarches d’installation et de configuration. 

Attention ! Tout le personnel de l’organisme de formation doit être formé pour utiliser l’outil de signature électronique. Cette étape est importante si on veut assurer le succès de la transition. Si nécessaire, il ne faut pas hésiter à effectuer des tests. L’objectif est de familiariser tous les collaborateurs à l’usage de l’outil implanté.

Les tests permettent aussi de vérifier l’efficacité du logiciel. Il sera ainsi possible d’apporter des améliorations. L’organisme de formation peut alors optimiser le bon déroulement des processus de signature.