Los primeros días en la empresa son los más importantes para un nuevo colaborador. Durante este período, él aprende a conocer los valores de la empresa, a tomar su lugar, a compartir sus visiones, etc. El « onboarding » representa el término que designa esta etapa. No se reduce solo a los primeros días del colaborador, comienza mucho antes y se extiende durante varias semanas. Las empresas invierten en diversos medios para tener éxito en el « onboarding », ya que un fracaso puede costarles alrededor de 7,000 euros, ya que los reclutas deciden quedarse o no en la empresa durante los primeros meses. La digitalización se está adentrando en este proceso de recursos humanos. De hecho, las estructuras priorizan las herramientas digitales para llevar a cabo su proceso de integración.
El onboarding: su importancia dentro de una organización
El onboarding es el proceso de integración y bienvenida de un nuevo colaborador. Una integración de calidad garantiza a los recién llegados una experiencia positiva. ¿Por qué el onboarding ocupa un lugar tan importante en la política de recursos humanos?
Un estudio realizado en varias empresas revela que el 17 % de los nuevos empleados deciden marcharse después de tres meses de haber sido contratados. Un tercio de ellos ya está buscando un nuevo empleo durante los primeros seis meses después de comenzar en el puesto. Finalmente, el 23 % deja su puesto antes de terminar el año.
Otra encuesta realizada en 2015 muestra que el 40 % de los nuevos empleados consideran que el proceso de integración en su nueva empresa es innecesario.
Ante estas cifras, los recursos humanos deciden implementar una estrategia de onboarding efectiva. El objetivo principal es capitalizar en un proceso de integración fluido para incorporar a un nuevo colaborador. En este contexto, el onboarding digital permite alcanzar este objetivo de manera eficaz.
¿Qué pasa con el onboarding de clientes?
Aunque el onboarding es un proceso asociado al área de recursos humanos, también puede ser utilizado en varios campos. De hecho, donde la empresa debe abordar el tema del programa de integración, el onboarding sigue siendo un elemento clave. Este es el caso, por ejemplo, de la integración de nuevos clientes.
¿Qué es el onboarding de clientes? En la relación entre la organización y sus clientes, el onboarding representa los primeros meses. Los usuarios descubren la empresa, evalúan su confiabilidad y asimilan las funcionalidades. Al final de esta primera experiencia, deciden confirmar su condición de cliente o abandonar su estructura.
Los desafíos de una buena integración
La llegada de un nuevo colaborador representa un evento crucial. Según un estudio realizado por Welcome to the Jungle, el 4 % de los empleados deciden dejar su trabajo el primer día de su contrato debido al fracaso del proceso de integración. De ahí la importancia de una integración eficaz. Este enfoque responde a varios objetivos.
La retención de talentos
El principal objetivo de este plan de integración es fidelizar a los nuevos talentos. Cuando éstos desarrollan un sentimiento de pertenencia y apego a una empresa, estarán menos inclinados a abandonarla.
La eficacia
El objetivo de un reclutamiento es encontrar un colaborador que esté rápidamente operativo: pasar del período de prueba al contrato indefinido. Esta eficacia se logra a través de un exitoso proceso de integración. Para ello, debe adquirir autonomía rápidamente.
Optimizar los costos de reclutamiento
Un proceso de reclutamiento resulta costoso para la empresa y requiere tiempo. Sin embargo, una mala integración del candidato puede llevar a su partida y aumentar la rotación de personal. La empresa se ve obligada a reiniciar el proceso, dar la bienvenida nuevamente a otra persona. Sin embargo, el costo de volver a contratar representa más de la mitad del salario anual para el puesto.
¿Por qué apostar por el soporte digital?
Muchas empresas están apostando ahora por lo digital en sus procesos de integración. Esta digitalización ofrece numerosas ventajas.
En primer lugar, recibir a nuevos miembros a menudo implica largos procesos administrativos. Estas tareas requieren recursos y tiempo. Gracias a las herramientas digitales, todo se vuelve más simple y rápido. En lugar de concentrarse en tareas repetitivas, la persona encargada de la integración puede centrarse en el aspecto humano en esta etapa.
El onboarding digital también ayuda a evitar errores y malentendidos. La información compartida es personalizada y adaptada a cada puesto. De esta manera, la presencia de una herramienta le permite integrar mejor la información que se compartirá con un proveedor, un empleado interno o un freelance.
La digitalización también permite tener información actualizada. Por lo tanto, el nuevo colega accede a datos actualizados durante su proceso de integración.
El onboarding digital facilita el seguimiento personalizado de cada nuevo ingreso. Los recursos humanos y el gerente pueden recibir a nuevos miembros y hacerlos operativos en su puesto rápidamente.
Finalmente, el nuevo colaborador puede acceder a información sobre la organización sin necesidad de pedir autorización al departamento de informática o al responsable de recursos humanos. Por lo tanto, puede ponerse en marcha con la información que tiene y integrarse al equipo sin dificultad.
¿Qué herramientas utilizar para implementar el onboarding digital?
Las empresas ahora pueden digitalizar varias etapas clave de su proceso de integración. Algunas herramientas están específicamente diseñadas para la recepción, mientras que otras pueden servir como apoyo al equipo de recursos humanos..
La implementación de una lista de verificación
Durante el primer día en una organización, no hay nada peor para un colaborador que quedarse sin hacer nada. Se encuentra en un territorio desconocido y no hay personal disponible para guiarlo. Está ansioso por empezar en su nuevo puesto, pero la falta de orientación puede retrasar el proceso.
Para evitar estos momentos de incertidumbre, la elaboración de una lista de verificación permite al recién llegado llenar sus días. Este documento enumera todas las actividades que debe realizar durante los primeros días. El supervisor también tiene este horario. Puede utilizar aplicaciones en línea para enumerar estas tareas.
