{"id":17135,"date":"2024-01-08T10:24:26","date_gmt":"2024-01-08T10:24:26","guid":{"rendered":"https:\/\/edusign.com\/fr\/?p=17135"},"modified":"2024-02-22T13:51:00","modified_gmt":"2024-02-22T13:51:00","slug":"pourquoi-dematerialiser-vos-documents-de-formation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/pourquoi-dematerialiser-vos-documents-de-formation\/","title":{"rendered":"Pourquoi d\u00e9mat\u00e9rialiser vos documents de formation\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n<p>Si vous \u00eates particuli\u00e8rement attach\u00e9(e) aux approches traditionnelles, vous vous demandez peut-\u00eatre <strong>pourquoi d\u00e9mat\u00e9rialiser vos documents de formation. <\/strong>Est-ce vraiment s\u00fbr&nbsp;? Quels sont les avantages de la <strong>num\u00e9risation&nbsp;<\/strong>?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dans les lignes \u00e0 venir, nous allons justement vous expliquer les <em>atouts pr\u00e9cieux<\/em><em> <\/em>de cette d\u00e9marche. Car la <strong>conversion \u00e9lectronique des documents, <\/strong>nous en sommes persuad\u00e9s, est un choix judicieux.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Les formateurs, les apprenants, les responsables p\u00e9dagogiques et autres personnes impliqu\u00e9es\u2026 vous remercieront d\u2019avoir franchi le pas. Voil\u00e0 pourquoi.<br><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"682\" src=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/01\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande-1024x682.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-18039\" srcset=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/01\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande-1024x682.jpeg 1024w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/01\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande-300x200.jpeg 300w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/01\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande-768x511.jpeg 768w, https:\/\/edusign.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/01\/glenn-carstens-peters-npxXWgQ33ZQ-unsplash-Grande.jpeg 1280w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>D\u00e9mat\u00e9rialiser pour mieux organiser<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Oui, les classeurs, les fourres transparentes et autres fournitures ont d\u00e9j\u00e0 fait leurs preuves. Ils ont longtemps constitu\u00e9 le seul moyen d\u2019assurer la tenue d\u2019une comptabilit\u00e9 ou l\u2019organisation d\u2019un module.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mais en privil\u00e9giant l\u2019emploi des <strong>documents digitaux<\/strong>, puis leur <strong>archivage \u00e9lectronique, <\/strong>l\u2019organisation de chacun(e) gagne en efficacit\u00e9 et en pr\u00e9cision.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les avantages logistiques de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents de formation<\/h3>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 la <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation, <\/strong>vous pouvez\u2026<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><em>Favoriser l\u2019accessibilit\u00e9 des pi\u00e8ces<\/em>. Le temps employ\u00e9 \u00e0 faire des allers-retours jusqu\u2019aux archives physiques peut \u00eatre employ\u00e9 autrement&nbsp;! Aussi, toutes les personnes autoris\u00e9es ont acc\u00e8s aux <strong><a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/signature-electronique\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">documents<\/a> <\/strong>qui les concernent, o\u00f9 qu\u2019elles se trouvent.<br><\/li>\n\n\n\n<li><em>Optimiser et acc\u00e9l\u00e9rer le classement<\/em>. La <strong>gestion \u00e9lectronique <\/strong>\u00e9vite aux individus d\u2019entreprendre le tri par taille, par date, par th\u00e8me\u2026 De nos jours, tout syst\u00e8me d\u2019exploitation, tout <em>drive <\/em>int\u00e8gre ces fonctionnalit\u00e9s.&nbsp;<br><\/li>\n\n\n\n<li><em>Am\u00e9liorer la communication entre les diff\u00e9rents acteurs<\/em>. Un <strong>organisme de formation <\/strong>doit composer avec des offres, des demandes, des r\u00e9clamations de toutes sortes. La centralisation connect\u00e9e des certificats, des factures, des accords diminue (consid\u00e9rablement) les risques de pertes, de destruction\u2026<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Le bond technologique du XXIe si\u00e8cle aide donc \u00e0 <strong>rationaliser <\/strong>les t\u00e2ches. \u00c0 se concentrer sur l\u2019essentiel. Sachant qu\u2019il faut tout de m\u00eame rester prudent(e).<\/p>\n\n\n\n<p>Renseignez-vous soigneusement quant aux dispositions l\u00e9gales en vigueur. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter <a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/quelle-retractation-possible-apres-une-signature-electronique\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">notre article d\u00e9di\u00e9 \u00e0 la th\u00e9matique des <strong>signatures \u00e9lectroniques<\/strong><\/a><strong>.