{"id":6437,"date":"2022-08-23T10:06:00","date_gmt":"2022-08-23T08:06:00","guid":{"rendered":"https:\/\/edusign.fr\/blog\/?p=6437"},"modified":"2022-08-23T10:06:00","modified_gmt":"2022-08-23T08:06:00","slug":"digital-onboarding-definition-et-processus-de-fonctionnement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/digital-onboarding-definition-et-processus-de-fonctionnement\/","title":{"rendered":"Digital onboarding\u00a0: d\u00e9finition et processus de fonctionnement"},"content":{"rendered":"\n

Les premiers jours au sein de l\u2019entreprise sont les plus importants pour un nouveau collaborateur. Durant cette p\u00e9riode, il apprend \u00e0 conna\u00eetre les valeurs de l\u2019entreprise, \u00e0 prendre ses marques, \u00e0 faire part de ses visions, etc. L\u2019onboarding repr\u00e9sente le terme qui d\u00e9signe cette \u00e9tape. Il ne se r\u00e9sume pas seulement aux premiers jours du collaborateur, il commence bien avant et s\u2019\u00e9tend sur plusieurs semaines. Les entreprises investissent dans plusieurs moyens<\/strong> pour r\u00e9ussir l\u2019onboarding d\u2019autant qu\u2019un \u00e9chec peut leur co\u00fbter environ 7\u2009000\u00a0euros, car les recrues d\u00e9cident de rester ou non dans l\u2019entreprise durant les premiers mois. Le digital part dor\u00e9navant \u00e0 l\u2019assaut de ce processus RH<\/strong>. En effet, les structures privil\u00e9gient les outils digitaux pour mener \u00e0 bien leur processus d\u2019int\u00e9gration. <\/p>\n\n\n\n\n\n

L\u2019onboarding : son importance au sein d\u2019une organisation<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019onboarding est le processus d\u2019int\u00e9gration et d\u2019accueil d\u2019un nouveau collaborateur<\/strong>. Une int\u00e9gration de qualit\u00e9 garantit aux nouveaux arrivants une exp\u00e9rience positive. Pourquoi l\u2019onboarding occupe-t-il une place si importante dans la politique RH\u2009?<\/p>\n\n\n\n

Une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e aupr\u00e8s de plusieurs entreprises r\u00e9v\u00e8le que 17\u00a0% des nouveaux salari\u00e9s d\u00e9cident de partir au bout de trois mois d\u2019embauche<\/strong>. Un tiers d\u2019entre eux recherche d\u00e9j\u00e0 un nouvel emploi pendant les six premiers mois apr\u00e8s la prise de poste. Enfin, 23\u00a0% quittent leur poste avant de terminer l\u2019ann\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Un autre sondage r\u00e9alis\u00e9 en 2015 d\u00e9montre que 40\u00a0% des nouveaux employ\u00e9s estiment le processus d\u2019int\u00e9gration de leur nouvelle entreprise superflu<\/strong>e.<\/p>\n\n\n\n

Face \u00e0 ces chiffres, les RH d\u00e9cident de mettre en place une strat\u00e9gie d\u2019onboarding efficace. Le principal objectif consiste \u00e0 capitaliser sur un parcours d\u2019int\u00e9gration fluide pour int\u00e9grer un nouveau collaborateur. Dans ce contexte, l\u2019onboarding digital permet d\u2019atteindre cet objectif de mani\u00e8re efficace.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u2019en est-il de l\u2019onboarding client\u2009?<\/h2>\n\n\n\n

Bien que l\u2019onboarding soit un processus associ\u00e9 au domaine des ressources humaines, il peut \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9 dans plusieurs domaines. En effet, l\u00e0 o\u00f9 l\u2019entreprise doit aborder la question du programme d\u2019int\u00e9gration<\/strong>, l\u2019onboarding demeure un \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9. C\u2019est le cas par exemple d\u2019int\u00e9grer de nouveaux clients.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u2019est-ce que l\u2019onboarding client\u2009? Dans la relation entre l\u2019organisation et ses clients, l\u2019onboarding repr\u00e9sente les premiers mois. Les utilisateurs d\u00e9couvrent l\u2019entreprise, ils \u00e9valuent sa fiabilit\u00e9 et assimilent les fonctionnalit\u00e9s<\/strong>. \u00c0 l\u2019issue de cette premi\u00e8re exp\u00e9rience, ils d\u00e9cident de conforter leur statut de client ou d\u2019abandonner votre structure.<\/p>\n\n\n\n

