{"id":23039,"date":"2024-10-18T16:33:21","date_gmt":"2024-10-18T16:33:21","guid":{"rendered":"https:\/\/edusign.com\/fr\/?p=23039"},"modified":"2024-10-01T16:46:15","modified_gmt":"2024-10-01T16:46:15","slug":"simplifier-les-processus-demargement-les-avantages-de-lautomatisation-des-taches-administratives","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/simplifier-les-processus-demargement-les-avantages-de-lautomatisation-des-taches-administratives\/","title":{"rendered":"Simplifier les processus d&rsquo;\u00e9margement : Les avantages de l&rsquo;automatisation des t\u00e2ches administratives"},"content":{"rendered":"\n<p>La <strong>gestion administrative<\/strong> constitue une t\u00e2che indispensable au sein des organismes de formation. L\u2019optimiser, c\u2019est un moyen d\u2019all\u00e9ger la charge de travail de l\u2019\u00e9quipe. Les <strong>formalit\u00e9s<\/strong> administratives sont en effet chronophages.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Certains centres de formation d\u00e9cident de d\u00e9l\u00e9guer l\u2019activit\u00e9 \u00e0 un <strong>prestataire sp\u00e9cialis\u00e9<\/strong> externe. Cette solution pr\u00e9sente pas mal d\u2019avantages. Mais il s\u2019agit aussi d\u2019un investissement qui pourrait avoir un impact sur le budget de l\u2019entreprise sur le long terme.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019option la plus pratique et la moins on\u00e9reuse serait d\u2019<strong>automatiser la gestion administrative<\/strong>. Ce concept commence \u00e0 conna\u00eetre un franc succ\u00e8s dans le secteur de la formation professionnelle.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Quelles sont les t\u00e2ches \u00e0 automatiser&nbsp;?<\/li>\n\n\n\n<li>Quel est l\u2019int\u00e9r\u00eat de se lancer dans l\u2019automatisation de l\u2019activit\u00e9 administrative&nbsp;?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Comment s\u2019y prendre&nbsp;?&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Les r\u00e9ponses \u00e0 ces questions pourraient \u00eatre utiles aux <strong>prestataires<\/strong>, surtout ceux qui h\u00e9sitent encore \u00e0 lancer le processus. Cet article va donc r\u00e9v\u00e9ler les <strong>avantages de l\u2019automatisation des t\u00e2ches administratives.&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"682\" src=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/linkedin-sales-solutions-46bom4lObsA-unsplash-Grande-1024x682.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23056\" srcset=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/linkedin-sales-solutions-46bom4lObsA-unsplash-Grande-1024x682.jpeg 1024w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/linkedin-sales-solutions-46bom4lObsA-unsplash-Grande-300x200.jpeg 300w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/linkedin-sales-solutions-46bom4lObsA-unsplash-Grande-768x512.jpeg 768w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/linkedin-sales-solutions-46bom4lObsA-unsplash-Grande.jpeg 1280w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automatiser les t\u00e2ches administratives&nbsp;: c\u2019est quoi&nbsp;?&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Automatiser les t\u00e2ches administratives consiste \u00e0 les r\u00e9aliser avec des <strong>supports num\u00e9riques<\/strong>, notamment les ordinateurs. L\u2019intervention humaine dans l\u2019accomplissement de l\u2019op\u00e9ration est donc limit\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Le <strong>processus d\u2019\u00e9margement<\/strong> fait partie des t\u00e2ches administratives les plus encombrantes.&nbsp; Il prend beaucoup de temps, surtout au sein d\u2019un organisme de formation. L\u2019op\u00e9ration consiste \u00e0 collecter les signatures des participants \u00e0 la fin de chaque cours afin d\u2019attester leur pr\u00e9sence. Prouver la bonne assiduit\u00e9 des apprenants fait effectivement partie des <strong>conditions d\u2019obtention<\/strong> des financements par fonds publics ou mutualis\u00e9s.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La gestion manuelle des feuilles de pr\u00e9sence est source de nombreux probl\u00e8mes. Tout d\u2019abord, il faut imprimer beaucoup de documents au quotidien. Le formateur doit aussi faire en sorte qu\u2019ils arrivent entre les mains des apprenants. Ce n\u2019est pas une \u00e9vidence si on propose une <strong>formation \u00e0 distance.