{"id":6533,"date":"2022-09-21T13:58:00","date_gmt":"2022-09-21T11:58:00","guid":{"rendered":"https:\/\/edusign.fr\/blog\/?p=6533"},"modified":"2024-01-23T16:03:13","modified_gmt":"2024-01-23T16:03:13","slug":"comment-classer-des-documents-methodes-et-strategies","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/comment-classer-des-documents-methodes-et-strategies\/","title":{"rendered":"Comment classer des documents ? M\u00e9thodes et strat\u00e9gies"},"content":{"rendered":"\n<p>S\u2019interroger sur les m\u00e9thodes pour <strong>classer des documents<\/strong> revient en premier lieu \u00e0 identifier l\u2019int\u00e9r\u00eat de le faire.&nbsp;En effet, les m\u00e9thodes choisies devront r\u00e9pondre \u00e0 un objectif pr\u00e9cis. Si le classement de dossiers vise avant tout \u00e0 r\u00e9organiser l\u2019espace de travail, il facilite \u00e9galement leur archivage. De sorte que l\u2019on arrive facilement et plus rapidement \u00e0 retrouver un document lorsqu\u2019on en a besoin.<\/p>\n\n\n\n<p>En gestion administrative, que ce soit en entreprise ou dans le cadre personnel, bien classer des documents permettra un gain organisationnel et temporel. Cela \u00e9tant, quelles pourraient donc \u00eatre les meilleures m\u00e9thodes pour bien classer des documents&nbsp;? <strong>Comment classer des dossiers<\/strong> et dans quel ordre&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<p>Cet article permettra d\u2019apporter une r\u00e9ponse \u00e0 toutes ces questions, puis de proposer un syst\u00e8me de gestion et de classement efficace des documents.<\/p>\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">L\u2019importance de classer des documents<\/h2>\n\n\n\n<p>Dans une entreprise o\u00f9 un nombre important de documents circulent, une <a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/4-outils-de-gestion-de-documents-pour-moderniser-votre-rh\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">bonne gestion des documents<\/a> est indispensable. Le classement des documents contribue \u00e0 rendre l\u2019organisation en interne plus sereine. Il facilite \u00e9galement l\u2019archivage des documents et permet avec plus de facilit\u00e9 de les retrouver.<\/p>\n\n\n\n<p>D\u2019un autre c\u00f4t\u00e9, classer des documents peut aussi contribuer \u00e0 un fonctionnement optimal de la structure. Il permet entre autres&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>De gagner en espace de travail&nbsp;: lib\u00e9rer le bureau des diff\u00e9rents dossiers et papiers qui s\u2019y entassent.<\/li>\n\n\n\n<li>De gagner en temps&nbsp;: de ne plus avoir besoin de chercher un document pr\u00e9cis pendant des heures, faute d\u2019une mauvaise organisation.<\/li>\n\n\n\n<li>De gagner en productivit\u00e9&nbsp;: le temps pass\u00e9 \u00e0 g\u00e9rer les documents pourrait \u00eatre utilis\u00e9 pour am\u00e9liorer sa productivit\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>De limiter les risques de perte de donn\u00e9es, de fuite ou de vol de donn\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li>De limiter les erreurs, que ce soit dans l\u2019organisation ou dans la gestion des documents.<\/li>\n\n\n\n<li>De disposer de preuves en cas de litige.<\/li>\n\n\n\n<li>Etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Quel que ce soit <strong>l\u2019int\u00e9r\u00eat de classer des documents<\/strong>, il convient de le faire bien et dans les r\u00e8gles de l\u2019art. Ce qui peut amener \u00e0 se poser des questions sur comment classer des documents ?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quels documents peut-on classer&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Avant de passer \u00e0 l\u2019identification des <strong>m\u00e9thodes de classement<\/strong>, il convient de faire le point sur le type de document \u00e0 classer. Si certains documents doivent \u00eatre conserv\u00e9s, d\u2019autres peuvent \u00eatre jet\u00e9s ou broy\u00e9s apr\u00e8s lecture.