Les enjeux d\u2019une bonne int\u00e9gration<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019arriv\u00e9e d\u2019un nouveau collaborateur repr\u00e9sente un \u00e9v\u00e8nement crucial. Selon une \u00e9tude men\u00e9e par Welcome to the Jungle, 4\u00a0% des salari\u00e9s d\u00e9cident de quitter leur emploi d\u00e8s le premier jour de leur contrat de travail \u00e0 cause de l\u2019\u00e9chec de l\u2019onboarding<\/strong>. D\u2019o\u00f9 l\u2019importance de l\u2019int\u00e9gration efficace. Cette d\u00e9marche r\u00e9pond \u00e0 plusieurs objectifs.<\/p>\n\n\n\n

La fid\u00e9lisation des talents<\/h3>\n\n\n\n

Le principal objectif de ce plan d\u2019int\u00e9gration consiste \u00e0 fid\u00e9liser les nouveaux talents<\/strong>. Lorsque ces derniers d\u00e9veloppent un sentiment d\u2019appartenance et d\u2019attachement \u00e0 une entreprise, ils seront moins enclins \u00e0 la quitter.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019efficacit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019objectif d\u2019un recrutement consiste \u00e0 trouver un collaborateur<\/strong> qui soit rapidement op\u00e9rationnel<\/strong>\u00a0: passer de la p\u00e9riode d\u2019essai au CDI. Cette efficacit\u00e9 passe par un parcours d\u2019accueil r\u00e9ussi. Pour cela, il doit acqu\u00e9rir une autonomie rapidement.<\/p>\n\n\n\n

Optimiser les co\u00fbts de recrutement<\/h3>\n\n\n\n

Une op\u00e9ration de recrutement co\u00fbte cher \u00e0 l\u2019entreprise et demande du temps<\/strong>. Pourtant, une mauvaise int\u00e9gration du candidat peut d\u00e9boucher sur un d\u00e9part et augmenter le turnover. L\u2019entreprise est donc oblig\u00e9e de recommencer le processus, accueillir une nouvelle fois une autre personne. Pourtant, le co\u00fbt de r\u00e9embauche repr\u00e9sente plus de la moiti\u00e9 du salaire annuel pour le poste.<\/p>\n\n\n\n

Pourquoi miser sur le support digital\u2009?<\/h2>\n\n\n\n

De nombreuses entreprises misent d\u00e9sormais sur le digital dans leur processus d\u2019accueil. Cette digitalisation offre de nombreux avantages.<\/p>\n\n\n\n

D\u2019abord, accueillir de nouveaux membres<\/strong> implique souvent de longs processus administratifs. Ces t\u00e2ches demandent de la ressource et du temps. Gr\u00e2ce aux outils digitaux<\/a>, tout devient plus simple et plus rapide. Au lieu de se concentrer sur des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives, la personne qui travaille \u00e0 l\u2019int\u00e9gration peut se concentrer sur l\u2019aspect humain dans l\u2019\u00e9tape de l\u2019int\u00e9gration.<\/p>\n\n\n\n

Le digital onboarding permet \u00e9galement d\u2019\u00e9viter les erreurs et les malentendus. Les informations partag\u00e9es sont personnalis\u00e9es et adapt\u00e9es \u00e0 chaque poste. Ainsi, la pr\u00e9sence d\u2019un outil vous permet de mieux int\u00e9grer les informations \u00e0 partager avec un prestataire, un employ\u00e9 en interne ou encore un freelance.<\/p>\n\n\n\n

La digitalisation permet \u00e9galement d\u2019avoir des informations mises \u00e0 jour. Le nouveau coll\u00e8gue acc\u00e8de donc \u00e0 des donn\u00e9es actuelles durant son processus d\u2019accueil.<\/p>\n\n\n\n

Le digital onboarding<\/strong> favorise le suivi personnalis\u00e9 de chaque nouvel entrant. Les RH et le manager peuvent accueillir de nouveaux membres et les rendre op\u00e9rationnels dans leur poste rapidement.<\/p>\n\n\n\n

