Un guide étape par étape

Vous envisagez d’ajouter Edusign à votre organisme de formation pour simplifier la gestion administrative de votre établissement ?

Bonne idée ! Mais vous vous demandez sûrement comment procéder et surtout combien de temps cela prendra.

Chaque organisme de formation est unique, il n’y a donc pas de réponse universelle, car la durée de mise en place varie selon la taille de votre organisation. 

La durée moyenne entre la prise de contact avec nos experts et la formation de vos équipes est généralement comprise entre 3 et 7 jours.

Cependant, de nombreux facteurs peuvent influencer le temps de déploiement de la solution dans votre établissement.

Pourquoi la durée de lancement d’Edusign peut-elle fluctuer d’un organisme à un autre ?

Les facteurs déterminants

La complexité de votre organisation

C’est logique : plus une organisation est grande et structurée, plus il y a de processus et d’étapes à mettre en place.

Par exemple, une école avec plusieurs sites géographiques, des logiciels comme Moodle déjà en place ou plusieurs pôles de formation prendra plus de temps pour mettre la solution en route. 

Pas de panique, Edusign reste intuitif à mettre en place, même pour les plus grands organismes de formation. Vous pouvez en savoir plus sur comment Edusign s’intègre avec d’autres systèmes.

Le nombre d’utilisateurs à former

Effectivement, tout dépend du nombre de personnes que vous souhaitez former en tant qu’administrateurs.

Plus d’administrateurs signifie une plus grande flexibilité et assure une bonne pratique et continuité du logiciel dans votre établissement, mais cela impacte également la rapidité d’installation. 

Ne vous inquiétez pas, nous ne vous laisserons pas tomber !

Nos experts vous accompagneront pour une prise en main rapide et durable. 

Une fois prêts et formés, vos administrateurs deviennent eux-mêmes formateurs pour les autres membres de votre établissement.

Le niveau de personnalisation souhaité

Edusign s’adapte totalement à vos besoins. Pour vous servir au mieux, nous vous proposons un large éventail de personnalisations garantissant une intégration parfaite de la solution à vos exigences et attentes. 

Chaque ajustement est pensé pour maximiser l’efficacité du logiciel. Toutefois, ces personnalisations peuvent également allonger le temps de mise en place.

Astuces pour un déploiement plus rapide

  • Impliquer toutes les parties prenantes dès le début du projet.
  • Prévoir des sessions de formation continue pour réduire le temps d’apprentissage.
  • Utilisez les ressources de support Edusign pour une assistance personnalisée et réactive.

Vous avez maintenant une meilleure idée du temps et des facteurs influençant le délai de mise en place d’Edusign dans votre organisme de formation.

Étapes concrètes de ce déploiement

1. Prise de contact et démo personnalisée

Tout commence par une prise de contact, que vous pouvez effectuer si ce n’est pas déjà fait en cliquant ici. Une fois votre demande envoyée, nous vous recontacterons rapidement pour planifier un rendez-vous. Cette rencontre avec l’un de nos membres permettra de comprendre comment nous pouvons vous aider et d’identifier les besoins spécifiques de votre organisme.

Par exemple, si vous gérez une école avec plusieurs sites et un LMS déjà en place, notre expert s’assurera que la démonstration d’Edusign soit pertinente par rapport à cette configuration préexistante. Après la démonstration, si vous estimez qu’Edusign répond à vos besoins et que vous décidez de franchir le pas, l’un de nos commerciaux vous guidera à travers les différentes offres que nous proposons. 

Si vous dirigez un petit organisme de formation avec des besoins modestes en matière d’intégration et de gestion des apprenants, nous vous recommanderons une offre qui vous permettra de démarrer avec les fonctionnalités essentielles, tout en vous laissant la possibilité d’évoluer vers des options plus avancées à l’avenir.

2. Configuration initiale et intégration des systèmes

Une fois votre offre choisie, vous passerez à la configuration initiale. Félicitations ! Vous allez bientôt profiter d’un gain de temps considérable, mais avant tout, il faut configurer tout cela !

Commencez par créer votre compte Edusign. Une fois créé, vous pourrez passer à l’intégration des informations de base de votre organisme, telles que les coordonnées, les programmes de formation, et les groupes d’apprenants.

Ensuite, nous vous aiderons à intégrer Edusign à vos systèmes existants. Si vous utilisez un ERP pour la gestion des inscriptions et des paiements, ou un LMS pour la diffusion des cours, vous pourrez les connecter à Edusign via plus de 1 000 intégrations disponibles.

Par exemple, cela pourrait inclure la synchronisation automatique des données entre votre ERP et Edusign, permettant ainsi un suivi précis des présences et des résultats. 

Vous pouvez également configurer des API ou des webhooks pour des automatisations spécifiques, comme l’envoi automatique de notifications aux apprenants après chaque session.

3. Formation des utilisateurs, tests et déploiement

La dernière étape de la mise en place consiste à former les utilisateurs et à tester le système avant de passer en production complète. Pour cela, nos experts forment vos administrateurs clés.

Par exemple, dans une grande université, vous pourriez former les responsables de département à l’utilisation d’Edusign pour la gestion des présences et des rapports. Ces sessions de formation garantiront que vos équipes soient autonomes et puissent utiliser Edusign de manière optimale.

Une fois la formation terminée, lancez une période de test pour vérifier le bon fonctionnement du logiciel. Si vous gérez plusieurs centaines d’étudiants, vous pourrez simuler une session de formation pour tester la gestion des présences, la génération des certificats, et la communication avec votre ERP.

Si des ajustements sont nécessaires, ils seront effectués à ce stade pour optimiser les performances. Enfin, après validation des tests, vous procéderez au déploiement complet d’Edusign.

Mais notre accompagnement ne s’arrête pas là : vous disposerez toujours d’un support disponible 7 jours sur 7 pour répondre à vos moindres questions. Et si certains de vos besoins ne sont pas encore couverts, n’hésitez pas à nous les faire remonter ; nous les intégrerons dans notre liste des fonctionnalités à ajouter ! 

Ces changements sont créés pour vous et avec vous ! Edusign évolue constamment à vos côtés pour répondre toujours mieux à vos besoins !

En résumé

La durée de lancement d’Edusign dépend de la taille de votre organisation, du nombre d’utilisateurs à former, et du niveau de personnalisation souhaité.

En suivant les étapes clés et en exploitant les ressources disponibles, vous pourrez assurer un déploiement réussi et une adoption efficace de cette solution.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez d’autres questions !