Las nuevas tecnologías y los avances en seguridad informática han propiciado la creación de una herramienta que puede simplificar y agilizar los trámites que cualquier persona tiene o quiere realizar con la administración: la firma electrónica.

Cabe destacar que el uso de procedimientos electrónicos está cada vez más extendido en diversos sectores, y el de la formación no es una excepción. Los organismos de formación, las escuelas y las universidades ya pueden ofrecer a sus alumnos sesiones de formación a distancia.

Pero gestionar todos los documentos asociados a estos cursos es una tarea que lleva mucho tiempo. Los certificados de firma son una poderosa herramienta para facilitar la gestión de los alumnos.

Los certificados digitales son archivos informáticos utilizados para proporcionar una identidad digital a una persona, organización o dispositivo electrónico. Son emitidos por Autoridades de Certificación (AC) reconocidas y se basan en la criptografía asimétrica.

Por tanto, contienen una clave pública y una clave privada. La clave pública es accesible a todo el mundo, mientras que la privada sólo la conoce el titular del certificado.

De este modo, se garantiza la confidencialidad de la información intercambiada entre dos usuarios.

Un certificado digital contiene una serie de datos asociados al usuario al que identifica, como el nombre del usuario, la fecha de caducidad del certificado, una copia de la clave pública y la firma digital de la CA.

Con todos estos elementos se genera una identidad digital, que estará asociada, como se ha indicado anteriormente, a una persona o a un dispositivo.

Los certificados digitales se aplican a la firma electrónica, garantizando la identidad del firmante y protegiendo la información contenida en el documento. También pueden utilizarse para operaciones de autenticación y cifrado (correos electrónicos, transacciones, etc.).

Mediante el uso de certificados digitales, se reduce considerablemente el riesgo de fraude y usurpación de identidad, amenazas que pueden suponer un grave riesgo para la reputación de una organización, con importantes pérdidas económicas. También se evita el repudio.

A través del Reglamento UE 910/2014, la Unión Europea ha establecido 3 tipos de firmas electrónicas:

Se trata de datos electrónicos adjuntos a otros o asociados que el usuario utiliza para firmar. La Unión Europea destaca que se trata de una prueba admisible judicialmente.

Para ser avanzada, una firma electrónica debe identificar al firmante y ser creada por medios únicos, así como detectar cambios posteriores en la firma y estar vinculada de forma única al firmante.

Se trata de una firma electrónica avanzada que se crea utilizando un dispositivo de creación cualificado y se basa en un certificado de firma electrónica cualificado.

Existen numerosas técnicas de firma electrónica. Sólo cuando se utiliza un certificado digital cualificado puede considerarse que una firma electrónica es, de este modo, jurídicamente equivalente a una firma manuscrita.

Una firma, ya sea manuscrita o electrónica, tiene el mismo valor. Existen otros tipos de firma electrónica que, cumpliendo determinados requisitos, pueden considerarse avanzadas, seguras y reconocidas por la legislación europea.

Es importante señalar que también hay empresas privadas que ofrecen el servicio de identificación digital para empresas y particulares, como Edusign, que opera en la Unión Europea. Al elegir Edusign, usted recurre a un proveedor de servicios de confianza cualificado de conformidad con el Reglamento (UE) nº 910/2014, de 23 de julio (Reglamento eIDAS).

El Reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016 y regula los servicios de confianza electrónica en la UE. eIDAS define varios niveles de seguridad y fiabilidad para los tipos de firma electrónica, en particular en la identificación de los firmantes. En este caso, un certificado reconocido de firma electrónica es un medio que permite verificar la identidad del firmante durante el proceso de firma electrónica. Se trata de una identificación digital.

Con la llegada de la formación a distancia, se han hecho imprescindibles nuevos métodos de certificación y validación de documentos. Los centros de formación y las escuelas ya se están beneficiando de las grandes ventajas de los certificados digitales y las firmas electrónicas.

El certificado digital y la firma electrónica son dos grandes pilares de la nueva administración, porque son imprescindibles para llevar a cabo un gran número de procesos y trámites, vinculados tanto a la vida personal como a la laboral o empresarial.

Las principales ventajas de los certificados digitales y las firmas electrónicas son :

  • El ahorro. El ahorro se presenta como la mayor ventaja. Con el certificado digital y la firma electrónica se ahorra papel, se reduce el espacio para almacenar documentación, se simplifica el trabajo administrativo y se ahorra tiempo y dinero. Se evitan trámites lentos, presentación de formularios y desplazamientos.
  • Seguridad e integridad. En comparación con el papel, los documentos con certificación o firma digital no pueden alterarse ni manipularse. Los sistemas de protección digital son muy eficaces y fiables. La confidencialidad es uno de los principales valores de estas nuevas formas de certificación.
  • Libertad de horarios. Una de las principales ventajas de los certificados digitales y las firmas electrónicas es que permiten realizar trámites en cualquier momento y lugar, de forma inmediata, sin esperas y sin tener que ajustarse a horarios limitados.
  • Agilidad. Tanto las administraciones públicas como las empresas privadas han ganado mucho en agilidad propia y colectiva. La relación entre los alumnos y los organismos de formación para tareas como la firma de documentos es ahora sencilla y rápida, a través de un ordenador con conexión a Internet.

La era digital le permite disfrutar de las ventajas de los certificados digitales y las firmas electrónicas a todos los niveles: personal y profesional.

Entre los grupos más favorecidos se encuentran los organismos de formación y las escuelas, así como las universidades y las empresas, que aprecian la flexibilidad que ofrecen las nuevas formas de gestión para poder desarrollar sus actividades de manera cada vez más eficaz y rentable.