{"id":4638,"date":"2021-11-05T15:05:54","date_gmt":"2021-11-05T14:05:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.edusign.fr\/?p=4638"},"modified":"2021-11-05T15:05:54","modified_gmt":"2021-11-05T14:05:54","slug":"dematerialisation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/dematerialisation\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation"},"content":{"rendered":"\n\n\n\n\t

La d\u00e9mat\u00e9rialisation est le remplacement<\/strong> dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations mat\u00e9riels par des fichiers informatiques et des ordinateurs. D\u00e9mat\u00e9rialiser un document, c’est le produire directement au format num\u00e9rique \u00e0 partir d’un syst\u00e8me d’information. D\u00e9mat\u00e9rialiser implique de r\u00e9organiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents. Ces documents peuvent \u00eatre des t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser<\/strong>, des outils<\/strong> mis en \u0153uvre ou encore des proc\u00e9dures<\/strong>.\u00a0<\/p>\n

\u00c0 partir des ann\u00e9es 2000, la d\u00e9mat\u00e9rialisation s’est impos\u00e9e. Le papier s’est longtemps impos\u00e9 comme unique syst\u00e8me d’information pour les entreprises. Aujourd’hui il a finalement \u00e9t\u00e9 remplac\u00e9 par le document \u00e9lectronique.<\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation concerne aussi bien les administrations publiques<\/strong><\/a> que les entreprises priv\u00e9es<\/strong><\/a>. L’ensemble des services d’une soci\u00e9t\u00e9 peuvent \u00eatre concern\u00e9s : ressources humaines, informatique, achat, service juridique, etc.<\/p>\n

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Comment se passe la d\u00e9mat\u00e9rialisation ?<\/b><\/h2>\n

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Pour passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation, il faut en premier lieu num\u00e9riser tous les documents qui existent encore au format papier. Pour se faire, il faut utiliser soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caract\u00e8res. Cela \u00e9vitera d’avoir \u00e0 saisir l’int\u00e9gralit\u00e9 des documents manuellement.<\/p>\n

D\u00e9mat\u00e9rialiser un document, c’est le produire directement au format num\u00e9rique \u00e0 partir d’un syst\u00e8me d’information. La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures<\/a> par exemple est devenue obligatoire.\u00a0 Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures \u00e0 destination du secteur public en format \u00e9lectronique. Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation \u00e9lectronique. Les \u00e9changes entre entreprises assujetties \u00e0 la TVA \u00e9tablies en France, sont concern\u00e9s par cette loi.<\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation doit \u00eatre accompagn\u00e9e d’un outil de gestion de documents. La Gestion Electronique de Documents<\/strong> commun\u00e9ment appel\u00e9 GED. Ce logiciel facilite la gestion des flux documentaires qui circulent au sein d’une entreprise. Il permet donc le bon \u00e9change de l’information. Il permet de g\u00e9rer, stocker et m\u00eame modifier les documents.<\/p>\n

Cette gestion \u00e9lectronique des documents devra donc s’accompagner d’un Syst\u00e8me d’Archivage \u00c9lectronique ou SAE des documents. En ce qui concerne les documents n\u00e9cessitant une signature, la signature \u00e9lectronique se positionne comme la solution en la mati\u00e8re. En effet, la signature \u00e9lectronique permet d’inviter des personnes \u00e0 signer des documents en ligne et ce de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e Les documents sign\u00e9s sont alors associ\u00e9s \u00e0 une r\u00e9elle valeur juridique.<\/p>\n

Pour ce faire, il est vivement conseill\u00e9 d’utiliser des moyens \u00e9lectroniques tels que des logiciels et\/ou mat\u00e9riels. Il est notamment possible de recourir \u00e0 un tiers archiveur pour effectuer l’ensemble des op\u00e9rations li\u00e9es \u00e0 ces documents \u00e0 savoir :\u00a0<\/p>\n