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Aussi, nous nous tenons \u00e0 disposition pour vous aider <em>formaliser correctement <\/em>la <strong>num\u00e9risation des documents de formation.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh7-us.googleusercontent.com\/iJT7SsyPatBUsh-f0FdiVUXCvVrYvPSbWvDB7A69DSq545TEEg1-50KiOzpouv-k-kAKBIkHvEBF_SIlOap3WREIpzZpcjCDU_dSuMVYIuMC9b08T2_xx9ukyAxV0sLrYxWv58FKoMMpXWO89GLb2A\" alt=\"femme signant un contrat sur DocuSign depuis son t\u00e9l\u00e9phone\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Un gain de temps, tout simplement<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>gestion des documents <\/strong>par ordinateur (ou autres p\u00e9riph\u00e9riques, selon les situations) am\u00e9liore donc la coordination<strong> <\/strong>au sein d\u2019un <strong>organisme de formation<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Par la m\u00eame occasion, tout le monde va b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un <strong>gain de temps<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>L\u2019envoi de courriers \u00e9lectroniques implique moins de d\u00e9marches et de gestes que par la voie postale traditionnelle. Sachant que certaines missives tr\u00e8s importantes doivent toujours \u00eatre envoy\u00e9es en recommand\u00e9.<br><\/li>\n\n\n\n<li>Les alertes et les notifications circulent directement. Ainsi, les changements urgents (report d\u2019une date, annulation d\u2019un \u00e9v\u00e9nement, replanification d\u2019une \u00e9valuation\u2026) sont port\u00e9s \u00e0 la connaissance de tous les destinataires <em>en quelques minutes<\/em>.<br><\/li>\n\n\n\n<li>Un acc\u00e8s aux diff\u00e9rents <strong>documents administratifs <\/strong><em>via <\/em>la plateforme d\u00e9di\u00e9e \u00e9vite les \u00e9changes inutiles. Il s\u2019agit simplement de veiller \u00e0 une <strong>gestion responsable des autorisations. <\/strong>Ainsi, personne ne peut consulter une pi\u00e8ce confidentielle dont il ne devrait pas avoir connaissance.<br><\/li>\n\n\n\n<li>Il en va de m\u00eame pour les informations telles que les horaires, les th\u00e9matiques d\u2019un cours, les d\u00e9marches \u00e0 entreprendre\u2026&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il y aurait beaucoup d\u2019autres exemples \u00e0 donner. Toujours est-il que la <strong>diffusion de documents de formation <\/strong>devient en principe plus limpide gr\u00e2ce \u00e0 leur <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div class=\"monbackbleu\">\n<h3>Conseil :<\/h3>\n<p>La conception du site web est \u00e0 faire avec soin. Il doit refl\u00e9ter votre image de marque et inspirer la confiance.<\/p><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh7-us.googleusercontent.com\/iF6vDpnxopdKkut6bczJwJR518xTbxmIUQJy5cff47mdipiF5bEH0QbTtXd6oDwTTMx-qvU3VFN5dWWEpZ9-Sq3ne5e-wGm2SHmwYko2P2W9Ms3Vp9Q_dwZl2rQwr-I39aj9rwTGJ17ixV5dn13fqA\" alt=\"jeu de devinettes logo bleu et blanc\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>D\u00e9mat\u00e9rialisation des documents de formation&nbsp;: un geste \u00e9cologique\u2026 et \u00e9conomique<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Le d\u00e9veloppement durable fait partie des enjeux majeurs du XXIe si\u00e8cle. Parmi les nombreux objectifs \u00e9cologiques, il est question d\u2019\u00e9viter \u00e0 tout prix le gaspillage des ressources.<\/p>\n\n\n\n<p>Tout <strong>organisme de formation <\/strong>a la possibilit\u00e9 (certains diraient le devoir) de participer \u00e0 l\u2019effort collectif.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>transformation num\u00e9rique<\/strong> aide \u00e0 r\u00e9duire la consommation de papier. De mani\u00e8re moins directe, elle conduit \u00e0 une r\u00e9daction des <em>trajets <\/em>n\u00e9cessaires (transit postal, remise d\u2019un formulaire en \u00ab&nbsp;main propre&nbsp;\u00bb), etc. Cela favorise la r\u00e9duction des \u00e9missions carbone.<\/p>\n\n\n\n<p>Vous gagnez donc en <strong>productivit\u00e9<\/strong>, en <strong>\u00e9coresponsabilit\u00e9<\/strong>\u2026 et, faisant \u00ab\u00a0d\u2019une pierre trois coups\u00a0\u00bb, vous allouez moins de budget aux fournitures physiques. <strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Certaines entreprises h\u00e9sitent encore \u00e0 \u00e9laborer des <strong>projets de d\u00e9mat\u00e9rialisation <\/strong>pour des raisons s\u00e9curitaires. Les arguments que l\u2019on vient de citer font-ils le poids face \u00e0 piratage \u00e9ventuel des donn\u00e9es sensibles&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<p>La bonne nouvelle, c\u2019est qu\u2019au fil du temps, la <em>cybers\u00e9curit\u00e9 <\/em>se d\u00e9veloppe grandement. Aussi, les politiques de confidentialit\u00e9 se pr\u00e9cisent, notamment gr\u00e2ce au cadre l\u00e9gal pos\u00e9 par l\u2019Union Europ\u00e9enne.