Comment connaître les avis et les attentes des apprenants ? C’est l’une des questions les plus importantes qu’un centre de formation devrait poser. La solution, c’est de mener une enquête. Il reste à choisir la méthode à adopter pour diffuser les questionnaires et collecter les réponses.
- Faut-il organiser une interview en face à face ?
- Faut-il contacter les personnes à sonder par téléphone ?
- Faut-il envoyer les questions par courrier ?
Ces méthodes, dites traditionnelles, peuvent réellement fonctionner. Mais si on cherche une solution pratique, il vaut mieux automatiser la démarche. Lancer une enquête en ligne constitue désormais une meilleure méthode. Elle convient surtout aux organismes de formation qui proposent des cours à distance.
Les avantages de l’automatisation des QCM
Une solution rapide
Mener un sondage en face à face, par téléphone ou par courrier, demande beaucoup trop de temps. En effet, il faut attendre des mois pour pouvoir collecter les avis des apprenants. La lenteur de la démarche est généralement liée :
- aux problèmes géographiques,
- aux disponibilités des personnes sondées,
- aux temps nécessaires pour organiser l’interview ou envoyer le courrier.
Diffuser les questionnaires en ligne est un processus beaucoup plus rapide. Il suffit de bien choisir les canaux de diffusion pour pouvoir collecter les réponses dans le meilleur délai qui soit. L’automatisation de la démarche garantit donc un gain de temps précieux.
Une solution pour interroger plusieurs personnes en même temps
Automatiser les questionnaires en ligne, c’est également les diffuser à un échantillon plus large. En effet, tous les apprenants peuvent les recevoir et y répondre simultanément, et ce, peu importe leur situation géographique. Opter pour les questionnaires sur Internet, c’est réaliser facilement l’enquête.
Une solution pour obtenir des réponses fiables
Il se trouve que les réponses obtenues en diffusant les questionnaires en ligne sont plus fiables. Pourquoi ? Le fait de faire face aux regards de l’enquêteur pourrait influencer les avis.
Les participants peuvent donc répondre aux questions de manière autonome et anonyme. Ils sont plus susceptibles de fournir des réponses sincères. De plus, les apprenants disposent de plus de temps pour réaliser l’enquête. Ils évitent donc la pression que pourrait générer la présence de l’enquêteur.
Pour couronner le tout, le risque d’erreur est quasi inexistant sans l’intervention d’un enquêteur. Les réponses sont directement enregistrées dans un logiciel.
Une solution pour personnaliser l’enquête
Les questionnaires en ligne sont également personnalisables. Il existe des logiciels qui permettent de paramétrer le moment auquel les apprenants vont y participer. Les centres de formation peuvent alors collecter des informations plus précieuses.
CONSEIL : Il vaut mieux concevoir des questions précises en fonction de la manière dont l’enquête sera déclenchée. On peut ainsi obtenir des données de qualité.
Une solution pour améliorer l’analyse des résultats
L’automatisation des questionnaires en ligne peut également simplifier l’analyse des résultats. Comme il a été mentionné précédemment, les réponses sont enregistrées directement dans un logiciel. L’outil en question va aussi les analyser automatiquement. Il devient alors plus facile d’établir un rapport fiable.
Une solution peu coûteuse
La diffusion des questionnaires en ligne constitue une solution économique. Il n’est pas nécessaire d’embaucher des enquêteurs. Les organismes de formation qui misent sur cette solution évitent donc les coûts liés :
- au recrutement,
- à la formation des enquêteurs,
- à leurs frais de déplacement,
- aux outils utiles pour réaliser l’enquête,
- à l’impression des questionnaires,
- aux rémunérations des enquêteurs,
- la saisie des réponses.
Les canaux de diffusion à privilégier
Pour collecter les avis des apprenants, les centres de formation ont le choix entre différents modes de diffusion.
L’e-mailing
Dès qu’on parle d’enquête en ligne, la première solution qui vient en tête est de diffuser les questionnaires par e-mail. Il s’agit d’une solution efficace pour atteindre une large cible. De plus, il y a une forte chance que les destinataires lisent le message.
Pour que la diffusion de l’enquête soit un succès, il faut toutefois adopter quelques précautions. Il est conseillé de :
- bien soigner l’objet du courriel,
- de se concentrer uniquement sur le sondage,
- d’envoyer un message bref et clair,
- de faciliter l’accès aux questionnaires en ligne.
L’enquête par SMS
Les smartphones sont désormais devenus le principal outil de communication des gens. Lancer une enquête par SMS présente donc une bonne solution. La question est : comment distribuer les questionnaires ?
La solution la plus simple, c’est d’insérer le lien url qui mène vers l’enquête dans le message envoyé aux apprenants. Il leur suffit de cliquer dessus pour retrouver la page des questionnaires.
Mais il est aussi possible d’envoyer directement une question dans un SMS. Autrement dit, l’enquête se fera de manière progressive. Les apprenants disposent donc de plus de temps pour y répondre.
Toutefois, la diffusion par SMS est une méthode à adopter avec prudence. Elle peut être intrusive, ce qui va freiner le déroulement de l’enquête. Il faut s’assurer que les apprenants soient réellement prêts à y prendre part. De plus, il est primordial de respecter les conditions d’utilisation selon le règlement général sur la protection des données (RGPD).
La diffusion des QCM par les Réseaux sociaux
Les réseaux sociaux comme Facebook, X ou Whatsapp sont des canaux de diffusion tout à fait intéressants. Ils permettent d’atteindre le public cible rapidement. Après tout, la plupart des gens sont très actifs sur ces plateformes. Il est même possible d’obtenir des retours rapides.
Il faut toutefois adopter une bonne stratégie pour obtenir un taux de participation élevé. L’idéal, c’est de créer un groupe dès le début de la formation et d’y ajouter tous les apprenants. Il ne reste plus qu’à promouvoir l’enquête et d’inciter les participants à donner leurs avis d’une manière honnête et sincère.
Le passage par une plateforme spécialisée
Il existe des plateformes qui proposent une aide dans la diffusion d’une enquête de satisfaction en ligne. Elles rendent le processus plus simple et intuitif. En effet, la diffusion des questions et la collecte des réponses se réalisent en quelques clics. Les utilisateurs peuvent même accéder à des modèles de questionnaires.
Ces plateformes offrent aussi un outil d’analyse performant. Les organismes de formation peuvent donc obtenir un rapport plus fiable. Edusign compte parmi ces plateformes. Le site web aide les centres de formation à récolter les avis de leurs apprenants et à les évaluer.