<\/p>\n\n\n\n<p>Les documents qui doivent \u00eatre imp\u00e9rativement sauvegard\u00e9s sont g\u00e9n\u00e9ralement&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Les documents administratifs&nbsp;: diff\u00e9rents types de contrats (jusqu\u2019\u00e0 ce qu\u2019ils prennent fin),<\/li>\n\n\n\n<li>Les actes authentiques (acte de vente de bien immobilier, acte notari\u00e9, etc.<\/li>\n\n\n\n<li>Les documents comptables et autres pi\u00e8ces justificatives (factures clients, fournisseurs, administration fiscale, banque, versement de salaires, etc.)<\/li>\n\n\n\n<li>Les documents relatifs aux donn\u00e9es personnelles et confidentielles (acte de naissance, acte de mariage, testament, acte de succession, etc.,)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment classer des documents&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour <strong>classer des dossiers<\/strong>, il faut avant tout adopter une m\u00e9thodologie principale. Il en existe plusieurs. Toutefois, avant d\u2019arriver au syst\u00e8me de classement, il convient de d\u00e9terminer les \u00e9tapes de gestion documentaire.<\/p>\n\n\n\n<p>Il existe trois grandes \u00e9tapes \u00e0 respecter lorsqu\u2019il s\u2019agit de proc\u00e9der \u00e0 la gestion de documents. Ce sont&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ol type=\"1\">\n<li>Le triage<\/li>\n\n\n\n<li>Le classement<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019archivage<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le triage des documents&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019\u00e9tape du triage vient directement apr\u00e8s r\u00e9ception des documents. <strong>Trier les documents<\/strong> consiste \u00e0 d\u00e9terminer leurs destinations. Certains documents peuvent \u00eatre archiv\u00e9s tandis que d\u2019autres seront directement jet\u00e9s. Dans cette \u00e9tape, l\u2019important est de garder ce qui est utile.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement des documents<\/h3>\n\n\n\n<p>Apr\u00e8s le triage, il faut <strong>classer les documents<\/strong>. Le classement doit suivre une organisation rigoureuse&nbsp;: par ordre, par nature, par type. D\u00e8s qu\u2019un document a \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9, il est pr\u00e9f\u00e9rable de le classer directement.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">L\u2019archivage de documents<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage constitue l\u2019\u00e9tape finale en ce qui concerne <strong>la gestion de documents<\/strong>. Le plus important est de conserver et s\u00e9curiser les documents confidentiels. Dans cette \u00e9tape, il faut aussi tenir compte des proc\u00e9dures et des d\u00e9lais l\u00e9gaux pour conserver les documents.<\/p>\n\n\n\n<p>Ces \u00e9tapes s\u2019appliquent autant sur des documents en support papier, que des documents num\u00e9riques.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O\u00f9 classer des documents&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>En ce qui concerne <strong>l\u2019espace de rangement<\/strong>, chacun y va de ses besoins et des accessoires adapt\u00e9s \u00e0 leurs documents. Il est possible de classer les dossiers dans des&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>corbeilles trieurs,<\/li>\n\n\n\n<li>armoires de rangements,<\/li>\n\n\n\n<li>pochettes ou chemises,<\/li>\n\n\n\n<li>casiers ou caissons, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles sont les diff\u00e9rentes m\u00e9thodes pour classer des documents&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>En administration, il existe plusieurs moyens pour classer des documents d\u2019entreprise&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement par th\u00e8me<\/h3>\n\n\n\n<p>Cette m\u00e9thode de classement consiste \u00e0 <strong>organiser les documents selon leurs th\u00e8mes<\/strong> ou leurs centres d\u2019int\u00e9r\u00eat. Ce proc\u00e9d\u00e9 pratique permet de retrouver rapidement une pi\u00e8ce en cas de besoin.