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Eine Anwesenheitsliste ist ein Dokument, mit dem die An- oder Abwesenheit von Personen in einem bestimmten Rahmen, z. B. in einem Büro, einer Werkstatt oder einer Schule, festgehalten wird. Sie dient als offizielles Register der Anwesenheit von Mitarbeitern, was für die Lohnabrechnung und andere Verwaltungszwecke erforderlich sein kann.
Mithilfe von Arbeitszeitblättern können Manager schnell und einfach eine Zählung ihrer Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten und so sicherstellen, dass die richtige Anzahl von Personen gemäß den Richtlinien der Organisation anwesend ist.
In Schulen werden Anwesenheitslisten routinemäßig nicht nur zur Kontrolle der Anwesenheit der Schüler verwendet, sondern auch als zusätzliches Instrument, um sie zu motivieren, regelmäßig am Unterricht teilzunehmen.
Es ist ein praktisches Mittel, um die Mitglieder verschiedener Arten von Organisationen und Umgebungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu verfolgen, was es den Administratoren ermöglicht, fundierte Entscheidungen über die Gesamteffizienz und die Arbeitsverteilung zu treffen.
Anwesenheitslisten sind wichtig, um die Anwesenheit eines Teilnehmers zu belegen. Sei es bei einer Schulung, einer Generalversammlung oder einer Veranstaltung. Dieser Nachweis kann durch verschiedene Mittel erbracht werden. Die Rechtsprechung, die auf LegiFrance zu finden ist, macht jedoch die Unterzeichnung einer Anwesenheitsliste fast zwingend erforderlich, um die Anwesenheit einer Person zu belegen. Diese Anwesenheitslisten werden in der Regel in Word oder über eine ähnliche Textverarbeitungssoftware erstellt.
Die Verwendung eines Dokuments wie der Anwesenheitsliste ermöglicht es, die Finanzierung der Veranstaltung zu sichern. In vielen Fällen hängt die Finanzierung von Schulungen von der Anwesenheit des Lernenden bei der Schulung ab. Daher kann eine Anwesenheitsliste mehrere tausend Euro wert sein.
Die Verwendung von Papier, das verloren gehen kann, nicht sicher ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, ist jedoch nicht unbedingt die ideale Lösung. Mit Edusign können Sie diese Probleme lösen und Sicherheit und Zeit sparen, indem Sie in Sekundenschnelle aus der Ferne oder vor Ort eine sichere Unterschrift leisten können.
Das Word-Format macht es einfach, ein Dokument zu bearbeiten. Allerdings ist es nicht immer praktisch. Denn es erfordert, dass das Dokument bei jeder Verwendung geändert werden muss, was nicht ideal ist.
Die Verwendung einer Excel-Tabelle oder eines Online-Google Sheets ermöglicht eine flexiblere Unterzeichnung von Stundenzetteln bei Schulungen oder Generalversammlungen. Allerdings werden diese Formate in der Regel nicht von den Kontrollorganen akzeptiert, in Frankreich von der Direccte, den OPCO oder Pôle Emploi.
Eine Alternative, um seine Teilnehmer bei einer beruflichen Fortbildung oder bei einer Hauptversammlung unterschreiben zu lassen, ist die Verwendung eines PDF-Formats. Dieses Format ist in Bezug auf das Ergebnis ideal, da es ein sicheres und universelles Format ist. Allerdings ist PDF nicht praktisch, um es über große Entfernungen zu verteilen, und Änderungen werden nur schwer berücksichtigt.
Man kann also schlussfolgern, dass das Word-Format für den Anfang gut ist, aber ein PDF-Format ideal wäre. Unternehmen wie Edusign ermöglichen es, Teilnehmer in wenigen Augenblicken abzeichnen zu lassen und sichere PDF-Dokumente auszugeben. Die Anwesenheitslisten werden automatisch nach Tag, Woche oder Lernenden generiert. Darüber hinaus können Sie mit diesen Tools auch zusätzliche Dokumente wie Abschlussbescheinigungen erstellen.
Eine Word-Vorlage für Anwesenheitslisten ist eine Lösung, die sich für unabhängige Referenten oder für eine sehr punktuelle Verwendung eignet. Sobald die Verwendung von Anwesenheitslisten jedoch regelmäßiger wird, z. B. im Rahmen von internen oder externen Schulungen mit einer Bildungseinrichtung oder einem Unternehmen, ist eine Word-Vorlage für Anwesenheitslisten nicht mehr geeignet.
So ermöglichen digitale Unterschriftenlösungen das Ausfüllen eines Stundenzettels in kurzer Zeit, aus der Ferne oder in Präsenzveranstaltungen. Dies sichert die Finanzierung von Schulungen, zentralisiert die Daten, sorgt für eine bessere Erfahrung und spart Zeit, vor allem im administrativen Bereich.
Wir werden uns ansehen, wie man einen Stundenzettel auf einer digitalen Lösung wie Edusign erstellt. Wenn Sie sich noch nicht angemeldet haben, können Sie dies hier kostenlos tun.
Sobald Sie auf der Pinnwand angekommen sind, und klicken Sie auf “Erstellen Sie Ihr erstes Blatt”.
Füllen Sie die Informationen aus, um Ihr Stundenblatt zu erstellen, indem Sie die Schüler (oder die Gruppe), den Referenten und das Datum der Sitzung angeben.
Sie können auch direkt eine .csv-Datei (Excel) importieren.
Wählen Sie Ihre Lernenden aus, indem Sie auf die Kontrollkästchen klicken (oder klicken Sie auf das Kästchen neben “NAME”, um alle Ihre Lernenden auszuwählen). Klicken Sie dann auf “Signatur-E-Mail senden”, um eine Signaturanfrage an alle Lernenden in der Formation zu senden.
Wenn die Schulung beendet ist und das Anwesenheitsblatt (von den Lernenden und dem Referenten) unterschrieben ist, können Sie es archivieren. Danach erscheint eine Schaltfläche “Herunterladen”, über die Sie Ihr Anwesenheitsblatt durch Anklicken herunterladen können.
Das Word-Format zeichnet sich durch seine Flexibilität bei der Bearbeitung aus, aber da es bei jeder Verwendung geändert werden muss, kann es für eine regelmäßige und effiziente Verwaltung von Stundenzetteln unpraktisch werden. Wenn Sie nach Lösungen suchen, die sich besser für eine häufige Verwaltung eignen, sollten Sie Alternativen wie Edusign erkunden, die den Abzeichnungsprozess vereinfachen und eine flüssige und sichere Erfahrung bieten. Erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung Ihrer Stundenzettel mit speziellen Tools optimieren können.
Das PDF-Format ist sicher und universell einsetzbar und bietet optimale Ergebnisse bei der rechtlichen Beweisführung. Es kann jedoch für den Fernverkehr und die Verwaltung von Änderungen weniger praktisch sein.
Edusign ermöglicht eine schnelle Abmeldung der Teilnehmer und generiert automatisch tages- und wochenweise Anwesenheitslisten im PDF-Format, die eine effektive Lösung für die Verwaltung und Verfolgung der Anwesenheit bei Schulungen bieten.
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