&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>En ajout \u00e0 tout cela, le risque d\u2019erreurs lors de la <strong>saisie des donn\u00e9es<\/strong> existe. Le stockage, la v\u00e9rification et la <strong>gestion des documents sign\u00e9s<\/strong> promettent d\u2019\u00eatre une t\u00e2che encore plus fastidieuse.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Toute la d\u00e9marche exige \u00e9galement un certain co\u00fbt. Elle pourrait aussi alourdir la <strong>t\u00e2che des apprenants<\/strong>. Ils doivent en effet se d\u00e9placer pour signer les documents. L\u2019adoption d\u2019une bonne solution s\u2019impose.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u00a0<a href=\"https:\/\/edusign.fr\/blog\/7-avantages-cles-de-lemargement-en-ligne-pour-les-organismes-de-formation-2\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Automatiser le processus d\u2019\u00e9margement<\/a> consiste \u00e0 utiliser la signature \u00e9lectronique.\u00a0 Bien entendu, la cr\u00e9ation, la diffusion et la collecte des documents \u00e0 signer se r\u00e9alisent virtuellement.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automatiser le processus d\u2019\u00e9margement&nbsp;: un moyen de le simplifier<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>En quoi le fait d\u2019automatiser le <a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/emargement-en-presentiel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">processus d\u2019\u00e9margement<\/a> pourrait-il le rendre plus simple\u00a0? Tout d\u2019abord, l\u2019inscription se r\u00e9alise en ligne. Les informations concernant les apprenants sont donc <strong>enregistr\u00e9es automatiquement<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019organisme de formation peut cr\u00e9er une <strong>base de donn\u00e9es<\/strong> bien compl\u00e8te en un rien de temps et avec une facilit\u00e9 remarquable. L\u2019impression des feuilles de pr\u00e9sence \u00e0 chaque cours n\u2019est plus n\u00e9cessaire. Les documents sont num\u00e9ris\u00e9s et les apprenants peuvent les <strong>signer \u00e9lectroniquement.&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Qu\u2019en est-il de la v\u00e9rification de la <strong>conformit\u00e9 des feuilles de pr\u00e9sence<\/strong> et de l\u2019\u00e9margement&nbsp;? Actuellement, les signatures \u00e9lectroniques sont horodat\u00e9es et elles sont aussi d\u2019une grande fiabilit\u00e9. Elles r\u00e9pondent en effet \u00e0 des crit\u00e8res sp\u00e9cifiques mentionn\u00e9s dans le <strong>r\u00e8glement elDAS.&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Pour couronner le tout, il est facile de collecter et de conserver les <strong>documents sign\u00e9s<\/strong>. Leur suivi et leur mise \u00e0 jour rel\u00e8vent d\u00e9sormais d\u2019une t\u00e2che ais\u00e9e qui s\u2019effectue en un rien de temps.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019organisme de formation d\u00e9tient des preuves l\u00e9gales de la pr\u00e9sence de chaque apprenant \u00e0 chaque session de formation. <strong>Automatiser le processus d\u2019\u00e9margement<\/strong>, c\u2019est crucial pour les prestataires qui proposent des cours \u00e0 distance.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Conseils<\/strong>&nbsp;: Il est fortement recommand\u00e9 de bien choisir le <strong>type de signature \u00e9lectronique<\/strong> \u00e0 utiliser. Tout d\u00e9pend du contenu et de l\u2019importance du contenu des documents \u00e0 faire signer.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automatiser le processus d\u2019\u00e9margement&nbsp;: les solutions \u00e0 adopter<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La question qui se pose maintenant est&nbsp;: <strong>comment automatiser les t\u00e2ches administratives<\/strong>, notamment le processus d\u2019\u00e9margement. Voici les solutions qu\u2019il faut adopter.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Investir dans des supports num\u00e9riques performants<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Pour automatiser le processus d\u2019\u00e9margement, il faut&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>des ordinateurs performants,<\/li>\n\n\n\n<li>un scanner de document au cas o\u00f9 il faut \u00e9diter les feuilles de pr\u00e9sence ou les contrats,<\/li>\n\n\n\n<li>une connexion Internet afin de pouvoir distribuer les documents rapidement.