<\/p>\n\n\n\n<p>Par exemple&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Archiver tous les documents bancaires (justificatif, relev\u00e9 de compte, avis de versement, etc.) dans tout ce qui est BANQUE.<\/li>\n\n\n\n<li>Classer tout ce qui est relatif aux contrats de travail (fiche de paie, avis de cong\u00e9) dans un grand dossier qui sera intitul\u00e9 EMPLOI.<\/li>\n\n\n\n<li>Regrouper toutes les pi\u00e8ces comptables dans tout ce qui est COMPTABILIT\u00c9 etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement par type<\/h3>\n\n\n\n<p>Un autre syst\u00e8me de classement de documents consiste \u00e9galement \u00e0 les <strong>regrouper par type<\/strong>. Par exemple&nbsp;: regrouper ensemble tout ce qui est de facture, mettre dans un m\u00eame dossier tout ce qui est contrat, etc. il est aussi possible dans ce type de classement de s\u00e9parer tout ce qui est document personnel du document professionnel.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement par ordre alphab\u00e9tique<\/h3>\n\n\n\n<p>Une autre m\u00e9thode pour classer des documents, surtout s\u2019ils sont nombreux, est de <strong>proc\u00e9der par ordre alphab\u00e9tique<\/strong>. Celle-ci s\u2019applique surtout lorsque les documents sont au nom de personnes.<\/p>\n\n\n\n<p>On proc\u00e8de g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 cette m\u00e9thode dans les services m\u00e9dicaux, dans les services d\u2019administrations publiques, etc.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le classement par ordre num\u00e9rique<\/h3>\n\n\n\n<p>Le <strong>classement par ordre num\u00e9rique<\/strong> consiste \u00e0 attribuer un num\u00e9ro \u00e0 chaque dossier. Le gestionnaire proc\u00e8de normalement par ordre chronologique ou par arriv\u00e9e des dossiers. La classification se fait g\u00e9n\u00e9ralement par ordre croissant.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"monbackbleu\">\n<h4>Astuces :<\/h4>\n<p>Pour classer par ordre num\u00e9rique, il est recommand\u00e9 d\u2019attribuer, en plus du num\u00e9ro, un libell\u00e9. Cela permet de retrouver rapidement un dossier en cas d\u2019urgence.<\/p><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dur\u00e9e de conservation des documents<\/h2>\n\n\n\n<p>Au fil de temps, la conservation des documents en papier peut engager beaucoup d\u2019espaces de rangement. Mais en plus, certains documents d\u2019entreprises ont une dur\u00e9e l\u00e9gale limit\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>D\u2019o\u00f9 la n\u00e9cessit\u00e9 de se d\u00e9barrasser de certains documents, une fois leur dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation d\u00e9pass\u00e9e. Cette dur\u00e9e est variable selon la nature du document.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">L\u2019archivage num\u00e9rique des documents&nbsp;: pratique et \u00e9conomique<\/h2>\n\n\n\n<p>Lorsque les dossiers sont volumineux, il existe aussi une m\u00e9thode tr\u00e8s efficace et moderne pour les classer. Il s\u2019agit de <strong>l\u2019<a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/archivage-electronique-rgpd\/\" data-type=\"post\" data-id=\"1106\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">archivage num\u00e9rique<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c0 l\u2019\u00e8re de la num\u00e9risation, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents est une m\u00e9thode pratique et surtout rapide \u00e0 mettre en place. Il consiste \u00e0 conserver les documents sous forme \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n<p>Tous les types de documents peuvent \u00eatre class\u00e9s de cette fa\u00e7on. Emails, contrats, plans, factures, pi\u00e8ces justificatives, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage num\u00e9rique propose aussi une <strong>solution de stockage de donn\u00e9es confidentielles<\/strong> comme la signature \u00e9lectronique, les mots de passe, etc. Il permet entre autres la modification de certaines pi\u00e8ces class\u00e9es, sauf pour certains types de documents \u00e9lectroniques (contrats, actes authentiques, etc.)