La période de préparation des budgets est un moment de vérité pour chaque département de l’entreprise. Pour les responsables de la formation, c’est souvent un exercice difficile : comment défendre ses ressources et prouver que la formation n’est pas une simple dépense, mais un investissement essentiel à la performance et à la croissance ? Une demande budgétaire présentée comme une simple liste de cours et de coûts est vulnérable aux coupes. 

Pour être approuvée, elle doit répondre à la question clé de toute direction : quel sera le retour sur cet investissement ? La clé pour sécuriser et valoriser votre budget est de passer d’une logique de dépense à une logique d’investissement, en construisant un argumentaire chiffré solide, basé sur des données concrètes et un calcul de retour sur investissement (ROI). Cet article vous propose une méthode en 4 étapes pour construire ce « business case » de la formation et convaincre votre direction.

Voir aussi : ROI de la digitalisation en formation : Le guide

Étape 1 : Partir du problème business, pas du catalogue de formation

Le changement de perspective est fondamental. L’erreur la plus commune est de commencer par lister les formations souhaitées. La bonne approche est de partir des problèmes stratégiques de l’entreprise. Votre plan de développement des compétences n’est pas une liste de souhaits, c’est la solution à des défis chiffrés. Avant de parler formation, identifiez les « douleurs » de l’organisation. Un turnover trop élevé sur certains postes ? Des objectifs commerciaux non atteints dans une région ? Une pénurie de compétences internes face à une nouvelle technologie critique ? Un faible taux d’engagement des collaborateurs mesuré lors du dernier sondage interne ?

Pour chaque problème, essayez de quantifier son coût pour l’entreprise, même de manière estimative (coût d’un recrutement, perte de chiffre d’affaires, retards de production…). Votre argumentaire devient alors : « Nous faisons face à tel problème, qui nous coûte X €. Voici le plan de formation que je propose pour y remédier. »

Étape 2 : Définir des objectifs et des KPIs clairs pour votre plan de formation

Une fois le problème identifié, votre plan doit montrer comment vous comptez mesurer le succès de la solution proposée. Pour chaque grand axe de votre plan, définissez des objectifs clairs et les indicateurs clés de performance (KPIs) qui permettront de suivre l’efficacité des actions. Par exemple, si le problème est la performance commerciale, un objectif pourrait être « Augmenter de 15% le taux de closing de l’équipe commerciale ». Les KPIs à suivre seront ce chiffre de vente, mais aussi des indicateurs de réalisation comme un taux d’assiduité de 95% aux sessions de formation, un chiffre que vos outils numériques peuvent prouver de manière fiable. Montrer que vous avez un plan précis pour mesurer l’efficacité de l’investissement demandé est un gage de crédibilité majeur.

Étape 3 : chiffrer l’investissement de manière exhaustive et transparente

Votre budget formation doit être présenté de manière détaillée et professionnelle. Ventilez les coûts en plusieurs catégories claires pour montrer votre rigueur de gestionnaire. Listez les coûts pédagogiques (conception des modules, achat de licences de contenu, honoraires des formateurs externes…), les coûts logistiques (frais de déplacement, location de salles…) et les coûts des technologies et outils nécessaires. Cela inclut les abonnements aux plateformes LMS, aux solutions d’évaluation, et aux outils de gestion administrative comme la signature électronique et l’émargement, qui garantissent la conformité et l’efficacité du dispositif. N’oubliez pas non plus de valoriser le coût du temps passé par les salariés en formation, car c’est un coût réel pour l’entreprise.

Étape 4 : bâtir l’argumentaire chiffré : le calcul du retour sur investissement (ROI) de la formation

C’est le cœur de votre démonstration pour convaincre votre direction. Il s’agit d’estimer les gains attendus en réponse à l’investissement demandé. Par exemple, pour un gain de productivité, le calcul pourrait être : « Une formation à un nouvel outil peut faire gagner 30 minutes par jour à 50 salariés. Sur une base de 220 jours travaillés, cela représente X heures économisées, soit une valeur de Y €. » Pour une réduction du turnover : « Le coût moyen d’un recrutement est estimé à Z €. Si une meilleure formation managériale réduit le turnover de seulement 2 points, l’économie directe pour l’entreprise est de… »

Une fois les gains et les coûts estimés, vous pouvez présenter le ROI de la formation avec la formule simple : ROI (%) = [(Gains estimés – Coût de l’investissement) / Coût de l’investissement x 100. N’oubliez pas de mentionner également les gains qualitatifs, comme l’amélioration de l’engagement ou le renforcement de la marque employeur, qui sont tout aussi stratégiques.

Utiliser les données de vos outils numériques pour renforcer votre crédibilité

Votre meilleur allié pour un argumentaire chiffré crédible est l’historique de vos actions passées. Pour que vos projections pour 2026 soient prises au sérieux, appuyez-les sur les données réelles de 2025. Les données fiables issues de votre émargement numérique prouvent que les formations que vous organisez sont effectivement suivies, ce qui est la condition de base du ROI. Les résultats de vos questionnaires de satisfaction post-formation montrent que les collaborateurs apprécient les dispositifs mis en place. Enfin, la traçabilité irréprochable offerte par la signature électronique des documents et le suivi de présence démontre une gestion sérieuse et rigoureuse, un point qui rassure toujours une direction financière.

Conclusion : devenez un partenaire stratégique de la performance de l’entreprise

Construire son budget formation 2026 sur un argumentaire chiffré est la méthode la plus professionnelle et la plus efficace pour obtenir les ressources dont vous avez besoin. Cette approche transforme le département formation d’une fonction support, souvent perçue comme un centre de coût, en un véritable partenaire stratégique qui propose des solutions concrètes aux problèmes de l’entreprise. Une proposition budgétaire pilotée par la donnée, soutenue par des preuves fiables issues de vos outils numériques, est un témoignage de votre impact et de votre contribution directe à la performance de l’organisation.

Pour collecter les données fiables dont vous avez besoin pour prouver l’efficacité de vos formations et justifier vos futurs budgets, des outils de suivi robustes sont indispensables. Découvrez l’écosystème Edusign.