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Nous ne pouvons pas garantir une absence <em>totale <\/em>de risques, mais les failles sont beaucoup moins importantes qu\u2019aux d\u00e9buts d\u2019Internet. Pensez dans tous les cas \u00e0 solliciter un sp\u00e9cialiste dans le domaine. Il saura vous guider quant aux logiciels \u00e0 installer, aux bonnes pratiques \u00e0 privil\u00e9gier, etc.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Edusign, la solution pour digitaliser votre organisme de formation<\/h2>\n\n\n\n<p>Edusign est une plateforme qui permet d\u2019automatiser la gestion de l\u2019assiduit\u00e9 des apprenants et gagner du temps sur les t\u00e2ches administratives. Plus de 2 500 organismes de formation font confiance \u00e0 sa solution pour am\u00e9liorer la gestion de la fr\u00e9quentation scolaire. Edusign permet \u00e0 ses utilisateurs de diviser par 5 le temps consacr\u00e9 \u00e0 l\u2019assiduit\u00e9 des apprenants !\u00a0<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong>Faites \u00e9marger vos apprenants en pr\u00e9sentiel ou \u00e0 distance<\/strong>&nbsp;: peu importe le contexte de formation, enregistrez simplement la pr\u00e9sence de vos \u00e9l\u00e8ves.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La signature qui vous convient !<\/strong>&nbsp;Vous pouvez choisir votre m\u00e9thode de signature pr\u00e9f\u00e9r\u00e9e, que ce soit avec un code QR, un lien, un e-mail, ou une plaquette NFC. Toutes les options sont rapides, s\u00e9curis\u00e9es et \u00e9vitent la fraude, car elles sont constamment mises \u00e0 jour pour garantir leur fiabilit\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Cr\u00e9ez du lien avec vos apprenants<\/strong>&nbsp;: analysez vos statistiques, cr\u00e9ez des rapports par apprenant, par formation ou par groupe pour contr\u00f4ler au mieux l\u2019assiduit\u00e9. Personnalisez vos alertes et les communications avec les apprenants.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les absences justifi\u00e9es sans prise de t\u00eate !<\/strong>&nbsp;Vos apprenants d\u00e9posent leurs justifications d\u2019absence directement sur la plateforme, les intervenants et administrateurs peuvent ensuite les consulter simplement.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gardez le contr\u00f4le avec les alertes !<\/strong>&nbsp;Recevez des alertes au moindre signe de d\u00e9crochage : soyez pr\u00e9venus d\u00e8s qu\u2019un apprenant d\u00e9passe un seuil d\u2019absence ou de retard et anticipez son d\u00e9sengagement.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter is-resized\"><a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh7-us.googleusercontent.com\/3RI4X9WwG3fwV-6eqkEOo6O6oVOOmFj1RkYckFjW3aINzbGTPHMph5AKhJpMvBhrcheybEcWSrK9NHBqc7TWVRb4nasJm6Uf-f0SFQZZmdUmi4Bq_ReMZnsi7x9160Po-2Yadz9nAJrYY5Jp9gHg0KI\" alt=\"\" width=\"373\" height=\"308\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>D\u00e9mat\u00e9rialiser les documents de formation&nbsp;: oui, mais sans pr\u00e9cipitation&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>mise \u00e0 disposition des documents de formation en ligne<\/strong> para\u00eet de plus en plus naturelle en France. C\u2019est un processus majoritairement positif et porteur.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Nous vous rendons simplement attentive\/attentif \u00e0 la n\u00e9cessit\u00e9 de bien organiser la transition. Il vaut mieux opter pour une <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation progressive <\/strong>des <strong><a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/librairie-modeles-documents-formation\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">documents de formation<\/a><\/strong>. Cela permet de soigner tous les aspects&nbsp;: s\u00e9curisation, adaptation des pratiques aux normes en vigueur, sensibilisation du personnel\u2026<\/p>\n\n\n\n<p>Si un <strong>Organisme de Formation <\/strong>aborde la transition avec m\u00e9thode et patience, les effets positifs sur <strong>l\u2019organisation <\/strong>globale devraient rapidement se ressentir.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"monbackbleu\">\n<h3>Pour aller plus loin :<\/h3>\n<p>Vous voulez tout savoir sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents au sein de votre organisme de formation ? Consultez notre <a href=\"https:\/\/edusign.com\/fr\/livre-blanc-feuille-demargement-digitale-et-dematerialisation-dans-la-formation\/\">guide ultime<\/a> !<\/p><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Si vous \u00eates particuli\u00e8rement attach\u00e9(e) aux approches traditionnelles, vous vous demandez peut-\u00eatre pourquoi d\u00e9mat\u00e9rialiser vos documents de formation. Est-ce vraiment s\u00fbr&nbsp;? Quels sont les avantages de la num\u00e9risation&nbsp;?&nbsp; Dans les lignes \u00e0 venir, nous allons justement vous expliquer les atouts pr\u00e9cieux de cette d\u00e9marche. 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