{"id":11022,"date":"2020-06-23T10:46:45","date_gmt":"2020-06-23T08:46:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.edusign.fr\/?p=1106"},"modified":"2020-06-23T10:46:45","modified_gmt":"2020-06-23T08:46:45","slug":"archivage-electronique-rgpd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edusign.com\/fr\/blog\/archivage-electronique-rgpd\/","title":{"rendered":"Archivage \u00e9lectronique et RGPD, g\u00e9rer ses documents"},"content":{"rendered":"\n
\"Archivage<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Comment cr\u00e9er un archivage \u00e9lectronique conforme \u00e0 la r\u00e8glementation RGPD<\/a> ? L\u2019archivage aide-t-il les entreprises \u00e0 respecter cette conformit\u00e9 ? <\/p>\n\n\n\n

Le R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es<\/a> a \u00e9t\u00e9 adopt\u00e9 par le Parlement europ\u00e9en et le Conseil de l\u2019union europ\u00e9enne en 2016 et mis en place d\u00e8s 2018. <\/p>\n\n\n\n

Comprendre le RGPD<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L\u2019objectif principal du RGPD est de responsabiliser les organismes publics et priv\u00e9s concernant le traitement des donn\u00e9es personnelles. Pour cela, il faut pouvoir identifier une donn\u00e9e personnelle. Il s\u2019agit de toutes informations se rapportant \u00e0 une personne identifi\u00e9e ou identifiable. On peut identifier une personne de mani\u00e8re directe, par ses nom et pr\u00e9nom. On peut \u00e9galement identifier une personne de mani\u00e8re indirecte, avec un num\u00e9ro d\u2019identification ou de t\u00e9l\u00e9phone par exemple. Une personne physique peut \u00eatre identifi\u00e9e \u00e0 l\u2019aide d\u2019une seule donn\u00e9e ou d\u2019un croisement de donn\u00e9es. On parle de traitement des donn\u00e9es personnelles d\u00e8s lors qu\u2019une op\u00e9ration traite des donn\u00e9es personnelles. Le proc\u00e9d\u00e9 utilis\u00e9 peut \u00eatre num\u00e9rique (via un logiciel) mais pas forc\u00e9ment. Un simple papier avec des donn\u00e9es personnelles doit \u00eatre prot\u00e9g\u00e9 dans les m\u00eames conditions. <\/p>\n\n\n\n

Le RGPD r\u00e9git donc le traitement de ces donn\u00e9es personnelles et prot\u00e8ge leur s\u00e9curit\u00e9. Cette r\u00e8glementation s\u2019applique \u00e0 tout organisme quelle que soit sa taille, dans deux cas : soit il s\u2019agit d\u2019un organisme europ\u00e9en, soit cet organisme vise les r\u00e9sidents europ\u00e9ens.<\/p>\n\n\n\n

Un SAE, qu\u2019est-ce que c\u2019est ? <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Un SAE<\/a> est un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique. On parle souvent de \u201ccoffre-fort \u00e9lectronique\u201d. Il permet la gestion et la num\u00e9risation des documents d\u2019un organisme par exemple lors d\u2019une d\u00e9mat\u00e9rialisation. Il rend les donn\u00e9es flexibles et s\u00e9curis\u00e9es. C\u2019est un r\u00e9el avantage pour une entreprise car adopter un SAE c\u2019est s\u2019assurer un gain de temps important. De plus, un archivage \u00e9lectronique permet de consulter \u00e0 tout instant un document \u00e0 l\u2019instar d\u2019un archivage \u00ab papier \u00bb. De plus, avec l\u2019installation d\u2019un SAE optimal, une recherche par mots-cl\u00e9s est possible. Pour plus d\u2019informations sur le SAE et son fonctionnement, vous pouvez consulter un de nos anciens articles sur le sujet.<\/p>\n\n\n\n

\"Salle<\/figure>\n\n\n\n

S\u2019assurer d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique conforme au RGPD<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

En effet, l\u2019arriv\u00e9e du RGPD a provoqu\u00e9 un r\u00e9el changement dans le traitement des donn\u00e9es personnelles. L\u2019archivage des donn\u00e9es doit \u00eatre plus transparent et s\u00e9curis\u00e9. Comment mettre en place et organiser un SAE qui respecte correctement le RGPD ? <\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique permet un traitement pr\u00e9cis des donn\u00e9es. Il peut \u00eatre facilement conforme au RGPD s\u2019il respecte certaines normes. Des entit\u00e9s comme AFNOR<\/a> d\u00e9livrent la certification NF<\/a> qui garantit la fid\u00e9lit\u00e9, l\u2019int\u00e9grit\u00e9, la p\u00e9rennit\u00e9 et la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents archiv\u00e9s \u00e9lectroniquement. Ces entit\u00e9s s\u2019assurent de la bonne conservation des documents afin de conserver leur valeur propre. La certification NF <\/a>Z42-013 s\u2019assure de la seule conservation des donn\u00e9es n\u00e9cessaires et r\u00e9glementaires. Cette norme peut \u00e9galement supprimer des donn\u00e9es arriv\u00e9es \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance. <\/p>\n\n\n\n

Ainsi, la mise en place d\u2019un SAE respectueux des normes du RGPD instaure une confiance et un engagement de votre organisme envers les utilisateurs. La gestion rigoureuse et normalis\u00e9e des donn\u00e9es permet de gagner du temps et de l\u2019efficacit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Tout cela d\u00e9pend donc du secteur de votre organisme. Par exemple, Edusign<\/a>, propose une solution d\u2019\u00e9margement en ligne. L\u2019ensemble des feuilles de pr\u00e9sences sont ensuite conserv\u00e9es et archiv\u00e9es via la certification NF pour valider leur valeur et certifier leur authenticit\u00e9. La certification assure \u00e9galement le respect des donn\u00e9es personnelles aux utilisateurs. Edusign propose une version d\u2019essai de 14 jours<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

\"Serveur<\/figure><\/div>\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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