{"id":6481,"date":"2022-08-31T15:48:00","date_gmt":"2022-08-31T13:48:00","guid":{"rendered":"https:\/\/edusign.fr\/blog\/?p=6481"},"modified":"2023-09-18T14:13:20","modified_gmt":"2023-09-18T14:13:20","slug":"copie-numerique-pourquoi-en-creer-et-comment-la-conserver","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/copie-numerique-pourquoi-en-creer-et-comment-la-conserver\/","title":{"rendered":"Copie num\u00e9rique\u00a0: pourquoi en cr\u00e9er et comment la conserver\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n<p>La <strong>num\u00e9risation des documents<\/strong> est d\u2019actualit\u00e9 au sein des entreprises et des institutions. Cette d\u00e9marche vise \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de toutes les proc\u00e9dures administratives. C\u2019est une d\u00e9marche pratique, \u00e9conomique, et surtout \u00e9cologique. Les documents-papier tendent alors \u00e0 disparaitre. Les archivistes proc\u00e8dent m\u00eame \u00e0 la num\u00e9risation des documents anciens.<\/p>\n\n\n\n<p>Il existe des normes \u00e0 suivre pour une <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation fiable des documents<\/strong>. Cela va permettre de les utiliser \u00e0 toutes les fins, m\u00eame les plus professionnelles.<\/p>\n\n\n\n\n\n<p>D\u00e9couvrez tout ce qu\u2019il y a \u00e0 savoir sur la copie num\u00e9rique, et comment l\u2019exploiter \u00e0 <a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/digital-definition-avantages-et-inconvenients\/\" data-type=\"post\" data-id=\"6132\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">l\u2019\u00e8re du digital<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu\u2019est-ce qu\u2019une copie num\u00e9rique ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Une copie num\u00e9rique est une <strong>version consultable et exploitable en ligne<\/strong>. Normalement, ce document \u00e9lectronique reprend toutes les informations du document papier original. Toutefois, cela d\u00e9pend du mode d\u2019administration, des types de documents, et du logiciel utilis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Parfois, l\u2019apparence et l\u2019organisation logique du document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 changent. Mais le contenu est toujours pr\u00e9sent dans son int\u00e9gralit\u00e9, du moins, la plus importants. C\u2019est une copie fid\u00e8le \u00e0 l\u2019original.<\/p>\n\n\n\n<p>Il existe diff\u00e9rents <strong>formats de copies \u00e9lectroniques<\/strong>. Il peut s\u2019agir de fichier texte, de tableur, de logiciel, de courriel, de photos, etc. Tout d\u00e9pend de la nature du document et de son utilisation par la suite.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans tous les cas, on dit qu\u2019une copie est num\u00e9rique, lorsqu\u2019elle se consulte sur un appareil \u00e9lectronique tel que l\u2019ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les fonctions imprimable, copiable, transf\u00e9rable sont des bonus.<\/p>\n\n\n\n<p>La premi\u00e8re diff\u00e9rence avec le document-papier est bien le <strong>mode de conservation des documents<\/strong> qui est tout \u00e0 fait d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9. En effet, au lieu de pr\u00e9voir une pi\u00e8ce de stockage, il suffit d\u2019un espace de stockage \u00e9lectronique, un coffre num\u00e9rique, une biblioth\u00e8que num\u00e9rique, sur le web ou sur l\u2019appareil. Le document num\u00e9rique est disponible \u00e0 tout moment, pour tous ceux qui en ont acc\u00e8s. Parfois, l\u2019entit\u00e9 garde les documents sur support-papier pour des fins ult\u00e9rieures.<\/p>\n\n\n\n<p>Il fut un temps o\u00f9 le <strong>stockage des documents \u00e9lectroniques<\/strong> \u00e9tait temporaire. Il fallait convertir sur papier pour la transmission et la diffusion. Cette \u00e9poque est r\u00e9volue, car il est d\u00e9sormais possible de suivre exclusivement une gestion \u00e9lectronique de documents. Si certaines pi\u00e8ces ne requi\u00e8rent aucune exigence particuli\u00e8re, d\u2019autres doivent respecter des normes administratives.