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"768\" src=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/HOMEPAGE-MOBILE-Grande-1024x768.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23057\" srcset=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/HOMEPAGE-MOBILE-Grande-1024x768.jpeg 1024w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/HOMEPAGE-MOBILE-Grande-300x225.jpeg 300w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/HOMEPAGE-MOBILE-Grande-768x576.jpeg 768w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/10\/HOMEPAGE-MOBILE-Grande.jpeg 1280w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Disposer d\u2019une bonne solution de signature \u00e9lectronique<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Se lancer dans l\u2019automatisation du processus d\u2019\u00e9margement, c\u2019est aussi disposer d\u2019une solution de <strong>signature \u00e9lectronique<\/strong> efficace. Il s\u2019agit en r\u00e9alit\u00e9 d\u2019un logiciel performant. L\u2019outil permet de&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>cr\u00e9er une base de donn\u00e9es renfermant les informations des apprenants,<\/li>\n\n\n\n<li>g\u00e9n\u00e9rer les documents \u00e0 faire signer,<\/li>\n\n\n\n<li>assurer l\u2019arriv\u00e9e des documents chez les destinataires et les collecter,<\/li>\n\n\n\n<li>effectuer un suivi et une analyse en temps r\u00e9el des donn\u00e9es.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Comment faire en sorte que les apprenants puissent signer les documents&nbsp;? Il suffit de leur envoyer un lien par email. Ils seront donc dirig\u00e9s vers une interface o\u00f9 ils trouveront le document \u00e0 signer.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il ne leur reste plus qu\u2019\u00e0 lire le contenu et \u00e0 le valider gr\u00e2ce \u00e0 la <strong>signature \u00e9lectronique<\/strong>. Le processus d\u2019\u00e9margement se fait donc en quelques minutes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Edusign propose aux <strong>organismes de formation<\/strong> une solution de signature \u00e9lectronique innovante. Elle permet surtout de g\u00e9n\u00e9rer des feuilles de pr\u00e9sence reconnues par les OPCO, FSE, DIRECCTE et autres organismes d\u2019authentification. Le logiciel permet aussi d\u2019apposer des signatures \u00e9lectroniques certifi\u00e9es elDAS.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019outil en question est un syst\u00e8me Saas qui permet de stocker et <strong>s\u00e9curiser les donn\u00e9es<\/strong> sur des serveurs fiables. La plateforme administrative permet aussi d\u2019automatiser d\u2019autres t\u00e2ches administratives&nbsp;:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>\u00e9tablir des statistiques d\u00e9taill\u00e9es sur les pr\u00e9sences des apprenants,&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>g\u00e9rer les documents,<\/li>\n\n\n\n<li>analyser les documents sign\u00e9s.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Edusign est compatible avec divers <strong>supports num\u00e9riques<\/strong>&nbsp;: les ordinateurs, les tablettes et m\u00eame les smartphones.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Former et informer les apprenants et toute l\u2019\u00e9quipe<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Automatiser les t\u00e2ches administratives constitue un grand changement.&nbsp; L\u2019organisme de formation doit donc informer son \u00e9quipe et la former pour qu\u2019elle puisse mener \u00e0 bien le projet.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Bien entendu, il faut aussi <strong>informer les apprenants<\/strong> sur le d\u00e9roulement du processus d\u2019\u00e9margement. Parfois, les gens ont besoin d\u2019\u00eatre rassur\u00e9s quant \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 de leurs informations confidentielles. Le piratage des donn\u00e9es en ligne constitue un risque r\u00e9el.&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestion administrative constitue une t\u00e2che indispensable au sein des organismes de formation. L\u2019optimiser, c\u2019est un moyen d\u2019all\u00e9ger la charge de travail de l\u2019\u00e9quipe. Les formalit\u00e9s administratives sont en effet chronophages.&nbsp; Certains centres de formation d\u00e9cident de d\u00e9l\u00e9guer l\u2019activit\u00e9 \u00e0 un prestataire sp\u00e9cialis\u00e9 externe. Cette solution pr\u00e9sente pas mal d\u2019avantages. 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