![\"\"](\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/04\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande-1-1024x682.jpeg\")
<\/figure>\n\n\n\nCe qu\u2019on attend de vous pour Qualiopi<\/h1>\n\n\n\nLes exigences du R\u00e9f\u00e9rentiel Qualit\u00e9 Qualiopi<\/h2>\n\n\n\n
La certification Qualiopi est une certification de processus. Cela signifie que c\u2019est le \u201csyst\u00e8me\u201d qui est certifi\u00e9 (et donc audit\u00e9).<\/p>\n\n\n\n
Nous avons abord\u00e9 les indicateurs. Le guide de Lecture en d\u00e9taille le \u201cniveau attendu\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Vous allez devoir mettre en place une organisation en interne pour d\u00e9livrer des prestations de formation professionnelle qui respectent les exigences.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019AVIS de la SP\u00c9CIALISTE : <\/strong>Je ne saurais trop vous conseiller de r\u00e9diger (m\u00eame simplement) vos m\u00e9thodes (ou proc\u00e9dures) et de pr\u00e9parer des documents-types pour faciliter votre fonctionnement.<\/p>\n\n\n\n en utilisant QIWY, vous pouvez centraliser vos diff\u00e9rentes proc\u00e9dures\/m\u00e9thodes\/documents dans l\u2019outil ou les cr\u00e9er directement sur l\u2019outil. L\u2019avantage ? Une proc\u00e9dure ou un document peut \u00eatre rattach\u00e9 \u00e0 plusieurs indicateurs (dans la r\u00e9alit\u00e9, c\u2019est souvent le cas !)<\/p><\/div>\n\n\n\n L\u2019audit est une v\u00e9rification r\u00e9alis\u00e9e pour s’assurer que tout fonctionne comme pr\u00e9vu et que les exigences qualit\u00e9 sont respect\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n Votre auditeur\/auditrice vient \u00e9valuer si vos m\u00e9thodes couvrent les exigences attendues et si votre syst\u00e8me fonctionne une fois en application.<\/p>\n\n\n\n Pour cela, il sera r\u00e9alis\u00e9 un \u00e9change sur le mode de \u201ccomment faites-vous pour\u201d (m\u00e9thode) et \u201cmontrez-moi sur telle session\u201d (\u00e9chantillonnage).<\/p>\n\n\n\n POINT D\u2019ATTENTION<\/em><\/strong> : toutes vos sessions \/ prestations doivent prouver que vous respectez vos proc\u00e9dures (et donc l\u2019ensemble des exigences du r\u00e9f\u00e9rentiel qualiopi). Lors de l\u2019audit, seuls quelques \u00e9chantillons pourront \u00eatre examin\u00e9s mais vous devez disposer de TOUTES les preuves pour TOUTES vos sessions.<\/em><\/p>\n\n\n\n Il est indispensable d\u2019archiver vos preuves au fur et \u00e0 mesure de leur r\u00e9alisation. De nombreux logiciels de gestion administrative font le travail (Edusign le propose d\u2019ailleurs pour tous les documents \u201c\u00e9marg\u00e9s\u201d) et si vous n\u2019avez pas franchi le cap et que vous \u00eates toujours avec votre explorateur, testez l\u2019archivage des sessions sur Qiwy\u2026 tout sera ainsi au m\u00eame endroit pour vous faciliter les fouilles le jour de l\u2019audit !<\/p><\/div>\n\n\n\n Choisissez l\u2019organisation qui vous parle le mieux.<\/p>\n\n\n\n Ce qui compte, c\u2019est que la Qualit\u00e9 ne soit pas une charge mais une mani\u00e8re de structurer et professionnaliser votre organisation.<\/p>\n\n\n\n Souvent, la premi\u00e8re id\u00e9e est de vouloir organiser ses documents en suivant l\u2019ordre des indicateurs Qualiopi. C\u2019est efficace pour v\u00e9rifier que tout le r\u00e9f\u00e9rentiel est couvert MAIS on s\u2019aper\u00e7oit aussi que souvent certaines proc\u00e9dures ou documents servent \u00e0 plusieurs indicateurs.<\/p>\n\n\n\n L\u2019avis de la sp\u00e9cialiste : <\/strong><\/p>\n\n\n\n C\u2019est la m\u00e9thode la plus efficace \u00e0 ce jour qui permet non seulement de se \u201cposer\u201d pour r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 comment faire mieux et s\u2019outiller pour gagner du temps au quotidien. C\u2019est ainsi que QIWY a \u00e9t\u00e9 pens\u00e9 : proc\u00e9dure \/ document \/ preuve. <\/p>\n\n\n\n Le seul outil 100% qualiopi : simple, ergonomique et p\u00e9dagogique sur la m\u00e9thode.