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Une copie num\u00e9rique fiable, c\u2019est quoi ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Une copie \u00e9lectronique fiable est une version \u00e9lectronique identique en tout point \u00e0 la copie papier, que ce soit dans la forme ou dans le contenu. Selon l\u2019article 1379 du Code civil du 1er octobre 2016, la copie sous-format \u00e9lectronique a la m\u00eame valeur juridique que le document original sur papier. Par ailleurs, une copie de l\u2019original fiable, version \u00e9lectronique, doit respecter certains crit\u00e8res pour \u00eatre reconnue.<\/p>\n\n\n\n<p>Ainsi, selon la norme NF Z42-026, une copie num\u00e9rique fiable&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>pr\u00e9sente une empreinte \u00e9lectronique,<\/li>\n\n\n\n<li>poss\u00e8de un horodatage qualifi\u00e9,<\/li>\n\n\n\n<li>int\u00e8gre un cachet \u00e9lectronique et une signature \u00e9lectronique qualifi\u00e9e,<\/li>\n\n\n\n<li>et conserv\u00e9e dans des conditions professionnelles pour pr\u00e9venir la destruction incongrue.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Le respect total de ces crit\u00e8res permet de d\u00e9truire le document original papier. Dans le cas contraire, il serait plus sage de le conserver rigoureusement.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour une entreprise, il est important de <strong>suivre les normes pour l\u2019archivage des documents<\/strong>. Par ailleurs, l\u2019importance varie d\u2019un document \u00e0 un autre. Les documents juridiques, institutionnels et publics sont les plus concern\u00e9s. De cette mani\u00e8re, il sera possible de d\u00e9mat\u00e9rialiser tout le processus. Une copie num\u00e9rique fiable est valable pour toutes les institutions demandeurs : l\u2019administration fiscale, les pouvoirs publics, les auditeurs externes, le tribunal, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Il en va de soi que le contr\u00f4le qualit\u00e9 est imp\u00e9ratif pour une copie num\u00e9rique fiable. La personne en charge de la <strong>num\u00e9risation des documents<\/strong> doit suivre des \u00e9tapes pr\u00e9cises. C\u2019est seulement apr\u00e8s que l\u2019entreprise pourra abandonner toutes les versions sur papier.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment cr\u00e9er une copie num\u00e9rique ?<\/h2>\n\n\n\n<p>D\u2019abord, il y a la pr\u00e9paration des documents. Il faut les trier en fonction de la nature, du projet, ou de la date. L\u2019id\u00e9al serait de proc\u00e9der par rubrique, de mani\u00e8re chronologique. Ensuite, il faut enlever les trombones et les agrafes. En effet, le document doit \u00eatre visible et net, sans \u00e9l\u00e9ment ext\u00e9rieur. C\u2019est-\u00e0-dire que chaque feuille doit \u00eatre captur\u00e9e individuellement.<\/p>\n\n\n\n<p>Ensuite, il faudra <strong>num\u00e9riser les documents<\/strong>. Pour ce faire, voici les outils de capture \u00e0 utiliser :<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>LAD (Lecture Automatique des Documents),<\/li>\n\n\n\n<li>RAD (Reconnaissance Automatique des Documents),<\/li>\n\n\n\n<li>OCR Reconnaissance Optique des Caract\u00e8res.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ces logiciels permettent d\u2019isoler les informations pour pouvoir les traiter. Traduits en m\u00e9tadonn\u00e9es descriptives, les documents peuvent \u00eatre maintenant int\u00e9gr\u00e9s dans un SI ou un GED.<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>num\u00e9risation de document<\/strong> n\u2019est pas un simple scan. Il requiert le contr\u00f4le d\u2019une personne qui v\u00e9rifie toutes les erreurs. Il assure \u00e9galement le respect des normes et des r\u00e8glementations en fonction du type de document \u00e0 archiver. Ensuite, un responsable effectue le contr\u00f4le qualit\u00e9 sur une partie des <strong>documents num\u00e9ris\u00e9s<\/strong> pour en valider l\u2019ensemble.