Les feuilles de présence digitales viennent remplacer les fiches de présence en papier. Elles s’imposent dans différents domaines, notamment dans les centres de formation.
Il n’y a plus de doute, c’est plus pratique. Que ce soit en salle ou en ligne, il devient urgent de dématérialiser le suivi de l’assiduité.
Les concepteurs de logiciels l’ont bien compris ! Les organismes de formation basculent vers le numérique. Les offres foisonnent. Comment reconnaître la bonne ? Ce guide est là pour montrer comment choisir la meilleure solution de feuilles de présence.
Qu’est-ce qu’une feuille de présence digitale ?
La feuille de présence digitale est une manière de dématérialiser l’émargement. Ainsi, les entreprises, en l’occurrence, les organismes de formation peuvent suivre l’assiduité du personnel, formateur indépendant et de l’étudiant.
À la place du document papier, ils utilisent des outils numériques. Les apprenants et les employés doivent signer sur tablette, sur smartphone ou par mail de signature.
Comment choisir sa solution de feuilles de présence ?
Il est important de bien choisir la fiche de présence pour son organisme de formation. Il existe un grand nombre de solutions avec des offres différentes.
La simplicité d’utilisation
Avant tout, les meilleures feuilles de présence par signature numérique doivent être faciles à utiliser. Les apprenants ne sont pas forcément à l’aise avec les nouvelles technologies. Alors qu’un processus compliqué risque de réduire la qualité de l’expérience d’apprentissage.
La sécurité des données
La sécurité et la confidentialité des données des apprenants sont primordiales. C’est pour cette raison que le centre de formation doit fournir une feuille d’émargement par signature électronique avec un protocole de cryptage fiable.
Pour ce faire, il faut choisir parmi les feuilles de présence qui respectent le règlement eIDAS (européen 910/2014). Ce dernier a fixé trois niveaux de signature électronique :
- la signature électronique simple,
- la signature électronique avancée
- la signature électronique qualifiée.
Une bonne solution de signature électronique repose sur l’utilisation de la signature numérique avancée. De cette manière, l’authentification ne permet qu’un seul et unique utilisateur. Par ailleurs, la signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
L’intégration des applications
La dématérialisation des documents peut demander l’utilisation de différentes applications. Toutefois, pour une bonne gestion, il vaut mieux les avoir sur un même logiciel. C’est idéal pour une synchronisation. L’organisme de formation doit choisir une fiche de présence digitale qui s’intègre facilement et qui est compatible avec les systèmes d’exploitation les plus connus.
Les fonctionnalités
Un des plus gros avantages des feuilles de présence digitales, c’est qu’il est possible de personnaliser son utilisation. Ces logiciels offrent différentes fonctionnalités. Le plus simple : la possibilité de personnaliser les champs. Ainsi, les centres de formation peuvent traiter les données plus rapidement.
Certaines feuilles de présence digitales proposent également des diagrammes et des rapports.
Les types de signature
Il existe différentes manières de signer des documents numériques. Les plus communes sont :
- le QR Code,
- le Code PIN,
- l’e-mail de signature.
On utilise souvent les deux premières signatures électroniques pour les cours en présentiel. Pour les formations à distance, l’e-mail de signature est le plus approprié. Par ailleurs, il faut prendre en compte les appareils à la disposition du centre et des apprenants.
Le coût
Dans la mesure où les feuilles d’émargement réduisent les coûts, il est important de considérer un budget pour l’application. Le prix impactera directement sur le coût de l’offre de formation. De la même manière, le coût des feuilles de présence digitales contribue à l’attractivité de la formation professionnelle continue. Les centres de formation feront plus de bénéfices.
Pourquoi utiliser une solution de feuilles de présence digitales ?
La fiche de présence sous forme électronique fait partie de la dématérialisation du processus. Ainsi, elle présente les mêmes avantages que tous les documents numériques.
Le gain de temps
La révolution du digital : ce fameux gain de temps. La liste d’émargement est désormais sous forme numérique. De ce fait, les responsables administratifs n’ont plus à traiter les piles de feuilles.
Lors des récapitulations périodiques, il n’y a plus besoin de feuilleter plusieurs documents. Cela dispense également de chercher manuellement les noms.
La fiabilité
Signer une feuille de présence électroniquement assure la fiabilité des données. D’abord, personne ne peut modifier les documents signés. Impossible d’antidater ou de faire signer par une autre personne grâce à la signature électronique avancée.
En outre, les responsables peuvent noter les retards. Ces informations sont importantes dans le suivi du cursus de chaque apprenant. En effet, l’assiduité impacte sur les résultats académiques.
L’accessibilité
Un document numérique est disponible à tout moment, n’importe où. Ainsi, le responsable de formation peut consulter les données via smartphone, tablette ou ordinateur.
En distanciel, l’apprenant peut signer la feuille de présence par e-mail. Il peut donc suivre la formation n’importe où : chez lui, au bureau, dans le bus, dans un parc. Il est totalement libre !
La réduction des coûts
Quand on parle de démarche dématérialisée, on pense forcément à la réduction des coûts. Le centre de formation peut supprimer les dépenses liées à l’impression dont les feuilles de papier et les cartouches d’encre. Il est aussi possible de se passer du personnel chargé de gérer les archives.
L’image de marque
Le document électronique participe à la cause écologique. Plus de feuilles de papier signifie économiser en ressources naturelles. Certains apprenants offrent beaucoup d’importance à cet aspect lorsqu’ils choisissent le centre de formation professionnelle continue. Ce dernier pourrait recevoir une certification qualité.
L’automatisation des tâches chronophages
Grâce aux feuilles de présence digitales, il est possible d’automatiser la demande de justificatif d’absence si un apprenant est noté absent à une séance. De même si un apprenant accumule trop d’heures d’absence, une convocation peut lui être envoyée à partir d’un certain seuil sans intervention manuelle.
La meilleure solution de feuilles de présence digitales : Edusign
Edusign propose la meilleure solution de feuilles de présence digitales. Il a satisfait plus de 2500 organismes de formation. Il permet de suivre les absences de manière automatique. Différentes fonctionnalités personnalisées sont disponibles pour les besoins de chaque client. Par ailleurs, Edusign propose un accompagnement dans la numérisation, notamment si un ERP (Hyperplanning, Yparéo, Ammon, etc.) est déjà utilisé au sein de l’organisme. En utilisant un connecteur, il est possible de continuer à utiliser son ERP comme d’habitude tout en profitant, en plus, des fonctionnalités d’Edusign.
La solution de feuilles de présence Edusign convient pour les formations en ligne et en présentiel. Il est aussi possible de l’installer sur une tablette en salle. Des versions compatibles sont également disponibles pour les smartphones et les tablettes.
Edusign propose également l’e-mail de signature. Et comme c’est la meilleure solution de fiche de présence, il ne manque pas de donner le choix aux signataires : QR code ou code PIN. En plus de ces modes de signature, Edusign propose également l’émargement par email ou la signature manuelle sur l’appareil de l’intervenant. Ainsi, peu importe le problème technique que rencontre l’apprenant, il pourra toujours signer la feuille de présence.