Los herramientas de integración
En los últimos años, las startups han estado desarrollando aplicaciones para facilitar la integración. El objetivo de estas herramientas es optimizar los procesos de contratación. Este tipo de software de recursos humanos a menudo incluye otras características útiles para los recursos humanos, como la gestión de contrataciones.
El learning management systems
Para aprender más sobre el funcionamiento del lugar de trabajo, el nuevo empleado necesita documentarse. Sin embargo, leer una documentación en papel de varias docenas de páginas no genera motivación.
De hecho, asignar un responsable a esta tarea representa un costo para la empresa. Por eso, es preferible apostar por un sistema de aprendizaje tecnológico. El colaborador puede aprender a través de una plataforma de e-learning a un costo más asequible.
Los medios audiovisuales
Cuando la empresa utiliza software específico en la gestión de sus procesos de producción, por ejemplo, dominar estas herramientas lleva tiempo. Los nuevos empleados no necesariamente conocen su herramienta. Los tutoriales en video facilitan el aprendizaje de estas herramientas. Además, crear contenido con imágenes a color es más interesante que los folletos de bienvenida.
Las claves de un onboarding digital eficaz en tres pasos
Para alcanzar los objetivos establecidos por la organización, el uso del soporte digital resulta ser una ventaja. Varios proveedores ofrecen a las empresas herramientas lúdicas para acompañar a los colaboradores durante su fase de integración.
¿Cómo crear un onboarding? Algunas empresas a menudo cometen el error de centrarse únicamente en los primeros días después de la llegada del empleado. Sin embargo, una recepción efectiva debe abordarse en 3 tiempos.
Antes de la llegada del colaborador
La entrevista de reclutamiento ha terminado, has encontrado al colaborador clave para completar tu equipo. Debes iniciar el proceso de onboarding mucho antes de que el nuevo recluta llegue al sitio.
Mostrarle atención antes de que llegue es una fuente de motivación. Durante esta etapa, puedes presentar tu empresa a través de herramientas digitales divertidas.
Por ejemplo, un correo informativo le permite conocer más sobre la organización y el puesto en cuestión. Este método es más simple y accesible para el nuevo colaborador.
El objetivo de este proceso previo es proporcionarle toda la información necesaria para que esté listo para su primer día. Incluso si es su primer día en el sitio, estará familiarizado con las reglas de seguridad y el funcionamiento general de la empresa.
Los primeros días de llegada
Una cálida bienvenida en las instalaciones es indispensable cuando se asume un nuevo puesto para que el nuevo colaborador se sienta cómodo. Organizar una pequeña reunión de presentación le permite sentirse útil. Una atención positiva demuestra que la empresa necesita sus habilidades.
Durante ese mismo día, puede conocer las instalaciones, conocer a cada empleado del sitio y familiarizarse con su puesto.
Lo que sucede después de los primeros días
El nuevo colaborador ha completado su integración. El proceso de onboarding no se detiene en esta etapa. La empresa puede organizar actividades de team building para fortalecer la cohesión del equipo, incluyendo a los recién llegados.
El departamento de Recursos Humanos también puede administrar un cuestionario para conocer las motivaciones de los recién llegados. Este pequeño cuestionario permite evaluar su grado de integración, obtener su retroalimentación, identificar los puntos débiles del proceso y corregirlos en el futuro. Además, las entrevistas representan otra herramienta efectiva para evaluar la situación. Una sola entrevista no es suficiente: reuniones regulares permiten conocer su impresión sobre los colaboradores de la empresa. Así, puede expresar libremente su experiencia como colaborador y sus opiniones sobre los programas de integración.
Cómo tener éxito en la implementación de un proceso de digital onboarding?
Para asegurar un proceso de integración efectivo, debes hacer hincapié en los siguientes puntos.
El intercambio con el gerente
El nuevo colaborador formará parte de un equipo con un gerente a la cabeza. El equipo de recursos humanos debe intercambiar con este último sobre la integración de los empleados después de las contrataciones:
- Identificar las formaciones necesarias para facilitar su integración,
- Conocer los materiales indispensables para su puesto y, finalmente,
- Planificar la integración en la empresa, la visita de las instalaciones, etc.
La preparación de las herramientas
Los nuevos colaboradores a menudo se enfrentan a una mala preparación en su primer día. A veces, la oficina aún no está lista para recibirlos. Faltan varias herramientas como la computadora, la tarjeta de acceso, etc. El departamento de informática aún no ha conectado su computadora a la red porque la información no se ha transmitido. En resumen, la empresa no ha anticipado la llegada de los nuevos contratados. Durante la primera semana, el proceso de integración se retrasa y el colaborador aún no puede asumir su nuevo puesto. Aunque la integración continúa después, esta situación puede generar sentimientos negativos en el empleado, como la sensación de no ser bienvenido.
La implementación de un programa de tutoría.
A pesar de la existencia de varias herramientas digitales, designar un mentor también acelera el proceso de integración. La empresa puede designar un referente para el puesto. El mentor puede ser un colega o el superior jerárquico. De esta manera, el nuevo integrante puede integrarse fácilmente al equipo.
La realización de una evaluación
Han pasado algunas semanas desde que el colaborador trabaja en sus instalaciones. Es hora de hacer una evaluación de su impresión general, una continuación lógica del seguimiento de su integración:
- ¿Se siente cómodo en la empresa?
- ¿Planea continuar con la aventura?
- ¿El perfil del puesto se ajusta a sus expectativas?
Al obtener respuesta a estas preguntas, tendrás una visión general de tu proceso de incorporación digital. Esto te permitirá ajustar los aspectos que no concuerden completamente con tu política y el bienestar de tus empleados.