<\/p>\n\n\n\n La vie d\u2019une soci\u00e9t\u00e9 n\u2019est pas fig\u00e9e. Le syst\u00e8me qualit\u00e9 ne l\u2019est pas non plus !<\/p>\n\n\n\n Vos proc\u00e9dures vont \u00e9voluer.<\/p>\n\n\n\n Vos documents seront mis \u00e0 jour.<\/p>\n\n\n\n Vos preuves vont s\u2019accumuler au gr\u00e9 des prestations que vous r\u00e9alisez.<\/p>\n\n\n\n Il est important d\u2019avoir conscience de cela quand vous commencez \u00e0 structurer votre gestion documentaire.<\/p>\n\n\n\n Le r\u00e9f\u00e9rentiel Qualiopi, au jour o\u00f9 je r\u00e9dige cet article, n\u2019a encore rien pr\u00e9vu pour cela et n\u2019indique aucune exigence.<\/p>\n\n\n\n L\u2019avis de la sp\u00e9cialiste<\/strong> : je vous invite \u00e0 ins\u00e9rer sur vos documents une date de version (je ne pousserai pas le vice \u00e0 indiquer un num\u00e9ro de version qui risque de vous compliquer la vie sans apporter un grand b\u00e9n\u00e9fice \u00e0 votre structure !).<\/p>\n\n\n\n Le principe serait d\u2019indiquer la date \u00e0 laquelle vous cr\u00e9ez l\u2019\u00e9l\u00e9ment. A chaque fois que vous v\u00e9rifiez la mise \u00e0 jour (r\u00e9vision) ou que vous modifiez le contenu ou la forme, vous modifiez la date. Ainsi, vous apportez la preuve que votre syst\u00e8me est r\u00e9vis\u00e9\/actualis\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement.<\/p>\n\n\n\n Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez \u00e9galement garder une trace des modifications que vous effectuez pour garder une \u201cm\u00e9moire\u201d de l\u2019\u00e9l\u00e9ment (plus pratique et plus \u00e9cologique que de conserver les anciens fichiers quelque part sur votre ordinateur ou sur un Drive \ud83d\ude09 !)<\/p>\n\n\n\n Mon conseil : avec Qiwy, l\u2019historique des modifications s\u2019incr\u00e9mente automatiquement ! L\u2019outil vous permet m\u00eame d\u2019\u00eatre relanc\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement pour effectuer des v\u00e9rifications et des mises \u00e0 jour.<\/p>\n\n\n\n Si vous utilisez un logiciel (comme Edusign \ud83d\ude09), vous pouvez choisir de r\u00e9aliser l\u2019archivage des preuves sur cette plate-forme.<\/p>\n\n\n\n Dans le cas contraire, il sera pertinent d\u2019archiver l\u2019ensemble de vos preuves (documents sign\u00e9s, analyse des besoins, contrat de sous-traitance, \u00e9margements, \u00e9valuations des acquis, de la satisfaction, etc.) de la mani\u00e8re la plus pertinente. Comme l\u2019\u00e9chantillonnage sera r\u00e9alis\u00e9 par sessions, il semble que ce soit la meilleure mani\u00e8re de commencer votre organisation documentaire. <\/p>\n\n\n\n Point d\u2019attention<\/em> : c\u2019est le moment o\u00f9 si vous travaillez en \u00e9quipe (interne ou externe via la sous-traitance), vous devrez les sensibiliser \u00e0 l\u2019importance de l\u2019archivage des preuves. <\/em><\/p>\n\n\n\n L\u2019avis de la sp\u00e9cialiste<\/strong> : Tout cela \u00e9tant dit, je vous invite \u00e0 garder 2 objectifs en t\u00eate : le premier : \u201ccomment trouver facilement et rapidement n\u2019importe quel document le jour de l\u2019audit ?\u201d. Le second : \u201ccomment assurer l\u2019archivage de la totalit\u00e9 de mes preuves et v\u00e9rifier qu\u2019il ne manque rien ?\u201d<\/p>\n\n\n\n L\u2019indicateur 32 demande que la structure d\u00e9montre son am\u00e9lioration continue. <\/p>\n\n\n\n Le fait d\u2019avoir un syst\u00e8me documentaire qui s\u2019interroge, qui s\u2019am\u00e9liore, qui cherche \u00e0 se simplifier est une preuve concr\u00e8te de cette posture.<\/p>\n\n\n\n Profiter de l\u2019audit (audit interne, audit blanc ou audit r\u00e9el par votre certificateur accr\u00e9dit\u00e9 !) pour identifier des pistes d\u2019am\u00e9lioration est une preuve de votre capacit\u00e9 \u00e0 toujours chercher \u00e0 faire mieux.