Signature pour ordre : c’est quoi, quand et comment la faire ?

Dans le cadre légal, la signature identifie et engage son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations de cet acte. Mais très souvent, et pour de nombreuses raisons, il arrive que la personne destinée à signer ne peut le faire. Que peut-on faire dans ces cas-là ? Il importe de savoir que deux cas de figure peuvent se présenter : faire signer par procuration ou faire signer par ordre.

Ces deux types de signatures se différencient dans leur contexte, mais aussi de par leur valeur légale. Moins contraignante, la signature pour ordre demeure la plus pratique. Mais sa portée juridique n’est pas toujours fiable. D’où l’émergence d’un nouveau type de signature : la signature électronique.

Qu’est-ce que la signature pour ordre ?

La signature pour ordre consiste à faire signer un document par une personne, autre que celle qui doit le faire. Elle se fait généralement quand la personne qui a le pouvoir de le faire n’est pas présente ou n’est pas en mesure de signer.

Toutefois, il importe de savoir qu’il ne s’agit pas d’imiter la signature de la personne qui doit signer. Il s’agit tout simplement d’apposer sa propre signature à la place de la sienne. Il faut avoir reçu l’ordre et l’autorisation de le faire.

Signifiée par la mention P.O, une signature par ordre consiste en une délégation de signature. Elle engage la personne qui en a donné l’ordre ou l’approbation. Le document signé par PO a la valeur d’un document signé et authentifié par la personne qui en a le pouvoir de le faire. La signature PO n’engage pas la personne qui a signé pour ordre.

Signer à distance avec la signature électronique

Si la signature pour ordre est pratique, elle peut être contraignante d’un point de vue légal. Elle requiert un processus d’authentification et des démarches administratives en amont.

Dans certains documents officiels, elle peut ne pas avoir de valeur juridique. Et pourtant, cela a de nombreuses conséquences sur le fonctionnement de la société : retard des processus, perte d’opportunités, etc. D’où la nécessité de trouver une meilleure alternative : la signature sous forme électronique.

Comment signer pour ordre sur un logiciel numérique ?

Dans cette partie, nous allons voir comment signer pour ordre avec une solution digitale comme Edusign. Si vous n’êtes pas encore inscrit, vous pouvez le faire ici.

1. Rendez-vous sur une plateforme numérique comme Edusign et cliquez sur l’onglet « Documents ».
   
   
2. Cliquez sur « Envoyer un document », ou sélectionner un modèle.
   
   
3. Une fois que vous avez choisi le document à signer, sélectionnez « Texte à remplir », et glissez le au dessus de « Nom complet ». Il ne vous reste plus qu’a mentionner « Pour [la personne pour qui vous signez] ». Vous pouvez ensuite terminer le document et le télécharger.
   
   

Quand faire une signature pour ordre ?

La signature pour ordre des documents a le plus souvent lieu dans le domaine professionnel.

Lorsqu’un directeur d’entreprise est absent, sa secrétaire ou son adjoint signe un document à sa place. La signature pour ordre se fait uniquement pour le compte de la société dans ce cas.

Néanmoins, cela peut arriver dans de nombreux domaines et sur de nombreux supports. La signature PO peut se faire sur des courriers, certificats, factures, notes de reconnaissances, contrats, baux etc. La signature PO peut aussi se faire dans le cadre d’une association, auprès des collectivités locales. Enfin, elle peut aussi se faire dans le cadre personnel ou familial.

Différences entre signature pour ordre et par procuration

La signature pour ordre ne doit pas être confondue avec la signature par procuration. Toutes deux consistent à donner à une personne le pouvoir de signer. Toutefois, leurs valeurs juridiques ne sont pas les mêmes.

La signature par procuration ou P.P est bien cadrée. Il existe un cadre juridique qui permet la signature par procuration. En plus, la délégation de signature doit se faire par écrit à travers une procuration authentifiée par les autorités compétentes. Celle-ci constitue une preuve irréfutable.

La signature par procuration donne le pouvoir légal de signer à la place d’une personne. Elle peut se faire sur des documents légaux ou sur des documents administratifs.

La signature pour ordre est très pratique. Elle engage la responsabilité de celui qui en a donné l’ordre. D’un point de vue juridique, elle est faible, car il n’existe pas de preuves légales qui authentifient cet ordre. Sauf si la personne qui a délégué sa signature a fait une délégation par écrit.

La signature P.O ne peut donc se faire sur des documents légaux comme les chèques, les documents médicaux. Pour cela, il faut obtenir une procuration.