<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong><a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/dematerialisation\/\" data-type=\"post\" data-id=\"4638\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents<\/a><\/strong> est un travail long et fastidieux. Heureusement qu\u2019il existe des prestataires sp\u00e9cialis\u00e9s dans la num\u00e9risation des donn\u00e9es. Ils s\u2019occupent de la conversion de A \u00e0 Z. Ils peuvent \u00e9galement offrir l\u2019archivage num\u00e9rique des documents. Ils maitrisent le processus de num\u00e9risation avec toutes les normes \u00e0 suivre.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Les avantages de cr\u00e9er une copie num\u00e9rique de ses fichiers<\/h2>\n\n\n\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation est une r\u00e9volution pour l\u2019<strong>archivage des documents<\/strong>. Elle en facilite la gestion, que ce soit pour la conservation ou la diffusion.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les co\u00fbts de gestion de documents<\/h3>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/edusign.fr\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>gestion \u00e9lectronique des documents<\/strong> administratifs<\/a> et des documents comptables revient moins ch\u00e8re. A noter qu\u2019il faut disposer d\u2019un lieu de stockage de plus en plus important, \u00e0 mesure que l\u2019entreprise se d\u00e9veloppe. Sans compter les \u00e9tag\u00e8res pour une gestion optimale. Il y a \u00e9galement les classeurs et les porte-documents par centaine.<\/p>\n\n\n\n<p>Les <strong>documents \u00e9lectroniques<\/strong> n\u2019ont besoin que d\u2019un seul espace de stockage en ligne. L\u2019augmentation de sa capacit\u00e9 n\u2019est pas si compliqu\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La gestion du temps<\/h3>\n\n\n\n<p>G\u00e9rer une salle des archives est tout \u00e0 fait possible avec une bonne organisation. Classer les documents par chronologie, par ordre alphab\u00e9tique ou par projet. Toutefois, il n\u2019est pas toujours \u00e9vident pour tout le monde de s\u2019y retrouver parmi les <strong>solutions d\u2019archivage de copie num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Il faut donc toujours impliquer un responsable des archives qui connait chaque recoin de la pi\u00e8ce. Les documents \u00e9lectroniques, quant \u00e0 eux, permettent des recherches intuitives sur le cloud. Le document apparait en quelques secondes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La s\u00e9curit\u00e9 des fichiers \u00e9lectroniques<\/h3>\n\n\n\n<p>Les documents-papier ne sont pas \u00e0 l\u2019abri de diff\u00e9rents dangers : incendie, d\u00e9g\u00e2ts des eaux, vols, etc. Il serait alors plus s\u00fbr d\u2019avoir des copies num\u00e9ris\u00e9es stock\u00e9es sur le cloud. Aussi, la conservation des archives \u00e9lectroniquement admet un acc\u00e8s contr\u00f4l\u00e9. Un syst\u00e8me de s\u00e9curit\u00e9 haut niveau pr\u00e9vient l\u2019activit\u00e9 des hackers et pr\u00e9serve la s\u00e9curit\u00e9 des fichiers num\u00e9riques et des num\u00e9risations.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La manipulation des documents<\/h3>\n\n\n\n<p>Il est plus facile de manipuler des documents num\u00e9riques. C\u2019est le cas pour les envois par voie \u00e9lectronique ou la diffusion sur des sites internet. Par ailleurs, l\u2019existence d\u2019une <strong>copie au format num\u00e9rique <\/strong>permet aussi de le modifier facilement. Par exemple, il est possible d\u2019utiliser un contrat existant comme canevas pour en \u00e9tablir un autre similaire.