Enfin, le nouveau collaborateur peut acc\u00e9der \u00e0 des renseignements sur l\u2019organisation sans demander l\u2019autorisation au service informatique ou \u00e0 son responsable RH. Il peut donc se rendre op\u00e9rationnel gr\u00e2ce aux informations en sa possession et int\u00e9grer l\u2019\u00e9quipe sans difficult\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Quels outils utiliser pour mettre en place l\u2019onboarding digital\u2009?<\/h2>\n\n\n\n

Les entreprises peuvent d\u00e9sormais digitaliser plusieurs \u00e9tapes cl\u00e9s de leur processus d\u2019int\u00e9gration. Certains outils sont sp\u00e9cifiquement destin\u00e9s \u00e0 l\u2019accueil, d\u2019autres peuvent servir de supports \u00e0 l\u2019\u00e9quipe RH.<\/p>\n\n\n\n

La mise en place d\u2019une checklist<\/h3>\n\n\n\n

Lors du premier jour au sein d\u2019une organisation, il n\u2019y a rien de pire pour un collaborateur que de se tourner les pouces. Il se retrouve en terre inconnue et vous manquez de personnel pour le guider. Il a h\u00e2te d\u2019occuper sa nouvelle fonction, mais l\u2019absence de parrainage peut ralentir le processus.<\/p>\n\n\n\n

Pour \u00e9viter ces moments d\u2019incertitudes, la r\u00e9alisation d\u2019une checklist permet au nouvel arrivant de remplir ses journ\u00e9es<\/strong>. Ce document liste toutes les activit\u00e9s \u00e0 faire durant les premiers jours. Le superviseur d\u00e9tient \u00e9galement ce planning. Vous pouvez vous servir d\u2019applications en ligne pour \u00e9num\u00e9rer ces t\u00e2ches.<\/p>\n\n\n\n

Les outils d\u2019int\u00e9gration<\/h3>\n\n\n\n

Ces derni\u00e8res ann\u00e9es, des start-ups d\u00e9veloppent des applications au service de l\u2019int\u00e9gration. L\u2019objectif de ces outils consiste \u00e0 optimiser les proc\u00e9dures d\u2019embauche. Ce type de logiciel RH int\u00e8gre souvent d\u2019autres fonctionnalit\u00e9s utiles aux ressources humaines telles que les recrutements.<\/p>\n\n\n\n

Le learning management system<\/a>s<\/h3>\n\n\n\n

Pour en apprendre davantage sur le fonctionnement du lieu de travail, le nouvel employ\u00e9 a besoin de se documenter<\/strong>. Pourtant, la lecture d\u2019une documentation papier de plusieurs dizaines de pages ne suscite pas la motivation.<\/p>\n\n\n\n

En occurrence, allouer un responsable \u00e0 cette t\u00e2che repr\u00e9sente un co\u00fbt pour l\u2019entreprise. C\u2019est pourquoi il est pr\u00e9f\u00e9rable de miser sur un syst\u00e8me d\u2019apprentissage technologique. Le collaborateur peut apprendre via une plateforme d\u2019e-learning \u00e0 un co\u00fbt plus abordable.<\/p>\n\n\n\n

Les supports audiovisuels<\/h3>\n\n\n\n

Lorsque l\u2019entreprise utilise des logiciels sp\u00e9cifiques dans la gestion de ces processus de production par exemple, la ma\u00eetrise de ces outils demande du temps. Les nouveaux employ\u00e9s ne connaissent pas forc\u00e9ment votre outil. Les tutoriels vid\u00e9o<\/a> facilitent l\u2019apprentissage de ces outils. De plus, cr\u00e9er des contenus avec des visuels en couleurs est plus int\u00e9ressant que les livrets d\u2019accueil.<\/p>\n\n\n\n

Les cl\u00e9s d\u2019un digital onboarding efficace en trois temps<\/h2>\n\n\n\n

Pour atteindre les objectifs fix\u00e9s par l\u2019organisation, l\u2019utilisation du support digital s\u2019av\u00e8re \u00eatre un atout. Plusieurs prestataires proposent aux entreprises des outils ludiques pour accompagner les collaborateurs durant leur phase d\u2019int\u00e9gration.<\/p>\n\n\n\n