Si la signature pour ordre devient systématique, cette délégation écrite permet un usage fréquent. Car il convient de savoir que les signatures pour ordre ne doivent se faire que de façon occasionnelle et pour cause réelle. Voilà pourquoi il existe une durée d’usage de l’utilisation.

Seul le signataire délégant est en mesure de fixer la durée. Le temps qu’il soit absent par exemple. Par ailleurs, il convient de savoir qu’une personne ne peut signer pour ordre sans avoir obtenu une autorisation de son délégant.

Comment faire une signature pour ordre ?

Pour signer à la place d’une personne pour Ordre sur un document officiel, le signataire doit mettre la mention P.O. Ensuite, il appose sa signature. Pour authentifier la signature pour ordre, la personne désignée à signer doit mettre la mention P.O suivi de son nom et prénom.

Il importe de savoir qu’il ne faut pas signer à l’endroit réservé au destinataire du document. La signature pour ordre doit se faire en bas de celui-ci.

Voici un exemple concret :

Mr Martin, Président Directeur Général

PO

Mme Lemaire, secrétaire de direction générale où

Mr Dupont, vice-président général

Signature

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un émargement qui se fait par le biais d’un outil électronique. Comme tout acte de signature, elle permet d’authentifier ou d’approuver les documents électroniques et numériques. Les documents signés de manière numérique ont tous autant de valeurs que ceux signés de façon manuscrite.

Pratique et surtout rapide à mettre en œuvre, le système de signature électronique constitue la meilleure alternative en cas d’absence du signataire. En effet, la signature électronique permet de signer à distance un document. Lorsque le signataire n’est pas physiquement présent pour apposer une signature manuscrite, la signature électronique est requise.

Grâce à l’avancée de la technologie et des outils numériques, il est désormais plus facile de créer une signature électronique. Il est également plus rapide de signer un document.

Comment faire une signature électronique ?

La signature par voie électronique va au-delà du temps et de la distance. En moins de 5 minutes, on peut obtenir la validation de certains documents. Mais en plus, le processus est très simple et efficace. Il existe deux façons de faire :

1. Faire une signature manuelle sur une feuille blanche. Scanner la feuille et obtenir un fichier de type image jpeg. Copier et coller cette signature en image sur les documents électroniques nécessitant la signature.

Cette première procédure est assez facile, mais assez bancale. Le copier-coller n’est pas toujours esthétiquement fiable.

2. Il reste alors un deuxième procédé de signature électronique :  passer par un outil de signature numérique.

À cet effet, il existe plusieurs types d’outils permettant de signer un document en ligne ou de créer une signature gratuite. Ils permettent de faire une signature numérique, de le modifier puis de l’enregistrer sous plusieurs formes de fichiers.

Une fois la signature électronique réalisée, il ne reste plus qu’à la sauvegarder dans son poste de travail. Puis de l’utiliser chaque fois qu’elle est requise. Attention à ne pas le rendre accessible à tous. Cela pourrait éviter des usages abusifs ou illégaux.

Autrement, certains outils permettent de télécharger les documents à signer, de le signer en ligne en deux-trois minutes. Il ne reste plus qu’à le renvoyer par mail, une fois les documents signés.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Il existe plusieurs avantages à utiliser une signature électronique :

• Elle permet de faciliter la signature des documents à distance.
• Elle permet de signer les papiers ou les documents très rapidement. Elle est pratique pour des documents urgents qui ont besoin de validation, des contrats importants pour l’entreprise, etc.
• Elle permet d’éviter les signatures PO ou PP qui demandent souvent des démarches administratives. Mais en plus, ces types de signatures peuvent engendrer des abus de confiance, des usages de faux et autres risques.
• Elle permet d’éviter les usages de fausses signatures.
• Elle permet une meilleure gestion des documents d’entreprise et une meilleure hiérarchisation.
• Elle permet de signer les documents de manière totalement légale et sécurisée. La signature électronique dispose d’un cadre juridique clair et précis. C’est le règlement européen eIDAS qui réglemente l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques.

En effet, si une signature électronique a été réalisée sur un outil légal, alors, elle est tout à fait légale. Mais en plus :

• Elle permet d’identifier de manière fiable les signataires et d’éviter les risques de litiges.
• Elle permet de garantir l’intégrité du document signé.

Dans le cadre d’une formation e learning, il est possible de faire signer les feuilles de présence à distance. Ici pour plus de détails.