archivage num\u00e9rique<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n\u00c0 l\u2019\u00e8re de la num\u00e9risation, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents est une m\u00e9thode pratique et surtout rapide \u00e0 mettre en place. Il consiste \u00e0 conserver les documents sous forme \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n
Tous les types de documents peuvent \u00eatre class\u00e9s de cette fa\u00e7on. Emails, contrats, plans, factures, pi\u00e8ces justificatives, etc.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019archivage num\u00e9rique propose aussi une solution de stockage de donn\u00e9es confidentielles<\/strong> comme la signature \u00e9lectronique, les mots de passe, etc. Il permet entre autres la modification de certaines pi\u00e8ces class\u00e9es, sauf pour certains types de documents \u00e9lectroniques (contrats, actes authentiques, etc.)<\/p>\n\n\n\nPourquoi opter pour l\u2019archivage num\u00e9rique des documents ?<\/h2>\n\n\n\n
Le classement des documents par voie \u00e9lectronique<\/strong> peut avoir plusieurs avantages :<\/p>\n\n\n\n\n- Il n\u00e9cessite moins d\u2019espace, aucun accessoire de rangement ou salle d\u2019archivage requis. Les documents sont stock\u00e9s sur un espace de stockage virtuel. La capacit\u00e9 de stockage peut aller jusqu\u2019\u00e0 des T\u00e9raoctets quasi-illimit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Il permet de rechercher un document pr\u00e9cis tr\u00e8s rapidement. Gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de gestion \u00e9lectronique de documents, il est possible de trouver en quelques secondes un dossier en y saisissant son num\u00e9ro de classement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Il est tr\u00e8s rapide \u00e0 mettre en place et ne n\u00e9cessite pas beaucoup de ressources. Le seul investissement pour ce type de classement de dossiers consiste en l\u2019achat d\u2019un logiciel performant et s\u00e9curis\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Il est moins expos\u00e9 aux d\u00e9g\u00e2ts mat\u00e9riels comme les catastrophes naturelles, l\u2019incendie, les insectes, etc. m\u00eame apr\u00e8s des ann\u00e9es, les documents \u00e9lectroniques resteront toujours lisibles et consultables.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
La seule limite \u00e0 l\u2019archivage num\u00e9rique<\/strong> est le risque de vol de donn\u00e9es. L\u2019archivage num\u00e9rique est expos\u00e9 aux virus, aux piratages informatiques, tentatives de d\u00e9tournement, etc. Il convient de bien se prot\u00e9ger des cyberattaques en maximisant ses protections de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\nL\u2019importance d\u2019une bonne strat\u00e9gie pour classer des documents<\/h2>\n\n\n\n
L\u2019efficacit\u00e9 d\u2019un classement de dossier repose avant tout sur une bonne strat\u00e9gie d\u2019archivage. Que ce soit en mati\u00e8re de classement physique ou de classement num\u00e9rique. Pour toute entreprise, il convient d\u2019effectuer :<\/p>\n\n\n\n
\n- Un archivage r\u00e9gulier et organis\u00e9<\/em><\/strong> : pour \u00e9viter que les dossiers s\u2019entassent. Car cela rendra le classement encore plus ardu et fastidieux.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Un<\/em><\/strong> plan de classement :<\/em><\/strong> il permettra dans un premier temps d\u2019identifier la hi\u00e9rarchie des archives. Dans un second temps, il permettra d\u2019appliquer le syst\u00e8me de classement sur tous les types de dossiers. Le plan doit \u00eatre adapt\u00e9 aux besoins et au fonctionnement de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Une communication sur le syst\u00e8me d\u2019archivage.<\/em><\/strong> Cela permettra aux gestionnaires d\u2019\u00eatre sur la m\u00eame longueur d\u2019onde sur les diff\u00e9rents syst\u00e8mes de classement.<\/p>\n\n\n\n\n
Pour en savoir plus:<\/h3>\n
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