Comment cr\u00e9er un onboarding\u2009? Certaines entreprises font souvent l\u2019erreur de miser uniquement sur les premiers jours apr\u00e8s l\u2019arriv\u00e9e du salari\u00e9. Pourtant, un accueil efficace doit \u00eatre abord\u00e9 en 3 temps.<\/p>\n\n\n\n

Avant l\u2019arriv\u00e9e du collaborateur<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019entretien de recrutement est termin\u00e9, vous avez trouv\u00e9 le collaborateur cl\u00e9 pour compl\u00e9ter votre \u00e9quipe. Vous devez lancer le processus d\u2019onboarding bien avant l\u2019arriv\u00e9e de la nouvelle recrue sur le site.<\/p>\n\n\n\n

Lui montrer de l\u2019attention avant qu\u2019il ne d\u00e9barque repr\u00e9sente une source de motivation. Durant cette \u00e9tape, vous pouvez pr\u00e9senter votre entreprise \u00e0 travers des outils digitaux ludiques.<\/p>\n\n\n\n

Un mail informatif lui permet par exemple d\u2019en apprendre davantage<\/strong> sur l\u2019organisation et le poste en question. Cette m\u00e9thode est plus simple et plus accessible pour le nouveau collaborateur.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019objectif de ce processus en amont consiste \u00e0 lui donner toutes les informations utiles afin qu\u2019il soit pr\u00eat pour son premier jour. M\u00eame s\u2019il s\u2019agit de son premier jour sur le site, il sera familier avec les r\u00e8gles de s\u00e9curit\u00e9 et le fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Les premiers jours d\u2019arriv\u00e9e<\/h3>\n\n\n\n

Un accueil chaleureux dans les locaux est indispensable lors de la prise de fonction afin qu\u2019un nouveau collaborateur se sente \u00e0 l\u2019aise. Organiser une petite r\u00e9union de pr\u00e9sentation<\/strong> lui permet de se sentir utile<\/strong>. Une attention positive d\u00e9montre que l\u2019entreprise a besoin de ses comp\u00e9tences.<\/p>\n\n\n\n

Durant cette m\u00eame journ\u00e9e, il peut d\u00e9couvrir les locaux, faire connaissance avec chaque salari\u00e9 du site et prendre connaissance de son poste.<\/p>\n\n\n\n

Ce qui se passe apr\u00e8s les premiers jours<\/h3>\n\n\n\n

Le nouveau collaborateur a termin\u00e9 son int\u00e9gration. L\u2019onboarding ne s\u2019arr\u00eate pas \u00e0 cette \u00e9tape. L\u2019entreprise peut mettre en place des teams buildings pour renforcer la coh\u00e9sion de l\u2019\u00e9quipe incluant les entrants.<\/p>\n\n\n\n

Le DRH peut \u00e9galement dresser un questionnaire pour conna\u00eetre les motivations des nouveaux venus. Ce petit quiz permet d\u2019\u00e9valuer son degr\u00e9 d\u2019int\u00e9gration, d\u2019obtenir son rapport d\u2019\u00e9tonnement, d\u2019identifier les points faibles du processus<\/strong> et de les corriger \u00e0 l\u2019avenir<\/strong>. L\u2019entretien repr\u00e9sente aussi une autre m\u00e9thode efficace pour faire le point. Un seul entretien ne suffit pas\u00a0: des mises au point r\u00e9guli\u00e8res permettent de conna\u00eetre son impression vis-\u00e0-vis des collaborateurs de l\u2019entreprise. Il peut s\u2019exprimer librement sur son exp\u00e9rience de collaborateur et sur les programmes d\u2019int\u00e9gration.<\/p>\n\n\n\n

Comment r\u00e9ussir la mise en place d\u2019un processus d\u2019onboarding digital\u2009?<\/h2>\n\n\n\n

Pour vous assurer d\u2019un processus d\u2019int\u00e9gration efficace, vous devez insister sur les points suivants.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019\u00e9change avec le manager<\/h3>\n\n\n\n

Le nouveau collaborateur fera partie d\u2019une \u00e9quipe avec un manager \u00e0 sa t\u00eate. L\u2019\u00e9quipe RH doit \u00e9changer avec ce dernier au sujet de l\u2019int\u00e9gration des salari\u00e9s apr\u00e8s les embauches :<\/p>\n\n\n\n