<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pourquoi opter pour l\u2019archivage num\u00e9rique des documents&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Le <strong>classement des documents par voie \u00e9lectronique<\/strong> peut avoir plusieurs avantages&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Il n\u00e9cessite moins d\u2019espace, aucun accessoire de rangement ou salle d\u2019archivage requis. Les documents sont stock\u00e9s sur un espace de stockage virtuel. La capacit\u00e9 de stockage peut aller jusqu\u2019\u00e0 des T\u00e9raoctets&nbsp;quasi-illimit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li>Il permet de rechercher un document pr\u00e9cis tr\u00e8s rapidement. Gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de gestion \u00e9lectronique de documents, il est possible de trouver en quelques secondes un dossier en y saisissant son num\u00e9ro de classement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li>Il est tr\u00e8s rapide \u00e0 mettre en place et ne n\u00e9cessite pas beaucoup de ressources. Le seul investissement pour ce type de classement de dossiers consiste en l\u2019achat d\u2019un logiciel performant et s\u00e9curis\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li>Il est moins expos\u00e9 aux d\u00e9g\u00e2ts mat\u00e9riels comme les catastrophes naturelles, l\u2019incendie, les insectes, etc. m\u00eame apr\u00e8s des ann\u00e9es, les documents \u00e9lectroniques resteront toujours lisibles et consultables.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La seule <strong>limite \u00e0 l\u2019archivage num\u00e9rique<\/strong> est le risque de vol de donn\u00e9es. L\u2019archivage num\u00e9rique est expos\u00e9 aux virus, aux piratages informatiques, tentatives de d\u00e9tournement, etc. Il convient de bien se prot\u00e9ger des cyberattaques en maximisant ses protections de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">L\u2019importance d\u2019une bonne strat\u00e9gie pour classer des documents<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019efficacit\u00e9 d\u2019un classement de dossier repose avant tout sur une bonne strat\u00e9gie d\u2019archivage. Que ce soit en mati\u00e8re de classement physique ou de classement num\u00e9rique. Pour toute entreprise, il convient&nbsp;d\u2019effectuer&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong><em>Un archivage r\u00e9gulier et organis\u00e9<\/em><\/strong>&nbsp;: pour \u00e9viter que les dossiers s\u2019entassent. Car cela rendra le classement encore plus ardu et fastidieux.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong><em>Un<\/em><\/strong> <strong><em>plan de classement&nbsp;:<\/em><\/strong> il permettra dans un premier temps d\u2019identifier la hi\u00e9rarchie des archives. Dans un second temps, il permettra d\u2019appliquer le syst\u00e8me de classement sur tous les types de dossiers. Le plan doit \u00eatre adapt\u00e9 aux besoins et au fonctionnement de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong><em>Une communication sur le syst\u00e8me d\u2019archivage.<\/em><\/strong> Cela permettra aux gestionnaires d\u2019\u00eatre sur la m\u00eame longueur d\u2019onde sur les diff\u00e9rents syst\u00e8mes de classement.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"monbackbleu\">\n<h3>Pour en savoir plus:<\/h3>\n<p>Optimisez la gestion de vos feuilles d&rsquo;\u00e9margement digitales et explorez les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation dans la formation gr\u00e2ce \u00e0 notre <a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/livre-blanc-feuille-demargement-digitale-et-dematerialisation-dans-la-formation\/\"> livre blanc<\/a> d\u00e9di\u00e9! <\/p><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>S\u2019interroger sur les m\u00e9thodes pour classer des documents revient en premier lieu \u00e0 identifier l\u2019int\u00e9r\u00eat de le faire.&nbsp;En effet, les m\u00e9thodes choisies devront r\u00e9pondre \u00e0 un objectif pr\u00e9cis. 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