<\/p>\n\n\n\n L\u2019avis de la sp\u00e9cialiste<\/strong> : vous pourriez d\u00e9cider de mettre en place un syst\u00e8me documentaire sp\u00e9cifique pour la gestion de vos actions d\u2019am\u00e9lioration continue, en identifiant l\u2019origine de l\u2019action, ce qui est r\u00e9ellement mis en \u0153uvre et les r\u00e9sultats obtenus. Dans Qiwy, il est pr\u00e9vu une fonctionnalit\u00e9 de gestion de t\u00e2ches. Cela permet de rester focus sur la r\u00e9alisation (Faire des r\u00e9unions d\u2019am\u00e9lioration, c\u2019est bien… Agir, c\u2019est mieux !)<\/p>\n\n\n\n Le principe de l\u2019\u00e9chantillonnage est de s\u00e9lectionner une session repr\u00e9sentative de l\u2019activit\u00e9 afin d\u2019\u00e9valuer la qualit\u00e9 globale de l\u2019organisation en se basant sur ce qu\u2019on trouve dans la s\u00e9lection.<\/p>\n\n\n\n Plus l\u2019activit\u00e9 est importante, plus le nombre d\u2019\u00e9chantillons doit l\u2019\u00eatre pour \u00eatre significatif \ud83d\ude42<\/p>\n\n\n\n R\u00e9aliser un auto-\u00e9chantillonnage, c\u2019est v\u00e9rifier r\u00e9guli\u00e8rement, comme si on \u00e9tait son propre auditeur, que tout fonctionne (et \u00e9galement que tout est pr\u00eat pour le jour de l\u2019audit !)<\/p>\n\n\n\n Nous venons d\u2019explorer en quelques \u00e9tapes les fondamentaux d\u2019un syst\u00e8me documentaire efficace.<\/p>\n\n\n\n Les enjeux sont doubles : optimiser son fonctionnement et la qualit\u00e9 des prestations (pour obtenir la satisfaction de toutes les parties prenantes) ET se pr\u00e9parer au mieux pour r\u00e9ussir son audit le jour J.<\/p>\n\n\n\n Si nous devions r\u00e9sumer, voici les 3 cl\u00e9s d\u2019une gestion documentaire efficace :<\/p>\n\n\n\n Quand on doit aller quelque part, on a plusieurs moyens pour s\u2019y rendre. <\/p>\n\n\n\n Utiliser le meilleur outil pour atteindre son objectif, c\u2019est optimiser son temps et all\u00e9ger sa charge mentale ! Pensez utile, pensez Qiwy.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Introduction \/ Contexte En formation professionnelle continue, Qualiopi est LA r\u00e9f\u00e9rence. Le seul r\u00e9f\u00e9rentiel qualit\u00e9 qui donne l\u2019acc\u00e8s aux fonds publics mutualis\u00e9s. Il est presque devenu, depuis 2019 lors de son lancement, une garantie \u201cqualit\u00e9\u201d pour les organismes prestataires (organismes de formation, centre de bilans de comp\u00e9tences, actions VAE et CFA). Qualiopi, s\u2019il faut le […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":20697,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":""},"categories":[1],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20694"}],"collection":[{"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=20694"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20694\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20698,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20694\/revisions\/20698"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/20697"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=20694"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=20694"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=20694"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Mon conseil :<\/h3>\n
Les attentes de l\u2019audit<\/h2>\n\n\n\n
Mon conseil :<\/h3>\n
Comment organiser un syst\u00e8me documentaire efficace pour Qualiopi ?<\/h1>\n\n\n\n
Structurer son organisation \/ explorateur de documents<\/h2>\n\n\n\n
\n
G\u00e9rer le suivi et la mise \u00e0 jour de son syst\u00e8me documentaire<\/h2>\n\n\n\n
Etape 1 : la mise \u00e0 jour des proc\u00e9dures et documents<\/h3>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nEtape 2 : l\u2019archivage des preuves<\/h3>\n\n\n\n
Etape 3 : l\u2019am\u00e9lioration continue en mode r\u00e9el<\/h3>\n\n\n\n
Tester et v\u00e9rifier : l\u2019auto-\u00e9chantillonnage<\/h2>\n\n\n\n
CONCLUSION<\/h2>\n\n\n\n
\n