La digitalisation de la formation s’est imposée comme une lame de fond, transformant en profondeur les méthodes d’apprentissage et de gestion pour les organismes de formation et les entreprises. Si les promesses d’efficacité et de modernisation sont séduisantes, une question demeure centrale pour les décideurs : ces investissements sont-ils réellement rentables ? La clé pour y répondre réside dans une analyse rigoureuse, notamment via le calcul du retour sur investissement (ROI). Bien que ce calcul puisse parfois sembler complexe, surtout lorsqu’il s’agit d’évaluer tous les avantages immatériels, il est indispensable pour piloter sa stratégie et justifier ses choix. Cet article a pour objectif de démystifier le processus de calcul du ROI appliqué à la digitalisation en formation, en identifiant les coûts, les bénéfices, et les principaux leviers d’optimisation.
Pourquoi calculer le ROI de la digitalisation de vos formations ? Les enjeux clés.
S’engager dans le calcul du ROI de ses projets de digitalisation n’est pas un simple exercice comptable ; c’est une démarche stratégique aux enjeux multiples. Elle permet avant tout de justifier les investissements technologiques auprès des instances décisionnelles, qu’il s’agisse d’une direction générale, de financeurs ou d’un conseil d’administration, en fournissant des arguments chiffrés et tangibles. C’est aussi un guide précieux pour prendre des décisions éclairées concernant le choix des outils numériques à adopter et la priorisation des différents chantiers de digitalisation. En mesurant l’efficacité des solutions digitales une fois mises en place comme l’émargement à distance, les organisations peuvent concrètement évaluer leur impact et identifier d’éventuelles pistes d’optimisation pour améliorer la rentabilité. Enfin, cette démarche permet de démontrer la valeur ajoutée globale de la transformation numérique et son rôle dans la performance de l’organisme de formation.
Étape 1 : identifier et quantifier précisément les coûts de la digitalisation
La première phase du calcul du ROI consiste à lister et chiffrer l’ensemble des coûts de la digitalisation. Ces coûts peuvent être classés en deux catégories principales. D’une part, les coûts initiaux, ou investissements de départ, qui comprennent l’acquisition de licences logicielles ou les frais d’installation pour des solutions SaaS – comme les plateformes LMS, les outils de signature électronique ou les applications de gestion administrative. S’y ajoutent l’achat de matériel informatique si nécessaire, les éventuels coûts de développement spécifique ou de personnalisation des outils, ainsi que les frais liés à la migration des données existantes.
D’autre part, il faut considérer les coûts récurrents, qui sont les dépenses opérationnelles continues. Ceux-ci incluent typiquement les abonnements mensuels ou annuels aux logiciels SaaS, les frais de maintenance et de support technique, mais aussi un poste souvent sous-estimé : la formation des équipes (personnel administratif, formateurs) à l’utilisation de ces nouveaux outils numériques. Il faut également prendre en compte le temps interne consacré à la gestion, à l’administration et à l’évolution des solutions digitales adoptées.
Étape 2 : Identifier, quantifier et valoriser les bénéfices de la digitalisation
Après avoir listé les coûts, l’étape suivante, cruciale pour le calcul du ROI, est d’identifier et de valoriser tous les bénéfices de la digitalisation. Les bénéfices quantifiables directs sont souvent les plus évidents ; il s’agit principalement des économies de coûts. On pense notamment à la réduction significative des coûts administratifs liés à la suppression du papier, des impressions, des frais d’envoi postal et de l’archivage physique – un domaine où l’impact de solutions dématérialisées est majeur. S’y ajoutent la diminution des frais de déplacement pour les formateurs et les apprenants dans le cadre de formations à distance ou hybrides, et l’optimisation des coûts de location d’espaces.
Les bénéfices quantifiables indirects concernent les gains de productivité et d’efficacité. Le gain de temps pour les équipes administratives et les formateurs est ici un levier essentiel, notamment grâce à l’automatisation des tâches chronophages comme la gestion des inscriptions, l’émargement, la diffusion des documents ou la génération d’attestations. On observe également une réduction du taux d’erreurs, une augmentation de la capacité à former davantage d’apprenants avec des ressources humaines constantes, et une amélioration notable du suivi de la conformité aux exigences réglementaires, comme Qualiopi, grâce à une meilleure traçabilité. Enfin, les bénéfices qualitatifs, bien que plus délicats à chiffrer, sont fondamentaux : l’amélioration de l’expérience apprenant et formateur, une plus grande flexibilité des parcours, ou encore le renforcement de l’image de marque de l’organisme de formation. Pour ces derniers, des enquêtes de satisfaction ou l’analyse de l’évolution de certains indicateurs (taux de complétion, attractivité) peuvent aider à leur donner une valeur.
Étape 3 : La formule magique et le calcul concret du ROI
Une fois les coûts et les bénéfices identifiés et valorisés, le calcul du retour sur investissement peut être effectué. La formule ROI la plus couramment utilisée est la suivante : ROI (%) = [(Gains issus de l’investissement – Coût de l’investissement) / Coût de l’investissement] x 100. Dans cette formule, les « Gains issus de l’investissement » représentent le total des bénéfices (directs et indirects valorisés) sur une période définie, tandis que le « Coût de l’investissement » correspond à la somme de tous les coûts (initiaux et récurrents) sur cette même période. Par exemple, pour illustrer le calcul du ROI de la digitalisation de la gestion des présences, on sommerait les économies de papier, le temps gagné par les administratifs et les formateurs (valorisé en coût horaire) et on soustrairait le coût de la solution logicielle et de la formation associée. Il est crucial de définir une période d’analyse pertinente – généralement un, trois ou cinq ans – pour que le calcul soit significatif.
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Au-delà du chiffre : Interpréter et exploiter les résultats du ROI
Obtenir un chiffre de ROI est une chose, savoir l’interpréter le ROI et l’utiliser à bon escient en est une autre. Un ROI positif indique que l’investissement est rentable, mais le seuil d’un « bon » ROI dépendra des objectifs initiaux de l’organisation, de sa prise de risque et des benchmarks éventuels du secteur. Il est essentiel d’analyser les facteurs qui pèsent le plus lourd dans la balance : quels postes de coûts sont les plus élevés ? Quelles sources de bénéfices génèrent le plus de valeur ? Cette analyse permet d’identifier des leviers d’action pour optimiser davantage la situation. Le calcul du ROI devient alors un puissant outil de pilotage pour la communication interne, pour justifier des décisions futures, et pour engager une démarche d’amélioration continue du processus de digitalisation.
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✅ Conclusion : la digitalisation, un investissement stratégique à rentabiliser avec les bons outils
En conclusion, calculer le ROI de la digitalisation en formation est une démarche essentielle pour passer d’une intuition à une stratégie basée sur des données concrètes. Loin de se limiter à une simple réduction des coûts, la digitalisation représente un levier structurant de performance, d’agilité administrative et d’innovation pédagogique. Encore faut-il s’équiper des bons outils pour en maximiser les bénéfices.
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💡 Un outil bien pensé n’est pas une dépense, c’est un multiplicateur d’impact. Il réduit la charge administrative, fiabilise les données, fluidifie les parcours, et libère du temps pour ce qui compte vraiment : l’accompagnement des apprenants.
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