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment stocker et prot\u00e9ger une copie num\u00e9rique ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Si la <strong>forme \u00e9lectronique<\/strong> est plus s\u00e9curis\u00e9e qu\u2019un document-papier, c\u2019est surement gr\u00e2ce \u00e0 toutes les d\u00e9marches de s\u00e9curit\u00e9 pour la sauvegarde et la protection. D\u00e9j\u00e0, une copie destin\u00e9e pour une consultation sur support \u00e9lectronique ne doit pas \u00eatre stock\u00e9e sur un appareil seulement. D\u00e9j\u00e0, une <strong>copie sous forme num\u00e9rique<\/strong> doit \u00eatre disponible dans un SI ou un GED, pour que le fichier soit disponible en ligne.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour ce faire, l\u2019entit\u00e9 a le choix entre deux options : un serveur local ou un serveur public. La premi\u00e8re alternative est suffisante si les documents rel\u00e8vent du besoin en interne. Par ailleurs, les plus grandes institutions qui ont besoin de partager des informations sur un plan plus large devront opter pour le deuxi\u00e8me choix. Le mode de stockage n\u2019a pas d\u2019effet sur la valeur juridique d\u2019une copie fiable.<\/p>\n\n\n\n<p>Par ailleurs, le coffre-fort num\u00e9rique se r\u00e9v\u00e8le \u00eatre une excellente solution pour la <strong>gestion des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s<\/strong>. Le scellage dans le coffre-fort permet de pr\u00e9server l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document. C\u2019est \u00e0 ce moment que s\u2019effectue la signature \u00e9lectronique, le horodatage, et le d\u00e9p\u00f4t de l\u2019empreinte num\u00e9rique. D\u00e8s lors, aucune modification n\u2019est plus possible.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Conseils pour organiser la vie num\u00e9rique<\/h2>\n\n\n\n<p>Avant tout, il faut limiter l\u2019acc\u00e8s aux archives, surtout pour les documents confidentiels. Chaque utilisateur doit fournir son identifiant unique et son mot de passe. Il convient de modifier le mot de passe r\u00e9guli\u00e8rement. Les personnes qui ne font plus partie de l\u2019organisation ne doivent plus avoir acc\u00e8s aux documents et doivent \u00eatre retir\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p>Il vaut mieux conserver au moins deux <strong>copies num\u00e9riques du m\u00eame document<\/strong>, dans diff\u00e9rents espaces de stockage. Il serait \u00e9galement judicieux de garder les documents originaux, notamment pour les documents d\u2019ordre juridique.<\/p>\n\n\n\n<p>Ensuite, l\u2019antivirus et le pare-feu sont des incontournables de l\u2019<strong><a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/archivage-electronique\/\" data-type=\"post\" data-id=\"1097\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">archivage \u00e9lectronique des documents<\/a><\/strong>. Un fichier malveillant qui s\u2019introduit dans l\u2019appareil peut atteindre l\u2019ensemble des logiciels. Il y a \u00e9galement des logiciels espions qui ont pour but de voler des documents confidentiels.<\/p>\n\n\n\n<p><a><\/a>Enfin, il serait plus prudent d\u2019utiliser un r\u00e9seau priv\u00e9 pour la consultation des archives de copie num\u00e9rique. Il est tr\u00e8s facile pour les pirates du web d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 des bases de donn\u00e9es lorsque l\u2019appareil est connect\u00e9 au m\u00eame r\u00e9seau que lui. Sinon, le VPN est une excellente alternative pour naviguer en toute s\u00e9curit\u00e9. C\u2019est un r\u00e9seau priv\u00e9 virtuel qui prot\u00e8ge l\u2019anonymat et la s\u00e9curit\u00e9 de la connexion. Ce qui permet de se connecter partout.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La num\u00e9risation des documents est d\u2019actualit\u00e9 au sein des entreprises et des institutions. Cette d\u00e9marche vise \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de toutes les proc\u00e9dures administratives. C\u2019est une d\u00e9marche pratique, \u00e9conomique, et surtout \u00e9cologique. Les documents-papier tendent alors \u00e0 disparaitre. Les archivistes proc\u00e8dent m\u00eame \u00e0 la num\u00e9risation des documents anciens. 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